Obbligo Comunicazione PEC Amministratori Registro Imprese: sfida per gli operatori

L'obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) degli amministratori al Registro delle Imprese quale novità significativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, art. 1, comma 860), rappresenta il nuovo adempimento volto a favorire la digitalizzazione e la trasparenza delle imprese.

La scadenza è fissata al 30 giugno 2025 per le imprese già esistenti al 1° gennaio 2025, e impone agli operatori una serie di passaggi che sollevano non poche peculiarità e difficoltà pratiche.

1) PEC Amministratori: Contesto Normativo e Soggetti Interessati

La nuova normativa estende tale onere agli amministratori di tutte le società, siano esse di persone o di capitali, inclusi gli amministratori di società semplici che esercitano attività agricola e i rappresentanti legali delle reti di imprese con soggettività giuridica. 

È fondamentale sottolineare che la PEC dell'amministratore deve essere personale, distinta da quella della società e non condivisibile con altri soggetti. 

Un medesimo amministratore che ricopre incarichi in più società può utilizzare la stessa PEC per tutte, ma non la PEC della società stessa.

Per le nuove imprese costituite dal 1° gennaio 2025, la comunicazione della PEC dell'amministratore deve avvenire contestualmente al deposito della domanda di iscrizione al Registro delle Imprese. 

Per le società già esistenti prima di tale data, la scadenza per l'adempimento è il 30 giugno 2025, salvo diverse proroghe che, ad oggi, non risultano approvate. 

2) PEC Amministratori: Procedura DIRE, passi e criticità

La comunicazione della PEC degli amministratori al Registro delle Imprese avviene telematicamente, prevalentemente tramite il sistema DIRE (Depositi e Istanze Registro Imprese), il servizio web delle Camere di Commercio.

Passi da seguire con la procedura DIRE.

Requisiti Fondamentali:

• PEC Personale Attiva: l'amministratore deve essere in possesso di una PEC personale valida e attiva, intestata esclusivamente a lui.
• Firma Digitale:è indispensabile disporre di un dispositivo di firma digitale (CNS, token USB) per sottoscrivere la pratica telematica.
• Account Telemaco: per l'invio della pratica è necessario un account Telemaco con profilo che permetta la trasmissione delle pratiche telematiche. La registrazione a Telemaco è gratuita.
• Accesso al Portale DIRE: Collegarsi al portale https://dire.registroimprese.it/.

Compilazione della Pratica:

• Selezionare "Pratica di variazione".
• Inserire il codice fiscale o il REA della società.
• Scegliere la modalità di compilazione "Adempimenti Registro Imprese/REA" e la sezione "Organi sociali e persone con cariche/qualifiche".
• Selezionare la voce "Comunicazione Pec amministratori e altre persone impresa".
• Cliccare su "Salva e procedi".
• Utilizzare la voce "Azioni" a fianco del nominativo dell'amministratore per il quale si intende comunicare la PEC.
• Inserire l'indirizzo PEC personale dell'amministratore.
• Generazione e Firma della Pratica: Il sistema DIRE genererà la pratica telematica, che dovrà essere firmata digitalmente dall'amministratore (o dal professionista incaricato).
• Invio della Pratica: La pratica, una volta firmata, verrà inviata al Registro Imprese direttamente dal portale DIRE.

3) PEC Amministratori: è davvero gratuita la procedura?

Sì, la comunicazione della PEC degli amministratori, se presentata unicamente per le finalità stabilite dall'art. 1, comma 860 della Legge di Bilancio 2025 e non trasmessa unitamente a una richiesta di iscrizione di nomina/rinnovo, è esente dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Questo è un aspetto importante che agevola l'adempimento, eliminando costi per la relativa Camera di Commercio.

Tuttavia, è bene ricordare che l'acquisto e il mantenimento della casella PEC personale, se non già in possesso dell'amministratore, comporta un costo annuale che oscilla, tra i 5 e i 12 euro, così come l'eventuale costo per il dispositivo di firma digitale. Inoltre, gli onorari per il professionista che cura la pratica sono a carico del cliente.

4) PEC Amministratori: èeculiarità e difficoltà Incontrate dagli Operatori

Nonostante la procedura sembri lineare, gli operatori si trovano ad affrontare diverse peculiarità e difficoltà:

• Differenziazione tra PEC Personale e PEC Aziendale: Una delle maggiori fonti di confusione è la netta distinzione tra la PEC della società e la PEC personale dell'amministratore. Molti amministratori, abituati a utilizzare la PEC aziendale per tutte le comunicazioni, sottovalutano la necessità di dotarsi di un proprio domicilio digitale. Questo richiede un cambio di mentalità e un'attenta verifica delle caselle PEC in uso.
• Scadenze e Tempistiche: La scadenza del 30 giugno 2025, in assenza di proroghe, sta mettendo sotto pressione gli studi professionali e le imprese. Per le imprese di grandi dimensioni o con numerosi amministratori, la gestione delle singole PEC e delle relative comunicazioni può diventare un compito oneroso.
• Sanzioni e Sospensioni: La minaccia di sospensione della pratica e di sanzioni, seppur ridotte in caso di adempimento tardivo, spinge gli operatori a un'attenzione maggiore, ma genera anche ansia e preoccupazione per eventuali errori o ritardi. Sebbene non siano previste sanzioni specifiche, è applicabile l'art. 2630 del Codice Civile, che prevede una multa da 103 a 1.032 euro per l'omissione di comunicazioni obbligatorie al Registro delle Imprese, ridotta a un terzo se l'adempimento avviene entro 30 giorni dalla scadenza.
• Gestione di più Incarichi: Sebbene sia consentito a un amministratore utilizzare la stessa PEC per più incarichi societari, la corretta associazione di tale PEC a ciascuna società amministrata all'interno della procedura DIRE richiede precisione e verifica, specialmente in caso di amministratori con un elevato numero di cariche.
• Alfabetizzazione Digitale: Non tutti gli amministratori hanno la stessa familiarità con gli strumenti digitali. Per alcuni, l'attivazione di una PEC personale, la gestione della firma digitale e l'utilizzo del portale DIRE possono rappresentare ostacoli significativi, richiedendo un supporto più intenso da parte di professionisti o intermediari abilitati.
• Possibili Interpretazioni e Chiarimenti: Nonostante le prime indicazioni operative del MIMIT e di Unioncamere, possono sorgere ancora dubbi interpretativi su casistiche particolari o su come gestire determinate situazioni (es. amministratori stranieri senza codice fiscale italiano, o casistiche di decesso/revoca imminente).
• Manutenzione del Domicilio Digitale: L'obbligo non si esaurisce con la prima comunicazione. È fondamentale che l'amministratore mantenga attiva e monitorata la propria casella PEC, rinnovando l'abbonamento e verificando periodicamente lo spazio disponibile. Un domicilio digitale non funzionante o non monitorato equivale a una mancata comunicazione.

Le difficoltà incontrate, legate principalmente alla gestione delle PEC personali, alle scadenze imminenti e alla necessità di una maggiore alfabetizzazione digitale, sottolineano l'importanza del ruolo dei professionisti (commercialisti, consulenti) nel supportare le imprese e i loro amministratori in questo processo di adeguamento normativo. È auspicabile che ulteriori chiarimenti e un'assistenza efficace da parte delle Camere di Commercio possano ulteriormente semplificare l'adempimento, garantendo una transizione fluida e il pieno rispetto della normativa.