L’invio del verbale assembleare: le situazioni critiche

Il verbale dell’assemblea è, in generale, il documento con cui si dà atto delle attività svolte nel corso della riunione. 

L’obbligo della sua redazione è posto dall’articolo 1136 c.c., ultimo comma, a norma del quale “Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore”. 

In ogni caso è compito dell'amministratore inviare ai condomini il verbale. 

La normativa non impone che il verbale dell’assemblea condominiale debba essere trasmesso ai condomini tramite raccomandata a/r o PEC.

Nella normativa condominiale non sono previste modalità specifiche per la trasmissione del verbale dell’assemblea.

È consigliabile ricorrere alle indicazioni dell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile che disciplina le modalità di convocazione dell’assemblea condominiale, imponendo l’invio di raccomandata, PEC, fax o consegna a mano.

Il verbale dell’assemblea condominiale deve essere inviato ai condomini assenti, affinché possano essere informati sulle decisioni prese e, se necessario, esercitare il diritto di impugnazione entro 30 giorni dalla ricezione.

L’amministratore può anche inviare il verbale a tutti i condomini, inclusi quelli presenti all’assemblea, per favorire la trasparenza nella gestione condominiale o se è imposto dal regolamento di condominio.

1) Il termine per l’invio verbale

Il problema è che la legge non impone all'amministratore di rispettare un termine, per trasmettere la copia di tale documento. 

Si deve tenere conto che Il termine di trenta giorni per impugnare una decisione assembleare decorre dalla data della deliberazione per i dissenzienti o astenuti e dalla data di comunicazione della deliberazione per gli assenti. Per quanto riguarda quest’ultimi il mancato invio del verbale di assemblea non incide sulla validità della delibera stessa, ma solo sulla decorrenza del termine per impugnare la delibera. 

Si ricorda che il termine di impugnazione della delibera assembleare previsto dalla legge a pena di decadenza (art. 1137 c.c.), è interrotto (e non sospeso) dalla introduzione della procedura di mediazione. 

Ne consegue che parti sono obbligate a intraprendere la procedura di mediazione entro il termine di decadenza di trenta giorni decorrenti dalla data della delibera per i condomini in disaccordo con la decisione e decorrenti invece dalla comunicazione del verbale per i condomini assenti che non hanno preso parte alla riunione. 

2) Il mancato invio del verbale: le conseguenze

Il mancato invio del verbale da parte dell’amministratore non determina una nullità o altro vizio sull’assemblea ma fa sì che il termine per impugnare la delibera per il condomino assente, destinatario del verbale medesimo, non inizi a decorrere, almeno fino a quando la comunicazione non sia effettuata. 

In altre parole il condomino che non ha mai ricevuto il verbale potrà avviare la mediazione senza termini di decadenza. 

Se il condominio non fornisce prova della comunicazione, il termine di trenta giorni decorrerà dal momento in cui l'assente ha avuto effettiva notizia della delibera. La sentenza n. 758/2023 del Tribunale di Frosinone ha chiarito un aspetto rilevante: la produzione della delibera assembleare allegata a un decreto ingiuntivo per la riscossione delle spese condominiali non può essere considerata, per i condomini assenti, equivalente alla comunicazione prevista dall’ articolo 1137 c.c. Tale assimilazione è valida solo nei casi in cui il condomino ingiunto non si sia limitato a pagare il debito, ma abbia proposto opposizione, prendendo così effettiva conoscenza degli allegati.

Una delibera nulla può essere impugnata invece oltre il termine dei trenta giorni previsti dall’articolo 1137 c.c. per l’annullamento. L’azione di nullità infatti non è soggetta a decadenze. Se il verbale viene inviato in ritardo è sempre possibile avviare la mediazione.

3) Trasmissione del verbale e condomino assente non in casa

Il termine per l’impugnazione delle delibere condominiali da parte di un condomino assente decorre solo dal momento in cui gli viene formalmente comunicato il verbale dell’assemblea. 

Non può essere imposto al condomino un dovere di attivarsi autonomamente per conoscere le decisioni adottate, se manca la prova dell’avvenuto recapito del verbale al suo indirizzo. 

La presunzione di conoscenza legale della delibera, prevista dall’ articolo 1335 c.c., sorge esclusivamente in forza della ricezione del verbale, e non per il semplice fatto che il condomino avrebbe potuto informarsi spontaneamente sull’andamento della gestione condominiale (Cass. civ., sez. II, 28/12/2011, n. 29386). 

Se poi un partecipante al condomino non ha ricevuto il verbale inviato per posta si ricorda che, ai fini del decorso del termine di impugnazione, ex art. 1137 c.c., ove la comunicazione del verbale assembleare al condomino, assente all'adunanza, sia stata data a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento, la stessa deve aversi per eseguita, in caso di mancato reperimento del destinatario da parte dell'agente postale, alla stregua dell'art. 1335 c.c., al momento del rilascio del relativo avviso di giacenza del plico presso l'ufficio postale, in quanto idoneo a consentirne il ritiro (e quindi indipendentemente dal momento in cui la missiva viene ritirata), salvo che il destinatario deduca e provi di essersi trovato senza sua colpa nell'impossibilità di acquisire la detta conoscenza (Trib. Foggia 10 ottobre 2024, n. 2329).