La verifica del ciclo del magazzino per società ed ETS

La verifica del ciclo magazzino rappresenta per il revisore una delle parti più complesse del lavoro di revisione. 

In particolare, l’assegnazione dei costi per la valorizzazione delle giacenze e le problematiche valutative connesse all’obsolescenza e al confronto tra il costo e il valore di mercato potrebbero rappresentare un compito molto difficile e rischioso. 

Per gli Enti del Terzo Settore[1] si deve aggiungere un’altra specificità relativa all’ipotesi in cui le rimanenze siano legate ad operazioni non sinallagmatiche[2] attraverso il ricevimento di merci gratuite.

Di seguito si rappresentano le principali procedure di revisione afferenti al ciclo del magazzino relativamente a:

• la comprensione delle modalità di rilevazione delle rimanenze;
• le principali verifiche di analisi comparativa del valore delle rimanenze;
• i test sui saldi contabili;
• le verifiche di osservazione fisica delle giacenze di fine anno.

NOTE 

1) La rilevazione delle rimanenze

La comprensione delle modalità di rilevazione delle rimanenze è fondamentale per la revisione contabile del ciclo del magazzino che di fatto è influenzato dalle procedure di controllo afferenti ai cicli delle vendite e degli acquisti (oltre che dall’eventuale ciclo delle retribuzioni per l’attribuzione dei costi della manodopera diretta ed indiretta). 

Infatti, gli acquisti ed il pagamento delle merci caricate a magazzino sono sottoposti ai controlli del ciclo acquisti, mentre i prodotti finiti sono venduti e rilevati in contabilità nell’ambito del ciclo delle vendite.

La complessità di revisione dell’area magazzino risulta inoltre direttamente proporzionale allo scopo delle rimanenze, se legato alla vendita di prodotti finiti o alla produzione industriale o alla valorizzazione per i propri associati se si tratta di Enti del Terzo Settore, ETS. 

A titolo esemplificativo, si riportano alcune ipotesi:

• imprese ed enti impegnati nell’attività di vendita diretta (per gli ETS nell’ambito di attività diverse), la verifica del magazzino sarà diretta e quindi poco complessa;
• imprese ed enti impegnati nel processo produttivo con numerose fasi. In questo caso la verifica del magazzino è più complessa a causa della necessità di attribuzione dei costi delle varie fasi alle rimanenze di prodotti finiti e semilavorati. 

La verifica della separazione delle funzioni, segregation of duties “SOD”, rappresenta un controllo particolarmente importante nel ciclo magazzino a causa dei potenziali furti o frodi che possono essere perpetrati.

Per tale motivo il personale coinvolto nella gestione del magazzino e nella movimentazione fisica delle merci non dovrebbe avere accesso alle registrazioni di magazzino di contabilità generale e contabilità industriale.

2) La valutazione del rischio di controllo

Nell’analisi del ciclo delle rimanenze di magazzino il revisore dovrà considerare tutti quei fattori relativi al rischio inerente che potrebbero influenzare le operazioni di rilevazione delle giacenze e dei relativi conti di contabilità. 

I principali fattori che potrebbero influenzare la valutazione del rischio inerente relativo al ciclo del magazzino sono:

• settore di appartenenza;
• caratteristiche operative;
• errori rilevati nell’esercizio precedente.

Al fine di stimare il rischio di controllo afferente al ciclo delle rimanenze, è necessario:

• comprendere e documentare il sistema dei controlli interni al ciclo delle rimanenze;
• pianificare e svolgere dei test di conformità;
• stimare e documentare il rischio di controllo.

Il revisore generalmente ripercorre le tappe di elaborazione di una tipica operazione dell’ente, walk trough, attraverso il sistema contabile, documentando le varie funzione che elaborano l’operazione.

1. Il rischio di revisione: poste contabili, verifiche di analisi comparativa e potenziali errori individuali.

Le risultanze dei test di controllo per il ciclo delle rimanenze hanno un impatto diretto sul rischio di identificazione e pertanto sulla quantità dei test di validità che sono necessari per mantenere il livello di rischio di revisione adeguato. 

Le procedure di validità si estrinsecano in:

• procedure di analisi comparativa utilizzate come test di validità;
• Test di validità.

La tabella successiva riporta a titolo esemplificativo alcune verifiche di analisi comparativa per il saldo delle rimanenze, delle fatture da ricevere e dei ratei passivi. 

3) L’assistenza fisica alle verifiche inventariali

La finalità dell’osservazione della procedura inventariale da parte del revisore è quella di determinare l’esistenza delle giacenze recepite nel bilancio sottoposto a revisione contabile. 

L’assistenza all’inventario fornisce anche evidenza della proprietà e della valutazione delle rimanenze. 

Durante l’osservazione fisica delle conte inventariali il revisore dovrà svolgere almeno le seguenti procedure: 

• acquisire una comprensione della procedura inventariale e dei luoghi (magazzini) in cui sono detenute le merci;
• assicurarsi che la produzione sia ferma oppure (come per produzioni a ciclo continuo) che siano stabiliti adeguate segregazioni e controlli per la movimentazione tra i reparti onde evitare doppie conte;
• assicurarsi che non avvengano spostamenti di merce durante le conte e che le merci siano tutte state contate e che non avvengano doppi conteggi;
• verificare che le squadre di conta seguano le istruzioni inviate alle stesse dai responsabili e/o dagli Amministratori. In difetto il revisore dovrà notificarlo al responsabile dell’inventario chiedendo di rieseguire le conte.
• assicurarsi che tutti i cartellini inventariali siano emessi in sequenza numerica e attribuiti ai singoli reparti. Nel caso si utilizzino elenchi dettagliati delle rimanenze, il revisore dovrà ottenerne copia preventivamente verificando che non vi siano riportate le quantità;
• effettuare conteggi di controllo registrando tali conteggi nelle carte di lavoro;
• richiedere ed ottenere la documentazione inerenti e cartellini di conta e testare che le informazioni riportati sugli stessi siano state incluse nel tabulato post-inventariale;
• richiedere ed ottenere informazioni/documenti in merito agli ultimi documenti di spedizione e ai primi documenti di ricevimento (cut-off);
• osservare le condizioni delle rimanenze per individuare articoli che potrebbero essere obsoleti, a lento rigiro o in quantità eccessive;
• ottenere il dettaglio delle eventuali merci di terzi detenute in conto deposito (già vendute e non ancora consegnate) oltre che le informazioni relative a merci di proprietà dell’impresa detenute presso terzi;
• valutare l’eventuale circolarizzazione dei terzi depositari per ottenere conferma dell’esistenza di tali codici. 

Tali procedure permetteranno al revisore di ottenere una ragionevole evidenza sull’adeguatezza della conta fisica di magazzino.