La documentazione[1] di revisione e la sua archiviazione riveste un aspetto fondamentale giacché obiettivo del revisore è quello di predisporre le giuste carte di lavoro che forniscano:
In aggiunta a questi obiettivi, la documentazione di revisione deve assolvere a:
Abbiamo introdotto il concetto di team. Il software Revisal, già in sede di apertura anagrafica, chiede al revisore se dispone di una rete di collaboratori oppure se egli è inserito all’interno di un Collegio sindacale assieme ad altri Sindaci-revisori.
La configurazione del team permette di inserire uno o più firmatari delle carte di lavoro (si pensi al caso di compilazione Collegiale dove è richiesta la triplice approvazione dell’attività):
AFFIDA LA TUA REVISIONE AGLI AUTOMATISMI DI REVISAL
Il principio di revisione internazionale ISA Italia n. 230 tratta della responsabilità del revisore e le linee guida per la tenuta e l’archiviazione delle carte di lavoro in maniera ordinata, ripercorribile e conforme ai principi di revisione ed alle altre norme.
[1] Isa Italia 230 “Documentazione della revisione” (o “carte di lavoro”) si intende la formalizzazione delle procedure di revisione svolte, dei relativi elementi probativi ottenuti, e delle conclusioni raggiunte dal revisore
[2] L’art. 20 del D.Lgs 39/2010 prevede che i controlli di qualità siano svolti proprio sulle carte di lavoro predisposte dai revisori in modo adeguato e prontamente visionabili per poter superare con esito positivo il controllo di un verificatore esterno. (Tale aspetto è importante tanto più per i professionisti revisori meno per le società di revisione sottoposte alla vigilanza CONSOB).
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Il revisore potrà ritenere opportuno includere nella documentazione estratti o copie di documenti aziendali, inclusi contratti o accordi significative.
La forma, il contenuto e l’ampiezza della documentazione dipendono da più fattori, quali:
Il principio prevede che la formalizzazione possa avvenire sia su supporto cartaceo che elettronico, prevedendo l’utilizzo di:
Le carte di lavoro devono essere:
Vengono di norma escluse:
Una precisazione operativa su quest’ ultimo punto è più che dovuta: Revisal consente di registrare (ad esclusivo uso interno – studio) tutte le versioni superate delle carte di lavoro.
Lo scopo è facilitare, soprattutto all’interno di grossi team di revisione, la scelta della versione più corretta.
Gli elementi formali in ogni carta di lavoro sono:
In Revisal ritroviamo tutti gli elementi formali:
L’operazione di raccolta della documentazione si conclude con la predisposizione del file definitivo attraverso due fasi:
La predisposizione tempestiva della documentazione della revisione, sufficiente ed appropriata, contribuisce a migliorare la qualità di quest’ultima e rende più efficace il riesame e la valutazione degli elementi probativi raccolti e delle conclusioni raggiunte prima dell’emissione della relazione di revisione. La documentazione predisposta successivamente allo svolgimento del lavoro di revisione risulta verosimilmente meno accurata della documentazione predisposta durante lo svolgimento dello stesso.
Il principio prevede, qualora il revisore ravvisi la necessità, la possibilità di modificare la documentazione della revisione esistente o di aggiungere nuova documentazione successivamente al completamento del file di revisione definitivo.
Le modifiche devono pertanto avere natura formale, c.d. housekeeping: ad esempio sostituire una risposta originale ad una ricevuta via fax o mettere insieme ed ordinare documenti probativi.
Indipendentemente dalla natura delle modifiche o delle aggiunte da apportare, il revisore deve documentare:
a) le specifiche ragioni che hanno reso necessario apportare modifiche o aggiunte;
b) quando e da chi tali modifiche o aggiunte sono state effettuate e riesaminate.
Revisal archivia le carte e crea automaticamente il c.d. AUDIT FILE.
A fine revisione il fascicolo sarà pronto per essere scaricato in file ZIP ed eventualmente presentato in sede di controlli di qualità CONSOB-MEF.
[1] Par. A21-A22 Isa Italia 230
[2] Isa Italia 230 definisce il file di revisione (Audit file) - Uno o più raccoglitori, o altro tipo di supporto, in formato cartaceo ovvero elettronico, contenenti le evidenze documentali che comprendono la documentazione di revisione relativa ad uno specifico incarico
Le carte di lavoro frammentarie, non concludenti e non adeguatamente tenute potrebbero mettere in seria difficoltà il revisore e fare prova contro di lui.
Si dice che “le carte di lavoro ben fatte sono quelle «parlanti», cioè che si comprendono senza necessità di ulteriori spiegazioni verbali”.
In circostanze eccezionali il revisore può ritenere necessario derogare alle regole di comportamento e linee guida indicate in un principio di revisione Isa Italia 230.
In tali casi in revisore deve svolgere procedure di revisione alternative e documentare adeguatamente nelle carte di lavoro le ragioni della deroga per le quali ritiene che le procedure di revisione alternative siano sufficienti ed appropriate ai fini del raggiungimento dello specifico scopo previsto nel principio di revisione.
IL SOFTWARE REVISAL PERMETTE AL SINDACO-REVISORE DI SVOLGERE L’ATTIVITA’ IN MANIERA ORDINATA E GUIDATA SENZA PREOCCUPARSI DI ATTIVARSI MANUALMENTE PER L’ARCHIVIAZIONE DEGLI AUDIT FILE.