Gestione anagrafe condominio: il ruolo dell'amministratore

La riforma del condominio ha introdotto, tra i compiti essenziali dell’amministratore, la gestione del registro di anagrafe condominiale. 

Si tratta di un documento che raccoglie le informazioni fondamentali sui proprietari, sui titolari di diritti reali o personali di godimento e sugli immobili; la sua corretta tenuta è così importante da essere collegata alla possibile revoca dell’amministratore.

È noto come l'art. 1129 c.c., comma 2, introdotto con la legge n. 220 del 2012, preveda espressamente che l'amministratore debba comunicare il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata (Cass. civ., sez. VI, 28/07/2020, n. 15996).

1) La consultazione del registro dell’anagrafe: la collaborazione dell’amministratore

Il registro dell’anagrafe condominiale deve essere conservato in un luogo comunicato agli aventi diritto, che possono consultarlo gratuitamente o richiederne copia, purché ciò avvenga senza intralciare l’attività dell’amministratore e nel rispetto del principio di correttezza.  

La funzione principale di questo strumento è informativa: serve a conoscere la composizione del condominio, a rispondere rapidamente alle richieste dell’Amministrazione finanziaria e a permettere ai creditori del condominio di individuare i morosi. Non ha però valore di pubblicità ufficiale, né può sostituire i registri immobiliari, che restano l’unico mezzo per accertare la titolarità dei diritti reali. 

È importante notare che l'amministratore non si può opporre alla consegna di copia del registro di anagrafe condominiale ritenendo di dover verificare la sussistenza del consenso degli altri condomini. 

Tale consenso, infatti, non risulta assolutamente necessario rientrando i documenti richiesti tra quelli sicuramente accessibili al condomino (i quali, in ogni caso, ove contenessero dati sensibili, potrebbero essere oscurati solo relativamente alla parte non ostensibile). 

Pertanto, è illegittimo il rifiuto opposto dall’amministratore alla domanda di copia del registro dell'anagrafe condominiale formulata da un condomino. 

Naturalmente il condomino può rivolgersi all’Autorità Giudiziaria per ottenere una pronuncia di condanna dell'amministratore, nella qualità di legale rappresentante del caseggiato, di consegnare la documentazione richiesta e non consegnata. 

2) Anagrafe condominiale: le variazioni dei dati del condomino

Il contenuto del registro è dettagliato: generalità dei proprietari, codice fiscale, residenza o domicilio, dati catastali e informazioni sulla sicurezza delle parti comuni. I condomini non devono produrre documenti a supporto delle dichiarazioni, ma devono comunicare ogni variazione entro sessanta giorni.

Se non lo fanno, l’amministratore può sollecitare le informazioni e, in caso di ulteriore inerzia, reperirle autonomamente, addebitando le spese al condomino inadempiente.

Questo significa che, al momento della formazione dell’anagrafe condominiale, è il condominio (e quindi l’amministratore) a dover acquisire i dati iniziali, senza poter pretendere che il condomino produca documenti o adempimenti ulteriori. 

Se non risulta alcun cambiamento di residenza o domicilio, non si può imputare al condomino alcuna omissione.

3) Anagrafe condominiale e convocazione dei condomini

La tesi secondo cui il condomino che non comunica il cambio di indirizzo perderebbe il diritto a essere messo in condizione di partecipare all’assemblea non ha alcun fondamento, né nel testo della legge né nella logica che regola la vita condominiale.
La normativa, infatti, impone al condomino soltanto di comunicare eventuali variazioni dei propri dati. 

La normativa condominiale non prevede affatto che la mancata comunicazione comporti la perdita del diritto a essere convocati. L’unica conseguenza prevista è che l’amministratore possa recuperare autonomamente le informazioni mancanti, addebitandone il costo al condomino inadempiente. Nulla di più.
Questo perché l’articolo 1136 c.c., penultimo comma, stabilisce un principio cardine: l’assemblea non può deliberare se non risulta che tutti gli aventi diritto siano stati convocati. 

È una regola fondamentale, che il legislatore non ha mai derogato. Se avesse voluto farlo, lo avrebbe detto in modo esplicito.
Ne consegue che, quando l’amministratore si trova di fronte a situazioni anomale, come un indirizzo che risulta inesistente, un luogo notoriamente inadatto a ricevere posta o una relata di “indirizzo sconosciuto”, non può limitarsi a prendere atto dell’insuccesso della notifica (App. Genova 26 gennaio 2026, n. 49). 

La Cassazione ha affermato che l’amministratore, per garantire una convocazione valida, deve compiere tutte le verifiche necessarie per rintracciare i condomini, basandosi sui principi della pubblicità immobiliare e dell’effettività. 

Gli obblighi relativi all’anagrafe condominiale o alla comunicazione delle variazioni dei dati non incidono sullo status di condomino, né sul diritto di partecipare all’assemblea. 

l trasferimento della proprietà attribuisce immediatamente la qualità di condomino all’acquirente, senza che ciò dipenda dalla comunicazione all’amministratore o dall’aggiornamento dell’anagrafe (Cass. civ., sez. II, 24/04/2023, n. 10824).