La rappresentanza in Dogana: regole, abilitazioni e responsabilità

La rappresentanza in dogana è un tema cruciale per la gestione delle operazioni commerciali e per garantire il rispetto della compliance. 

Non si tratta solo di un aspetto tecnico-formale, ma di uno snodo giuridico che incide direttamente sulla responsabilità degli operatori e sul rapporto con le autorità. 

A livello unionale, il riferimento è l’articolo 18[1] del Codice doganale dell’Unione (Reg. UE 952/2013), che consente a chiunque di nominare un rappresentante doganale distinguendo tra rappresentanza diretta, in nome e per conto altrui, e indiretta, in nome proprio ma per conto di un’altra persona. 

L’articolo 19 precisa inoltre che chi agisce senza valido potere di rappresentanza viene considerato come operatore in nome proprio e per proprio conto, con tutte le conseguenze in termini di responsabilità

Ne consegue che il rappresentante doganale, sul piano civilistico, assume la veste di mandatario, tenuto a rispettare i criteri di diligenza e a perseguire l’interesse del committente.

1) La normativa nazionale e la circolare ADM n 22/2025

Accanto alla disciplina unionale, ogni Stato membro può intervenire con regole interne.

In Italia, la recente circolare 22/2025 dell’Agenzia delle Dogane e Monopoli – emanata in attuazione della riforma dogane e accise (D.lgs. 141/2024 – cfr Dogane&Accise) – ha chiarito in modo puntuale le condizioni per l’esercizio della rappresentanza doganale, distinguendo tra rappresentanza diretta e indiretta.

La rappresentanza diretta è quella su cui il legislatore e l’Agenzia hanno posto la maggiore attenzione. 

Essa può essere esercitata solo da soggetti abilitati attraverso una specifica procedura, che richiede la presentazione di un’istanza all’Ufficio delle Dogane territorialmente competente in base al domicilio fiscale. 

All’istanza devono essere allegate dichiarazioni sostitutive relative ai carichi pendenti e al casellario giudiziale, in caso di persone fisiche, o ai soggetti di riferimento in caso di persone giuridiche. 

L’ufficio locale è tenuto a verificarne regolarità e completezza, potendo richiedere integrazioni entro 30 giorni.

Il procedimento istruttorio, scandito dall’art. 31 del D.lgs. 141/2024, si concentra su tre profili: onorabilità, assenza di violazioni gravi o ripetute in materia fiscale e doganale e competenze professionali. 

Le condanne penali e le infrazioni vengono accertate anche mediante le banche dati ADM, valutando la gravità delle violazioni in proporzione all’attività dichiarativa del richiedente. 

Per quanto riguarda le competenze, la circolare ammette due modalità alternative:

• lo svolgimento, nei tre anni antecedenti la richiesta, di almeno 300 dichiarazioni doganali come rappresentante indiretto (con 100 nell’ultimo anno e il 30% in libera pratica, escludendo le H7 per merci di modico valore)
• il possesso di qualifiche professionali comprovate da un titolo di studio giuridico o economico e da un percorso formativo accreditato dall’Agenzia, in linea con la logica AEO.

La conclusione positiva dell’istruttoria porta all’adozione del provvedimento di abilitazione entro 120 giorni, con l’inserimento del soggetto in un’apposita banca dati e, se non già attribuito, al rilascio del codice EORI. In caso di diniego, il richiedente può proporre ricorso gerarchico o giurisdizionale. 

Una volta conseguita, l’abilitazione è valida solo sul territorio nazionale e deve essere mantenuta tramite attività minima di 100 dichiarazioni doganali l’anno e la frequenza biennale di corsi di aggiornamento per almeno 30 ore. 

L’ADM si riserva inoltre di verificare costantemente il rispetto dei requisiti, con controlli a campione e l’obbligo per il rappresentante di comunicare ogni variazione rilevante.

Diversa la posizione della rappresentanza indiretta, che non richiede abilitazione formale. 

In questo caso il rappresentante agisce in nome proprio ma per conto del cliente, assumendo in solido la responsabilità con l’operatore economico. 

È la soluzione che rimane percorribile anche per operatori non stabiliti nell’Unione, ma proprio per l’assenza di vincoli formali essa comporta un’esposizione maggiore sul piano delle responsabilità, che richiede comunque adeguata competenza e organizzazione.

2) Rappresentanza e logica AEO: verso un modello di affidabilità qualificata

Quanto chiarito con la circolare in esame, si inserisce chiaramente nella più ampia logica del modello AEO, oggi considerato la cornice di riferimento per l’affidabilità doganale.

L’abilitazione alla rappresentanza diretta, infatti, non si limita a un mero riconoscimento formale, ma poggia sulla valutazione sostanziale della professionalità, dell’esperienza dichiarativa e dell’affidabilità del soggetto istante. 

È un approccio che supera la visione burocratica e che mira a qualificare il rappresentante come interlocutore solido e responsabile nei confronti dell’amministrazione. 

Per tale ragione, l’AEO possiede una natura onnicomprensiva della complessità aziendale.

In questa prospettiva, la rappresentanza in dogana non è soltanto uno strumento operativo, ma diventa parte integrante della compliance aziendale: dalla corretta gestione delle dichiarazioni dipende la regolarità dei flussi commerciali e la stessa competitività dell’impresa. 

Se la rappresentanza indiretta resta una via più snella ma esposta a maggiori rischi di responsabilità, la rappresentanza diretta si configura come l’esito di un percorso di qualificazione che premia l’investimento in competenza e organizzazione.

In entrambi i casi, il filo conduttore rimane la necessità di garantire trasparenza, affidabilità e una gestione consapevole delle operazioni doganali

3) NOTA