Come gestire i costi e aumentare i profitti in un Bed & Breakfast

Gestire un Bed & Breakfast oggi significa molto più che accogliere ospiti e offrire una buona colazione e i margini di guadagno sono spesso ridotti, e la sostenibilità economica dipende da una capacità sempre più professionale di controllare e ottimizzare i costi.

Il cost controlling, tradizionalmente applicato alle grandi aziende, può diventare un potente alleato anche per le piccole strutture ricettive, aiutando a comprendere dove vanno davvero i soldi e come farli rendere di più.

Il cost controlling è l’attività di monitoraggio, analisi e ottimizzazione dei costi, con l’obiettivo di mantenere l’equilibrio tra spese e ricavi, garantendo la redditività.

Nel contesto di un B&B, significa:

• sapere quanto costa realmente ogni camera occupata;
• distinguere tra costi fissi (mutuo, tasse, manutenzione) e costi variabili (colazioni, lavanderia, energia);
• capire quali spese generano valore per l’ospite e quali no.

Ogni B&B ha una propria struttura di costi, ma le principali voci da tenere sotto controllo sono:

Costi fissi

• Ammortamento e manutenzione dell’immobile
• Utenze base e assicurazioni
• Canoni di software gestionale o piattaforme di prenotazione
• Imposte e tasse

Costi variabili

• Colazione e prodotti di cortesia
• Lavanderia e pulizie extra
• Energia elettrica e riscaldamento (proporzionali all’occupazione)
• Commissioni OTA (Booking, Airbnb, ecc.)

Non servono software complessi né costosi gestionali per implementare un sistema di controllo efficace. Bastano:

• Un foglio Excel ben strutturato con un bilancio mensile per costi e ricavi;
• Un indice di costo per camera (es. quanto spendi per ogni notte venduta);
• Un budget previsionale annuale per stimare entrate e uscite;
• Un sistema di tracciamento dei centri di costo (colazioni, lavanderia, manutenzione, pubblicità, ecc.).

Strumenti come Google Sheets, o app come Notion e Trello possono rendere tutto più visuale e collaborativo, anche se si gestisce un B&B in famiglia.

Anche in questi piccoli contesti, è molto importante l’analisi del “punto di pareggio.  

Il break-even point è il momento in cui i ricavi coprono i costi, e ogni camera venduta in più genera profitto.

1) Break-even point: come calcolarlo

Calcolare il break even point aiuta a capire quante notti devi vendere per non andare in perdita:

Conoscere questo valore ti permette di:

• fissare tariffe più realistiche;
• organizzare promozioni nei periodi di bassa stagione senza compromettere la redditività;
• capire dove puoi risparmiare o investire meglio.

Una buona gestione dei costi è soltanto il punto di partenza: il vero obiettivo è far crescere la redditività, cioè la capacità del B&B di generare margini positivi e sostenibili nel tempo.

Questo si ottiene agendo in parallelo su due fronti:

• ottimizzare i costi, eliminando sprechi e inefficienze,
• aumentare i ricavi, valorizzando ciò che gli ospiti sono disposti a pagare di più.

Vediamo le principali strategie operative da applicare nel quotidiano.

2) Efficienza operativa e riduzione degli sprechi

Molti B&B perdono margine per piccoli sprechi invisibili — energia lasciata accesa, sovracquisto di prodotti deperibili, lavanderia non ottimizzata. Implementare una gestione efficiente delle risorse permette di ridurre i costi senza intaccare la qualità percepita.

Esempi concreti:

1. Energia: installare lampadine LED, regolare i termostati intelligenti e impostare timer per luci e climatizzazione.
2. Colazione: pianificare gli acquisti in base all’occupazione media settimanale, evitando sprechi alimentari.
3. Pulizie e lavanderia: concordare costi a volume o a forfait con i fornitori, o utilizzare lavatrici a basso consumo nelle giornate di piena occupazione.

Il risultato atteso è una riduzione dei costi variabili fino al 10–15% annuo.

3) Ottimizzazione di forniture e partnership locali

Creare sinergie con fornitori e realtà del territorio significa avere qualità più alta a costi più bassi  e comunicare autenticità agli ospiti.

Idee pratiche:

1. Acquistare prodotti locali in convenzione (miele, marmellate, vino) avente lo scopo di supportare l’economia del territorio e offrire un’esperienza più autentica.
2. Stringere accordi con guide turistiche, centri benessere o ristoranti per pacchetti condivisi e commissioni reciproche.
3. Negoziare contratti annuali di fornitura per ottenere sconti su materiali consumabili (bucato, prodotti da bagno, carta).

Il beneficio è la riduzione dei costi unitari e l’incremento del valore percepito dal cliente.

4) Pricing dinamico e gestione del ricavo

Uno dei pilastri della redditività è la gestione dinamica del prezzo (revenue management). Il prezzo non è fisso ma deve adattarsi a domanda, stagionalità e comportamenti degli ospiti.

Azioni pratiche:

1. Analizzare l’occupazione storica e impostare tariffe differenziate per alta e bassa stagione.
2. Offrire sconti last minute per riempire le camere vuote, ma solo se il prezzo resta sopra il costo variabile.
3. Sfruttare strumenti di dynamic pricing per automatizzare gli aggiustamenti.
4. Creare pacchetti tematici: weekend romantico, esperienze gastronomiche, soggiorni “workation” per lavorare da remoto.

L’effetto ottenibile è l’aumento del ricavo medio per camera occupata (RevPAR) e migliore equilibrio tra occupazione e margine.

5) Valorizzazione dell’esperienza e upselling

A volte non serve ridurre i costi, ma aumentare il valore percepito da ogni ospite. L’upselling e il cross-selling sono strumenti efficaci per incrementare i ricavi senza ampliare la base clienti.

Esempi:

1. Offrire late check-out, colazioni premium o noleggio biciclette come servizi aggiuntivi.
2. Creare una vetrina digitale (QR code in camera o tablet) per prenotare esperienze locali.
3. Personalizzare il soggiorno: accoglienza con prodotti tipici, messaggio di benvenuto su misura, suggerimenti su misura.

L‘effetto sperato è il maggior ricavo medio per cliente e migliore reputazione online, che alimenta ulteriormente la domanda.

Il controllo dei costi è la base, ma la redditività dipende da come si investono le risorse risparmiate.

Un B&B che sa leggere i numeri, automatizzare i processi, valorizzare l’esperienza e comunicare la propria identità — diventa non solo più profittevole, ma anche più resiliente nel lungo periodo.

In conclusione, nel mondo dell’ospitalità, il successo non dipende solo dal numero di ospiti, ma da quanto efficacemente ogni euro viene gestito.

Un buon sistema di cost controlling permette di crescere in modo sostenibile, trasformando un B&B da semplice passione a una piccola impresa solida e profittevole.

Come dice un noto principio di gestione: “Non puoi migliorare ciò che non misuri.” Nel B&B, il controllo dei costi è il primo passo verso l’eccellenza.