Adeguati Assetti: gli assetti amministrativi

In un contesto aziendale sempre più complesso, gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili possono diventare una bussola per valutare e ottimizzare le procedure e i processi aziendali. 

In questa quinta puntata della nostra serie dedicata agli adeguati assetti, analizzeremo la check list CNDCEC relativa agli adeguati assetti amministrativi.

1) Una definizione di assetti amministrativi

SIDREA (Società Italiana dei Docenti di Ragioneria e di Economia Aziendale) definisce l’assetto amministrativo come “il sistema di disposizioni, procedure e prassi operative adottate dall’impresa che consentono di verificare la sussistenza delle condizioni di equilibrio del sistema aziendale mediante il confronto sistematico fra gli obiettivi perseguiti e i risultati conseguiti. L’attenzione è pertanto qui sui dati previsionali. L’assetto amministrativo può quindi essere riferito agli strumenti/sistemi di pianificazione e controllo, quali piani, budget e reporting, e alle procedure per il loro utilizzo. Tali sistemi consentono di disporre ex ante di indicatori importanti per comprendere la prevedibile evoluzione della situazione aziendale, le variabili rilevanti e le leve a disposizione del management, e permettono di monitorare ex post, anche sulla base degli elementi forniti dal sottosistema contabile, gli scostamenti tra previsioni e risultati consuntivati.”

Gli adeguati assetti amministrativi rappresentano quindi il cuore della normativa del Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza, poiché solo attraverso efficaci strumenti e sistemi di pianificazione e controllo è possibile rilevare tempestivamente la crisi d’impresa e verificare la continuità aziendale. 

Rappresentano il quarto capitolo della check list, poiché devono necessariamente essere coerenti ed allineati in ordine logico - agli obiettivi aziendali definiti dal management - presi in esame nel primo blocco della check list. 

La loro solidità si fonda sull’adeguatezza del modello gestionale e degli assetti organizzativi, approfonditi nel secondo e terzo blocco (sistema informativo, organigramma, funzionigramma, processi di selezione e valutazione del personale, etc.), che sono funzionali all’implementazione degli assetti amministrativi.

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Gli assetti amministrativi, a parità degli altri assetti aziendali, devono essere adeguati alla natura e alle dimensioni dell’attività svolta (art. 2086 C.C., co. 2).

Il software Finalyst integra in un’unica piattaforma sia gli strumenti per la pianificazione di breve e di medio-lungo periodo, sia la predisposizione della check list.

2) Governance e controllo gli elementi chiave della check list

Nonostante le varie definizioni di assetti amministrativi siano basate su strumenti e procedure di pianificazione e controllo, la check list per la valutazione degli adeguati assetti amministrativi indaga – in primis - sulla presenza e operatività degli esponenti aziendali.

Le prime tre domande sono rivolte alle società di capitali, poiché verificano la presenza di un consiglio di amministrazione, se sono stati formalizzati i poteri e i compiti assegnati a ciascun componente e se vi è corrispondenza tra delega e poteri decisori. In Italia, l’obbligo di istituire un Consiglio di amministrazione (CdA) dipende dalla forma societaria e dalla scelta del modello di governance adottato.  

Durante la compilazione della check list diventa quindi fondamentale verificare se la forma e il modello adottati sono adeguati rispetto alla natura e dimensioni dell’impresa, così come agli obiettivi di governo e di controllo, andando a toccare evidentemente anche temi di risk management

Le tre domande successive indagano sulla presenza di organi di controllo. In particolare, la quarta domanda ha l’obiettivo di verificare la presenza della funzione di Internal Audit (revisione interna), cioè “quell’attività indipendente e obiettiva di assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'organizzazione. 

Assiste l'organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto, in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di gestione dei rischi, di controllo, e di governance” come da definizione dell’Institute of Internal Auditors (IIA). 

La quinta e sesta domanda verificano nelle Srl la presenza di un organo di controllo (collegio sindacale o sindaco unico) e di un revisore legale (società di revisione o revisore unico), quando previsto dalla normativa. 

L’organo di controllo ha l’obiettivo di vigilare sulla gestione societaria e monitorare l’osservanza di legge, dello statuto e dei principi di corretta amministrazione; il revisore legale ha invece il compito di verificare e certificare l’attendibilità delle scritture contabili e del bilancio d’esercizio. 

Con l’introduzione del Codice della Crisi d’Impresa e dell’Insolvenza, l’organo di controllo assume un ruolo cruciale nella prevenzione della crisi aziendale: deve monitorare la continuità aziendale e segnalare tempestivamente eventuali segnali di difficoltà finanziaria, collaborando con gli organi amministrativi per adottare misure correttive.

La settima e ottava domanda sono cruciali nella valutazione degli adeguati assetti amministrativi, poiché toccano uno degli aspetti fondamentali della gestione strategica e di continuità aziendale: valutano se l’organo di amministrazione o l’imprenditore agiscono in presenza di piani industriali e operativi. 

Le domande non si limitano a verificare l’esistenza formale di un piano industriale o operativi, ma implicano anche la necessità di valutare se essi sono effettivamente utilizzati come strumento operativo. 

In questa sede potrebbe essere opportuno anche verificare che il piano sia periodicamente aggiornato e monitorato per garantire che sia adeguato alle condizioni interne ed esterne all’azienda; l’obiettivo è dunque verificare che il Piano diventi effettivamente uno strumento operativo e non un documento, poco credibile e di scarso utilizzo, per assecondare gli obblighi di legge. 

La capacità di un Piano di guidare l’operatività aziendale porta a verificare non solo la presenza o meno del documento ma anche, e soprattutto, il processo che ha portato alla sua elaborazione e le effettive informazioni che esso contiene, che devono essere di natura sia gestionale che economico finanziaria, nel rispetto sempre i principi della plausibilità e della veridicità.

La nona domanda verifica la presenza di alcune figure esterne all’organizzazione come ad esempio il responsabile finanziario, sicurezza, legale, privacy, etc.

 Queste figure richiedono competenze altamente specializzate e non sono disponibili all’interno delle aziende. Il ricorso a consulenti esterni garantisce che queste attività siano svolte in modo efficiente e conforme alla normativa. 

La decima domanda valuta la presenza di procedure o regolamenti per la gestione delle operazioni con parti correlate. 

Le operazioni con parti correlate possono comportare conflitti di interesse con il rischio di operazioni non favorevole per la società o i suoi stakeholder. 

La presenza di procedure e regolamenti è quindi sinonimo di trasparenza e adeguatezza dei processi aziendali.

L’ultima domanda verifica la presenza di procedure o regolamenti per la gestione delle risorse finanziarie e la prevenzione dei fenomeni di riciclaggio. 

La normativa italiana (ad esempio, il D.Lgs. 231/2007, che recepisce la Direttiva Antiriciclaggio dell'UE) impone obblighi specifici per la prevenzione del riciclaggio alle imprese, come l’identificazione dei clienti, la registrazione delle operazioni e la segnalazione di attività sospette. Una gestione regolamentata delle risorse finanziarie facilita sia il raggiungimento della solidità finanziaria, necessaria per ridurre il rischio di crisi finanziaria, sia garantisce la trasparenza e la tracciabilità dei flussi di denaro riducendo il rischio di appropriazioni indebite, frodi o utilizzo improprio delle risorse aziendali con danni d’immagine per l’azienda.

3) Finalyst: una soluzione per gli adeguati assetti

La valutazione degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili consente di verificare i punti forza e debolezza dell’azienda, contribuendo alla sua efficienza e capacità di raggiungere gli obiettivi aziendali, nonché prevenire situazioni di crisi. 

Con Finalyst, questo percorso diventa più semplice e strutturato, grazie a strumenti integrati che supportano sia la pianificazione che il controllo. 

Non perdere i prossimi approfondimenti della nostra serie, dove esploreremo nel dettaglio gli assetti contabili. 

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