Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese di trasferta sia per il lavoratore (dipendente/ collaboratore/ amministratore ) che per l'impresa è necessario innanzitutto distinguere se avvengono entro o al di fuori del Comune in cui è la sede di lavoro.
Inoltre vi sono differenze anche sulla base del metodo adottato: forfettario , o a piè di lista(cioè con documentazione dettagliata da parte del lavoratore, o misto .
Va sottolineato che l'impresa deve operare la scelta del metodo di rimborso per l'intera trasferta .
Prima di vedere le differenze sul trattamento fiscale dei rimborsi spese di trasferta entro e fuori Comune specifichiamo riguardo la sede di lavoro che :
Da tenere presente anche che il lavoratore non può mai essere considerato in trasferta per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa.
Per approfondire il concetto di trasferta (differenze con trasferimento e trasfertismo) leggi anche "Cosa si intende per trasferta del lavoratore"
Sul trattamento dei fringe benefits per l'amministratore leggi anche "Fringe benefits amministratori titolari di partita IVA"
L'articolo continua dopo la pubblicità
Per approfondire ti puo interessare i pacchetto Rimborsi Spese e fringe benefits (e-book e foglio di calcolo excel)
E'disponibile anche il tool di calcolo Convenienza Auto aziendale vs rimborso chilometrico
L'articolo 51 del TUIR afferma che sia le indennità (gli importi fissi garantiti per contratto in busta paga ) che i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Cio comporta la tassazione in capo al lavoratore.
Fanno eccezione e quindi non sono tassabili le spese di trasporto documentate: ad esempio biglietti di autobus, metropolitane e treni, ricevute di taxi , indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso.
CASO PARTICOLARE:
L' Agenzia ha affermato nella Ris. 83 2016 affermato che il servizio di car sharing è assimilato a servizio taxi quindi eventuali rimborsi per spese di questo tipo non concorrono alla formazione del reddito del dipendente. Vedi la notizia per maggiori dettagli.
I rimborsi per utilizzo dell'auto propria del dipendente sono integralmente tassabili il capo al lavoratore e costituiscono spese per prestazioni di lavoro deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo per il datore di lavoro. Il calcolo va effettuato utilizzando le tabelle Aci sulle indennità chilometriche
ATTENZIONE . Dal 1 luglio 2020 con le nuove tabelle ACI sono in vigore diverse percentuali peril calcolo del valore convenzionale auto (v. paragrafo sotto).
Le trasferte al di fuori del territorio comunale sono invece escluse dall'imponibile fiscale del dipendente/collaboratore, ma la detassazione vale solo entro i limiti giornalieri di :
In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non ci sono limiti di detassazione purchè tutte le spese sia comprovato da idonea documentazione.
Per ottenere quindi il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare una apposita nota spese allegando tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti ecc. ( vedi Fac simile all'ultimo paragrafo)
In capo all'impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con cui è stato effettuato il rimborso spese.
Le somme erogate mediante rimborso analitico a piè di lista sono deducibili per il datore di lavoro fino al limite giornaliero di:
Per il rimborso forfetario e rimborso "misto": nessun imite di deduzione dal reddito di impresa.
Il rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente è deducibile in misura non eccedente il valore fissato dalle tariffe ACI in vigore.
CASO PARTICOLARE :
Per documentare le spese di trasporto, secondo la risposta a Interpello dell'Agenzia n. 22-2018 è valida anche l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta, intestata al datore stesso, rilasciato dall’emittente dello strumento elettronico (tali spese sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese).
Vedi maggiori dettagli in "Trasferte lavoro dipendente valido l'estratto conto della carta"
Riguardo le spese di parcheggio recentemente l'Agenzia in una consulenza giuridica N. 5 2019 ha riepilogato la disciplina fiscale in vigore è ha concluso che
"Sulla base della normativa e dei chiarimenti di prassi forniti il rimborso al dipendente delle spese di parcheggio configurandosi quale rimborso di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto ed alloggio:
- è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto;
- rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di euro 15,49 giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico. "
Come noto le auto concesse in uso promiscuo sono una retribuzione in natura (fringe benefit) valorizzata come “valore convenzionale auto” sulla base delle tabelle ACI aggiornate ogni anno . Per ottenere tale valore annuo il costo chilometrico, riferito al tipo di autovettura, va moltiplicato per una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri e per una ulteriore percentuale prefissata in base ai valori di emissione.
Dal 1° luglio 2020 sono entrate in vigore le nuove percentuali stabilite dalla Legge di Bilancio 2020 come segue:
Scopo della nuova normativa è quello di incentivare l’acquisto di autovetture ecologiche con minori emissioni di Co2.
LE NUOVE TABELLE ACI IN VIGORE DAL 1° LUGLIO SONO CONSULTABILI QUI - Per ulteriori approfondimenti si legga l’articolo “Auto a uso promiscuo: nuova tassazione del fringe benefit”
CASO PARTICOLARE : TRASFERTA E SMART WORKING
Con il diffondersi dello Smart working per l'emergenza Coronavirus nell’ultimo periodo è diventato frequente il caso di trasferte dei lavoratori con auto propria o a uso promiscuo , in cui il tragitto parte dalla propria abitazione invece che dalla sede di lavoro.
Già nella risoluzione 92/E/2015 l'Agenzia aveva chiarito che nel caso in cui la distanza percorsa dal dipendente sia maggiore il relativo rimborso chilometrico di importo diventa reddito imponibile per il dipendente. Viceversa, se la distanza fosse minore, il rimborso sarebbe completamente esente da tassazione .
NOTA SPESE - fac-simile per rimborso spese di trasferta
DIPENDENTE/COLLABORATORE Nome/Cognome ________________________
TRASFERTA del ____________________ a _____________
SPESE DI VIAGGIO 1
TRENO | € ..................................... |
AEREO | €..................................... |
TAXI | € ...................................... |
AUTOBUS /TRAM | €.................................... |
ALTRO | € .................................... |
Totale spese di viaggio | € ..................................... |
SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2
Autovettura modello .............................................. targata ..............................;
tariffa chilometrica Aci € ..................... x .................. Km (percorsi) = €......................
SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3
Albergo ........................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. € ....................
Ristorante ........................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................
Bar .................................................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................
Altro ................................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ..............€ ....................
Totale spese di vitto e alloggio € ...........................
INDENNITA' FORFETARIA € ............................
ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE 4
Altre spese:
.................................... | del ......................... | € ................... |
.................................... | del ......................... | € ................... |
Totale spese non documentate € .....................
TOTALE COMPLESSIVO SPESE € ........................
Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra
IL DIPENDENTE/COLLABORATORE __________________
1 Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo.
2 Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata in capo al collaboratore.
3 Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale.
4 In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a € 15,49 se le trasferte vengono effettuate in Italia oppure a € 25,82 per le trasferte effettuate all'estero.
*******************
ACCORDO PER LA CONCESSIONE IN USO PROMISCUO DELL'AUTO AZIENDALE - fac-simile
Tra le parti:
premesso che
si conviene e stipula quanto segue
Obblighi del proprietario. Il proprietario si impegna sin da ora a:
Durata e modifiche agli accordi. Il presente accordo mantiene la sua efficacia a tempo indeterminato, salva la possibilità del proprietario di inviare disdetta con lettera raccomandata con un preavviso minimo di 15 giorni; in caso di sostituzione del mezzo con altro, il preavviso minimo può non essere rispettato. Ogni modifica al contenuto del presente accordo dovrà essere formalizzata per iscritto.
Il presente accordo è stipulato in data odierna in due originali, debitamente sottoscritti per accettazione dalle parti, di cui uno verrà spedito in plico senza busta al proprietario a sua cura e spese.
Data ...............
Il proprietario (....................) __________________________
L'utilizzatore (........................) ___________________________