La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire secondo il combinato disposto tra il DPCM del 3 dicembre 2013 ed il DM 17 giugno 2014. L’agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un apposito servizio, del tutto gratuito, per consentire la conservazione delle fatture elettroniche in base alle disposizioni di legge. Per accedervi, è necessario sottoscrivere un accordo di servizio di durata triennale che, se non dovesse essere disdetto, si rinnoverà automaticamente per ulteriori tre anni. L’ Amministrazione finanziaria si impegna a conservare le fatture elettroniche per un periodo di 15 anni a partire dal momento in cui il contribuente o il suo delegato, abbia ricevuto la ricevuta di avvio del servizio elaborata dal sistema.
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Si ritiene importante però capire i punti focali su cui si basa la conservazione digitale in base a quanto disciplinato dalla legge. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono avere le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzare i vari formati previsti, oppure possono essere utilizzati i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione. Tali formati devono essere atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
Inoltre, elemento essenziale, ai fini dell’opponibilità a terzi del documento stesso, è l'apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione. In particolare:
Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Ai fini fiscali la conformità all' originale, delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Il contribuente ha l’obbligo di comunicare che attua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. Tale comunicazione viene fatta tramite l’indicazione nel rigo RS140 denominato appunto “Conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari”.
In caso di verifiche, controlli o ispezioni, i documenti informatici devono essere resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo o informatico, oppure possono essere esibiti in modalità telematica. Aderendo al servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate tuttavia, in caso di controllo, l’esibizione delle fatture conservate avverrà entro 48 ore dalla richiesta se si tratta di documenti già conservati, mentre sarà necessario un lasso di tempo maggiore, di 12 giorni, qualora i documenti richiesti non siano ancora stati conservati.
Il servizio di conservazione digitale offerto dall’ Amministrazione finanziaria, seppure lodevole e sicuramente utile per le piccole imprese che non dovranno quindi strutturarsi per gestire il processo di conservazione, non è comunque sufficiente per riuscire a gestire tutto il patrimonio documentale collegato alla fatturazione di un’azienda. Sicuramente sarà necessaria qualche implementazione.
Secondo quanto previsto dal DPCM del 3 dicembre 2013, la conservazione delle fatture elettroniche, così come di altri contenuti che si vogliano conservare con forza legale, deve essere predisposta in uno dei formati previsti dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri appena menzionato.
La scelta dei formati idonei alla conservazione deve essere strumentale al fatto che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. È preferibile privilegiare i formati standard internazionali o, quando necessario, i formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche e ne sia stata data opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le scelte effettuate; sono altresì specificati i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni.
Vediamo quindi quali sono i formati indicati nel DPCM e le loro peculiarità.