Spese di trasferta: il punto delle novità dopo il DL fiscale

La Legge di bilancio per l’anno 2025 ha introdotto l’obbligo generalizzato di tracciabilità del pagamento delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute in occasione di trasferte o missioni.

Il sostenimento di queste spese, senza rispondere all’obbligo di tracciamento del pagamento, comporta la ripresa fiscale del costo o del rimborso, a seconda dei casi.

Ad esempio, quando un lavoratore dipendente sostiene delle spese per una trasferta, spese che vengono poi rimborsate dall’impresa:

• se il pagamento è effettuato con modalità tracciabili: l’importo rimborsato non costituisce reddito imponibile per il lavoratore, ma costituisce costo deducibile per l’impresa;
• se le spese sono sostenute in contanti: l’importo rimborsato costituisce reddito imponibile per il lavoratore e costo indeducibile per l’impresa.

La misura, per tutta evidenza, nel caso in cui non si riesca a effettuare i pagamenti con modalità tracciate, risulta particolarmente gravosa dal punto di vista fiscale, presentando un costo, inerente ed effettivamente sostenuto, che diviene reddito imponibile per il lavoratore e onere indeducibile per l’impresa.

La finalità della norma, per tutta evidenza, è antievasiva: l’obiettivo non è l’elusione dei soggetti che sostengono queste spese, ma la presunta evasione operata da quelle classi di operatori che forniscono servizi di trasporto, ristorazione e ospitalità.

Con il Decreto Legge numero 84, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 17 giugno 2025 il legislatore fa alcune modifiche alla normativa introdotta dalla Legge di bilancio 2025, con decorrenza da giorno 18 giugno 2025.

L’obiettivo delle modifiche normative è duplice: da un lato vuole rendere più coerente la normativa nel suo complesso, allineando il trattamento previsto per le imprese e lavoratori autonomi, dall’altro cerca di non gravare troppo sugli operatori disapplicando gli obblighi previsti nelle situazioni in cui viene meno la finalità antievasiva sottostante.

1) Esclusione per le spese di trasferta sostenute all’estero

Ai sensi dell’articolo 1 del DL 84/2025, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute in occasione di trasferte o missioni da lavoratori dipendenti, imprese e lavoratori autonomi sono soggette all’obbligo di pagamento con modalità tracciata solo quando sostenute nel territorio dello stato italiano.

Ne consegue che le spese di trasferta sostenute all’estero non soggiacciono a questo obbligo, e possono essere pagate in contanti senza che questo ne influenzi la fiscalità.

La motivazione che sta alla base della modifica normativa è duplice:

• da un lato, l’obiettivo di fare emergere la base imponibile dei fornitori di servizi di trasporto, ristorazione e ospitalità viene meno quando le trasferte avvengono all’estero;
• dall’altro lato, dovere sostenere queste spese con modalità tracciate anche all’estero spesso può risultare concretamente difficoltoso: non tutti i paesi all’estero hanno infatti lo stesso grado di diffusione dei mezzi di pagamento elettronici.

2) Obbligo di tracciabilità anche per professionisti e lavoratori autonomi

Il medesimo intervento legislativo operato dall’articolo 1 del DL 84/2025 interviene anche sulle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute, in occasione di trasferte o missioni, in modo specifico da lavoratori autonomi e professionisti.

La modifica normativa si è resa necessaria per armonizzare la norma che ha stabilito l’obbligo anche il lavoratore autonomo della tracciabilità delle spese di trasferta, con la disciplina (l’articolo 5 del Decreto Legislativo 192/2024) che ha reso irrilevanti fiscalmente tali spese per il professionista e committente.

Nella contrapposizione delle due norme, a vincere è stato l’obbligo di tracciabilità; così, modificando gli articoli 54 e 54-ter del TUIR, le somme ricevute dal professionista a titolo di rimborso per spese (analiticamente documentate) di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute in Italia in occasione di trasferte o missioni e riaddebitate in fattura, concorrono alla formazione del reddito del professionista o del lavoratore autonomo solo nel caso in cui i relativi pagamenti non siano stati effettuati con strumenti tracciabili.

La precedente versione della norma stabiliva la generica irrilevanza fiscale in capo al professionista per le spese di trasferta, analiticamente documentate, e riaddebitate al committente; adesso, ai fini dell’irrilevanza fiscale, viene aggiunto l’obbligo di eseguire i pagamenti con modalità tracciate.

Similmente, intervenendo sull’articolo 54-septies del TUIR sono sottoposte al medesimo obbligo di esecuzione del pagamento con modalità tracciate, per godere della deducibilità fiscale, anche le spese di trasferta:

• sostenute direttamente da lavoratori autonomi e professionisti;
• sostenute direttamente da lavoratori autonomi e professionisti quale committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi o professionisti;
• rimborsate analiticamente da lavoratori autonomi e professioni ai propri dipendenti o a collaboratori (per esecuzione di incarichi),

Va precisato, infine, che la normativa rileva non solo ai fini delle imposte dirette, ma anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP.