Tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza: i chiarimenti dell’Agenzia

L'Agenzia delle Entrate fa il punto sulle nuove regole di tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza e gli effetti pratici per lavoratori, professionisti e imprese

1) Trasferte dei lavoratori dipendenti: cosa cambia dal 2025

Per i lavoratori dipendenti, la circolare interviene sull’articolo 51 del TUIR, chiarendo che:

• per le trasferte all’interno del territorio comunale, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono al reddito se comprovati e documentati, senza più l’obbligo di documenti “provenienti dal vettore”;
• rientrano ora tra le spese non imponibili anche:
  • indennità chilometriche calcolate secondo le tabelle ACI;
  • pedaggi autostradali;
  • parcheggi, purché documentati in modo univoco.

La nuova disciplina si applica ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche se riferiti a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente, in applicazione del principio di cassa allargato.

2) Pagamenti tracciabili e utilizzo di taxi e NCC

Un passaggio centrale della circolare riguarda l’obbligo di pagamento tracciabile per alcune tipologie di spesa. In particolare, vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati tramite taxi o NCC:

• non concorrono al reddito del dipendente solo se pagati con:
  • bonifico bancario o postale;
  • carte di credito, debito o prepagate;
  • altri strumenti tracciabili ex art. 23 del D.lgs. n. 241/1997.

Sono esclusi dall’obbligo di tracciabilità:

• i biglietti di trasporto pubblico di linea (treno, aereo, autobus);
• le indennità chilometriche.

Dopo le modifiche del DL fiscale 2025, l’obbligo di tracciabilità vale solo per le spese sostenute in Italia, per le trasferte all’estero, il requisito non è richiesto.

3) Lavoratori autonomi: rimborsi, deducibilità e nuove deroghe

La circolare dedica un’ampia sezione ai redditi di lavoro autonomo, alla luce della riscrittura dell’articolo 54 del TUIR. I principali chiarimenti sono:

• i rimborsi analitici delle spese sostenute per conto del committente non concorrono al reddito;
• tuttavia, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sostenuti in Italia, i rimborsi diventano imponibili se il pagamento non è tracciabile;
• se tali spese non vengono rimborsate, restano deducibili dal reddito del professionista solo se pagate con strumenti tracciabili.

Particolare attenzione viene posta alle decorrenze differenziate, introdotte per tutelare l’affidamento del contribuente, con applicazione graduale delle nuove regole tra 1° gennaio e 18 giugno 2025.

4) Reddito d’impresa e spese di rappresentanza

Per le imprese, la circolare chiarisce che:

• le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC, sostenute in Italia per trasferte dei dipendenti, sono deducibili solo se tracciabili;
• lo stesso principio vale per i rimborsi analitici;
• l’obbligo di tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero.

Novità rilevanti anche per le spese di rappresentanza, che:

• sono deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili;
• restano soggette ai requisiti di inerenza e congruità;
• non includono spese di pubblicità e sponsorizzazione, che seguono regole diverse.

L’obbligo di tracciabilità per le spese di rappresentanza vale anche se sostenute all’estero.

Fonte immagine: ChatGPT

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