Adeguata verifica della clientela: obbligo di conservazione della documentazione

Gli articoli da 31 a 34 del cosiddetto Decreto Antiriciclaggio sanciscono gli obblighi di conservazione per i “soggetti obbligati” che riguardano i documenti, i dati e le informazioni acquisite nel corso dell’adempimento dell’adeguata verifica della clientela. 

Il corretto adempimento dell’obbligo di conservazione è, altresì, funzionale alle attività di indagine in ordine ad eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo oppure per le analisi che effettua sistematicamente la UIF o le altre Autorità competenti.

1) L’obbligo di conservazione della documentazione

Il corretto adempimento dell’obbligo di conservazione deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:

1. la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
2. i dati identificativi del cliente e degli eventuali soggetti delegati, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
3. la data, l’importo e la causale dell’operazione;
4. i mezzi di pagamento utilizzati.

Bisogna fare attenzione al fatto che i documenti, i dati e le informazioni acquisiti devono essere conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

Tale obbligo riguarda, pure, i documenti originali o le copie, aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, delle scritture e delle registrazioni.

Tutte le informazioni sono conservate secondo l’ordine cronologico degli incarichi e delle operazioni cui si riferiscono, in maniera da rendere possibile la loro ricostruzione storica.

2) Come funziona: la Regola tecnica numero 6

La Regola tecnica numero 6 stabilisce che il sistema di conservazione e accesso ai dati e alle informazioni deve assicurare:

1. l'accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all'articolo 21, comma 4, lettera a) del Decreto Legislativo 231/2007 e successive modificazioni;
2. la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data. È considerata tempestiva l'acquisizione conclusa entro trenta giorni dall'instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell'incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall'esecuzione dell'operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
3. l'integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi in seguito alla loro acquisizione;
4. la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.

Il Consulente del Lavoro deve tenere a mente che, benché per effetto del recepimento della IV direttiva AML risulti essere abrogato il previgente obbligo di registrazione dei dati e dei documenti, resta in vigore l’obbligo dell’inserimento tempestivo, ovvero entro trenta giorni dal compimento dell'operazione o dalla fine della prestazione professionale.

In effetti, decorso tale termine, laddove si dovesse riscontrare un’impossibilità di completare la verifica dell’identità, scatta per il professionista l’obbligo di astensione che non lo esonera da quello di valutare, comunque, se siano sussistenti i presupposti per la Segnalazione di Operazione Sospetta.

L’articolo 32 disciplina “i sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità di cui al […] decreto” in esame.

Tali sistemi sono diversi e variano in base ai soggetti passivi dell'obbligo e sono, comunque, finalizzati a semplificare quanto più possibile l'attività del soggetto incaricato nonché a calibrare gli obblighi sulla base delle dimensioni organizzative, differenziando in particolar modo i soggetti che operano nell'intermediazione finanziaria in senso stretto rispetto ai professionisti.

L'articolo è estratto dall'eBook "Antiriciclaggio consulenti del lavoro e centro paghe", una guida pratica, aggiornata al 2025, all'applicazione della normativa antiriciclaggio

Il comma 2, dello stesso citato articolo 32, sancisce che: “Le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell'operatività o attività del cliente nonché l'indicazione esplicita    dei   soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati”.

Inoltre, come conseguenza dell’abolizione dell’obbligo della tenuta di un Archivio Unico cartaceo o informatico, viene sancito che: “I soggetti obbligati possono avvalersi, per la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni, di un autonomo centro di servizi, ferma restando la responsabilità del soggetto obbligato e purché sia assicurato a quest'ultimo l'accesso diretto e immediato al sistema di conservazione”.

Ecco, quindi, che il Consulente del Lavoro potrà affidare a terzi (ad esempio: altri professionisti, associazioni di categoria, centri di servizio) la conservazione e la gestione dei dati, documenti e informazioni, purché gli sia assicurato l’accesso diretto e immediato agli stessi. Anche in questi casi, tuttavia, resta ferma la responsabilità a carico del Consulente del Lavoro circa il rispetto degli obblighi di conservazione.

Resta, inoltre, obbligatorio garantire chiarezza, completezza e immediatezza delle informazioni, oltre che la prescritta conservazione e l’aggiornamento dei dati stessi che risulteranno, così, facilmente consultabili.

I soggetti obbligati (o i terzi incaricati) devono assicurare il rispetto delle disposizioni del Regolamento Generale europeo in materia di protezione dei dati personali e del Codice privacy in relazione al trattamento dei dati e documenti personali.

3) Il fascicolo della clientela

Il Consulente del Lavoro deve, inoltre, osservare tutte le misure necessarie per garantire la segretezza delle informazioni nei confronti del proprio personale incaricato .

Ai sensi dell’articolo 34, “il fascicolo del cliente, conforme a quanto prescritto dagli articoli 31 e 32, e la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio nonché la tenuta dei repertori notarili, […] e la descrizione dei mezzi di pagamento […] costituiscono idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni”.

Il fascicolo della clientela può essere tenuto in modalità cartacea, elettronica o dematerializzata con l’obbligo di conservazione per dieci anni dalla fine della prestazione professionale, contenente la seguente documentazione:

• copia documento di riconoscimento in corso di validità del cliente e del titolare effettivo;
• fotocopia tesserino codice fiscale (per le persone fisiche);
• fotocopia della certificazione di attribuzione della Partita IVA rilasciata dall’Agenzia delle Entrate (per le persone fisiche);
• fotocopia della certificazione di attribuzione del Codice Fiscale e della Partita IVA rilasciata dall’Agenzia delle Entrate (per le persone giuridiche);
• visura camerale periodicamente aggiornata con indicazione di quote sociali, poteri di rappresentanza e sue limitazioni, oggetto sociale, eccetera;
• verbali di nomina del CDA;
• ulteriore documentazione per l’individuazione del titolare effettivo;
• copia dell’incarico professionale;
• dichiarazioni del cliente sullo scopo e natura della prestazione richiesta e sui mezzi economici e finanziari per attuarla;
• scheda per l’adeguata verifica della clientela;
• scheda valutazione del rischio;
• scheda per il controllo sul rispetto delle limitazioni dell’utilizzo del contante;
• documentazione relativa alla cessazione dell’incarico;
• eventuale documentazione possibilmente firmata dal cliente comprovante l’attività di consulenza sul precontenzioso;
• ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga di conservare.

4) Per saperne di più

Il presente articolo è estratto dall’eBook “Antiriciclaggio consulenti del lavoro e centro paghe”, una guida all’applicazione pratica della normativa Antiriciclaggio per studi di consulenza del lavoro e centro paghe, con una check-list degli adempimenti antiriciclaggio aggiornata al 2025.

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L'eBook illustra inoltre gli indici di rischio, le misure di prevenzione, le sanzioni e i casi di controllo da parte delle autorità.