Rimborsi spese e contributi INPS: esenzione solo con nota analitica

L'ordinanza di cassazione n 15052  2025.  richiama all’attenzione la necessità di una documentazione accurata e trasparente delle spese dei dipendenti  che, per loro natura, non sono accompagnate da giustificativi (come mance, piccoli acquisti, spese minute). La mera indicazione di un importo globale non è sufficiente a evitare l'inclusione delle somme nella base di retribuzione imponibile per i contributi INPS o i premi INAIL.

Di seguito il caso e le motivazioni della  Suprema Corte.

1) Il caso: rimborso spese non documentabili e avviso di addebito INPS

Con ordinanza n. 15053 pubblicata il 5 giugno 2025, la Sezione Lavoro della Corte di Cassazione ha accolto i ricorsi presentati dall’INPS e dall’INAIL contro una sentenza della Corte d’Appello di Torino che aveva annullato un avviso di addebito INPS e dichiarato illegittima la variazione del tasso INAIL applicato a un’azienda. Oggetto del contendere era la natura di alcune somme corrisposte al lavoratore a titolo di rimborso per spese non documentabili sostenute durante trasferte di lavoro, e la loro inclusione o meno nella retribuzione imponibile ai fini contributivi.

La Corte d’Appello aveva interpretato l’art. 51, comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 (TUIR) in senso favorevole al datore di lavoro, sostenendo che i rimborsi spese non documentabili potessero essere esclusi dalla base imponibile anche senza una descrizione analitica, entro i limiti giornalieri previsti dalla norma (originariamente Lire 30.000 per l’Italia, Lire 50.000 per l’estero). 

Tuttavia, INPS e INAIL hanno impugnato la decisione, sostenendo la necessità di una specifica descrizione analitica delle spese anche quando non sia richiesto un documento giustificativo.

2) Il principio di diritto ribadito dalla Corte

La Cassazione ha accolto i ricorsi degli enti previdenziali, confermando un principio interpretativo rigoroso dell’art. 51, comma 5 TUIR. 

Secondo la Suprema Corte, per beneficiare dell’esclusione dei rimborsi spese non documentabili dalla base imponibile previdenziale, non è sufficiente che queste rientrino nei limiti giornalieri fissati dalla norma. È invece necessario che tali rimborsi siano “analitici”, ovvero dettagliati e specificati nella loro natura, anche se non accompagnati da ricevute.

La Corte ha ricordato che la norma distingue due regimi diversi:

1. forfettario, nella prima parte del comma 5, in cui si indicano soglie di esenzione generalizzate per le indennità di trasferta;
2. analitico, nella seconda parte, che prevede l’esenzione solo per le spese effettivamente sostenute, anche se non documentabili, a patto che siano descritte puntualmente.

In particolare, si legge nell’ordinanza che la clausola “in caso di rimborso analitico delle spese...” informa tutto il periodo normativo successivo. Pertanto, l’esenzione contributiva prevista per rimborsi non documentabili si applica solo se il datore di lavoro fornisce un elenco analitico delle spese, indicando almeno la tipologia della spesa sostenuta. Questo consente un controllo formale e sostanziale sull’effettività della spesa e sul rispetto del tetto massimo giornaliero.