Spese trasferta dipendenti 2025: guida e dubbi applicativi

Dal 2025, grazie alla legge di bilancio 207/2024 le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili e i rimborsi non sono imponibili per il dipendente solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili, come bonifici, carte di credito o debito, o altre modalità elettroniche previste dalla legge. 

Ci sono delle eccezioni per gli spostamenti all'interno del Comune  e delle particolarità applicative.

 Vediamo di seguito un riepilogo  sintetico delle novità.

1) Tipologie di trasferte e condizioni

Vediamo la deducibilità rispetto alle diverse tipologie di trasferta:

Trasferte nel territorio comunale (all'interno del Comune dove si trova la sede di lavoro):

Le indennità o i rimborsi di spese sostenute nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi).

È necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori sede.

Trasferte fuori dal Comune:

Sono previste tre modalità di rimborso:

• Indennità forfettaria: Esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno (Italia) o 77,47 euro al giorno (estero). Oltre queste soglie, le somme sono imponibili.
• Rimborso misto: Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia).
• Rimborso analitico (a piè di lista): Le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non sono imponibili. Rimborsi per altre spese (es. lavanderia, telefono) sono esenti entro un limite giornaliero di 15,49 euro (Italia) o 25,82 euro (estero).

Condizioni per la deducibilità

I rimborsi analitici e forfettari delle spese di trasferta sono deducibili per il datore di lavoro solo se documentati e tracciabili.

Per trasferte nel territorio comunale, le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro importo, anche se pagate in contanti, purché siano documentate.

2) Deducibilità delle spese di trasporto pubblico di linea

Per i trasporti pubblici di linea (biglietti ferroviari, aerei di linea, autobus, tram, metropolitana, ecc.), non è obbligatorio il pagamento con strumenti tracciabili.

Questo significa che anche le spese pagate in contanti sono deducibili, purché:

• Siano documentate con ricevute o titoli di viaggio validi.
• Risultino inerenti all'attività lavorativa (legate a trasferte documentate).

Non imponibilità per i dipendenti:

Se il datore di lavoro rimborsa al dipendente i costi dei biglietti di trasporto pubblico di linea, questi non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente.

Tuttavia, è necessario conservare la documentazione per dimostrare che il dipendente ha sostenuto la spesa.

Deducibilità per l’impresa:

L’impresa può dedurre integralmente i costi per il trasporto pubblico di linea utilizzato durante trasferte di lavoro, anche se il pagamento non è avvenuto con strumenti tracciabili.

Per usufruire della deduzione, è indispensabile conservare:

• Biglietti originali.
• Documentazione interna (ad esempio, una nota spese firmata dal dipendente che attesta il motivo del viaggio).

3) Spese di trasferta 2025: riferimenti normativi e applicabilità

Le nuove disposizioni relative alla deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza sono state introdotte dall'art. 1, commi 81-83, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025). Questi articoli hanno apportato modifiche significative ai seguenti ambiti normativi:

1. Obbligo di tracciabilità per la deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza. Modifiche agli articoli del TUIR relativi a spese deducibili per imprese e lavoratori autonomi.

Leggi l'approfondimento per gli autonomi Spese di trasferta e rappresentanza novità 2025 

2. Modifiche al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, DPR 917/1986)  Art. 51, comma 5 TUIR: Regola le indennità e i rimborsi di trasferta non imponibili per i dipendenti. Aggiunta della clausola di tracciabilità per spese di trasporto (taxi e NCC) per garantirne l'esenzione fiscale.

Art. 54, comma 6-ter TUIR: Introdotto per disciplinare i rimborsi analitici addebitati ai committenti dai lavoratori autonomi.  Obbligo di tracciabilità anche per questi rimborsi.

Art. 95, comma 3-bis TUIR: Deduzione delle spese di trasferta per vitto, alloggio, trasporti non di linea solo con strumenti tracciabili.

Art. 108, comma 2 TUIR: Deduzione delle spese di rappresentanza e degli omaggi. Condizionata al pagamento con strumenti tracciabili e rispettando i limiti di deducibilità già previsti.

3. Strumenti tracciabili e riferimenti correlati

Art. 23 del DLgs 9 luglio 1997, n. 241: Identifica gli strumenti di pagamento considerati tracciabili. Include bonifici, carte di credito, debito e altri metodi elettronici.

Art. 1, comma 679 della Legge 160/2019: Utilizzato come riferimento interpretativo per definire i mezzi di pagamento tracciabili.

APPLICABILITA' 

Le disposizioni introdotte si applicano dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024:

• Imprese con esercizio coincidente con l’anno solare: applicazione a partire dal 2025.
• Rilevanza nelle dichiarazioni fiscali a partire dal modello Redditi 2026.

4) Spese di trasferta 2025: riferimenti normativi e applicabilità

Le modifiche apportate hanno sollevato qualche perplessita dal punto di vista formale  per la mancanza di coordinamento con il nuovo decreto legisativo su IRPEF IRES  che creano  problemi di legittimità rispetto allo statuto del contribuente e criticità applicative. 

• Doppia tassazione:

Le spese non tracciate vengono tassate due volte: una volta come reddito per il dipendente e un’altra volta come costo indeducibile per il datore di lavoro o committente.

Questo problema non si verifica con i rimborsi forfettari, che restano deducibili dal committente.

• Disallineamenti normativi:

Le disposizioni introdotte nella legge di Bilancio risultano incoerenti con altre norme del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (Tuir), in particolare con l’articolo 54 e il nuovo articolo 54-ter.

Le spese di trasferta per lavoratori autonomi non dovrebbero essere regolate secondo i limiti dell’articolo 95 del Tuir, destinato esclusivamente ai dipendenti.

Dalla stampa specializzata e dagli operatori  viene l'auspicio per una revisione legislativa è necessaria per evitare duplicazioni e incoerenze che penalizzano lavoratori e aziende.