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IL PROCESSO TRIBUTARIO TELEMATICO E IL CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

Il processo tributario telematico e il codice dell’amministrazione digitale

Il legame tra processo tributario telematico (PTT) e il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Le regole del documento informatico e della firma digitale

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Nella disciplina del Processo tributario telematico (PTT) hanno rilevanza talune norme del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) di cui al d.lgs. 7.3.2005, n. 82, quali le comunicazioni con la pubblica amministrazione, la validità e l’efficacia probatoria dei documenti informatici, il valore delle copie informatiche dei documenti analogici, la firma digitale e il valore giuridico della posta elettronica certificata (PEC) e della trasmissione degli atti. 

La modalità telematica, in base all’art. 5-bis, rappresenta la modalità principale di comunicazione nel rapporto cittadino-pubblica amministrazione.

La normativa di base (art. 5-bis)
  1. La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.
  2. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione, di concerto con il Ministro dello sviluppo economico e con il Ministro per la semplificazione normativa, sono adottate le modalità di attuazione del comma 1 da parte delle pubbliche amministrazioni centrali e fissati i relativi termini.
  3. AgID, anche avvalendosi degli uffici di cui all’articolo 17, provvede alla verifica dell’attuazione del comma 1 secondo le modalità e i termini indicati nel decreto di cui al comma 2.
  4. Il Governo promuove l’intesa con regioni ed enti locali in sede di Conferenza unificata per l’adozione degli indirizzi utili alla realizzazione delle finalità di cui al comma 1. 

Vediamo di seguito tutti i dettagli in merito al documento informatico ed analogico, riepiloghiamo in cosa consiste la firma digitale e le sue regole e l’invio del documento informatico a mezzo PEC.

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1) L’equiparazione tra documento informatico e documento cartaceo

L’art. 20 precisa le condizioni di validità e di efficacia dei documenti informatici che sostituiscono i documenti cartacei.

La validità del documento informatico (art. 20)

1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia dell’articolo 2702 del codice civile quando vi è apposta un firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e in equivoca, la sua riconducibilità all’autore.  In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.

1-ter. L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

1-quater. Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa, anche regolamentare, in materia di processo telematico.  

3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione dei documenti informatici, nonché quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica, sono stabilite con le Linee guida.

4.  Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.

5.  Restano ferme le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.    

5-bis. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle Linee guida.

L’equiparazione tra il documento cartaceo e il documento informatico rende operativo il processo tributario telematico (PTT), principio in base al quale derivano i seguenti effetti:

  1. il documento trasmesso in via telematica è privo di effetto se non è supportato dalla firma digitale, per cui non ha alcun effetto legale;
  2. il documento informatico deve rispettare le regole di immodificabilità e di integrità, per cui per le comunicazioni va utilizzato il file PDF/A, anche per le comunicazioni, di qualsiasi tipo, che vengono trasmesse all’amministrazione finanziaria;
  3. qualora siano assenti le condizioni indicate alle lettere a) e b), mancando la certezza dell’attribuzione del valore di legge del documento informatico che è stato inviato, il giudice valuta se sussiste il valore probatorio dell’atto che è stato ricevuto in via telematica.

Siccome è difficile provare che la propria firma digitale è stata inserita da un terzo, è opportuno provvedere alla sua adeguata custodia

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2) La copia informatica del documento analogico

Sussiste l’equivalenza tra il documento formato in modo analogico e il documento formato in via informatica, se la firma digitale è stata apposta sul documento nel formato PDF/A.

La validità è subordinata al fatto che il documento analogico trasformato in documento informatico deve contenere l’attestazione di conformità rilasciata dal difensore, che è qualificato “pubblico ufficiale” per effetto dell’art. 25-bis del d.lgs. 31.12.1992, n. 46. Tuttavia, l’assenza dell’attestazione non reca pregiudizio, fatta eccezione per il caso in cui la conformità dovesse essere espressamente disconosciuta.

              La copia informatica del documento analogico (art. 22)
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati da depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali hanno piena efficacia ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella originale.

1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione del processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida.

3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.


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3) La firma digitale

La firma digitale, che va riferita solo ed unicamente ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata, sostituisce l’apposizione di ogni forma di sigillo, punzone, timbro, contrassegno e marchio di ogni genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente. Per avere validità, al momento della sua generazione, deve essere collegata ad un certificato che non sia scaduto o sia stato revocato o sospeso.

La firma digitale (art. 24)

1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.

2. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.

4. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le Linee guida, la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare di firma digitale e del certificatore e gli eventuali limiti d’uso. Le Linee guida definiscono altresì le modalità, anche temporali, di apposizione della firma.

4-bis. L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su di un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

4.ter. le disposizioni del presente articolo si applicano anche se la firma elettronica è basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore stabilito in uno Stato non facente parte dell’Unione europea, quando ricorre una delle seguenti condizioni:

  1. il certificatore possiede i requisiti previsti dal regolamento eIDAS ed è qualificato in uno Stato membro;
  2. il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito nell’Unione europea, in possesso dei requisiti di cui al medesimo regolamento;
  3. il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in forza di un accordo bilaterale o multilaterale tra l’Unione europea e Paesi terzi o organizzazioni internazionali.


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4) La trasmissione del documento informatico

L’invio di un documento informatico a mezzo PEC non richiede il successivo invio o consegna del documento in forma cartacea.

Il valore della trasmissione (art. 45)
  1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
  2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.


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5) La posta elettronica certificata

La trasmissione del documento mediante la posta elettronica certificata (PEC) ha la valenza probatoria dell’invio a mezzo del servizio postale con raccomandata con avviso di ricevimento, per cui la ricevuta di consegna della PEC ha la stessa valenza probatoria della ricevuta di ritorno della raccomandata.

Il valore giuridico della trasmissione (art. 48)
  1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11.2.2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida.
  2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.
  3. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11.2.2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida.


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Fonte immagine: Foto di Peggy und Marco Lachmann-Anke da Pixabay
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