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COLLEGIO SINDACALE: GUIDA AGLI OBBLIGHI E AI DOVERI DEI SINDACI

Collegio sindacale: guida agli obblighi e ai doveri dei sindaci

Sindaci e poteri di controllo, operazioni straordinarie e crisi di impresa. Guida per lo svolgimento dell'incarico

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L’ebook Il Collegio Sindacale intende fornire una guida in merito agli obblighi e ai doveri dei sindaci.

Dai requisiti da rispettare per la nomina del sindaco ai principali adempimenti nati dalla recente normativa sulla Crisi d’impresa, si tratta di una guida vera e propria con un taglio anche pratico per la presenza di esempi di verbali e relazioni da redigere a cura dei sindaci.

In merito ai requisiti dei sindaci si fa particolare riferimento a quelli di professionalità e onorabilità, oltre che di indipendenza e alle cause di incompatibilità e di ineleggibilità, passando per i motivi di cessazione dell’incarico.

Si esaminano le norme di funzionamento del collegio sindacale e della tenuta del libro delle adunanze e delle deliberazioni.

Vi è poi una trattazione sui doveri dei sindaci in termini di obblighi di riservatezza e di segreto professionale oltre che sullo svolgimento dell’attività di vigilanza con particolare riferimento:

  • all’osservanza delle leggi e dello statuto, 
  • al rispetto del principio di corretta amministrazione
  • all’adeguatezza e 
  • al funzionamento dell’assetto organizzativo.

Si passano poi in rassegna i poteri di controllo dei sindaci, soffermandosi sull’attività di ispezione e sulla richiesta di informazioni all’organo amministrativo e al soggetto incaricato della revisione legale.

Vengono trattati i poteri/doveri di denuncia di fatti censurabili e di gravi irregolarità riscontrate e ci si sofferma sull’azione di responsabilità che può essere promossa dai sindaci nei confronti degli amministratori.

Sono poi esposti i principali compiti dei sindaci in caso di operazioni straordinarie e aumento o riduzione del capitale sociale fino a giungere alla trattazione delle attività da svolgere in caso di liquidazione della società.

L’autrice è la dott.ssa Antonella Quindici.

Segue un breve estratto dall’eBook in merito sia ad una panoramica dei doveri dei sindaci nell'espletamento delle loro funzioni sia all'attività di vigilanza. In particolare si approfondisce il tema della vigilanza sul rispetto del principio di corretta amministrazione

Per approfondire leggi l'ebook: Il Collegio Sindacale (eBook 2023)

1) Collegio sindacale: i doveri dei sindaci nell’espletamento delle loro funzioni

I sindaci nell'espletamento delle proprie funzioni hanno il dovere di effettuare un'attività di vigilanza molto ampia in ordine a diverse materie tra cui:

  • l'osservanza della legge e dello statuto;
  • il rispetto dei principi di corretta amministrazione;
  • le operazioni con parti correlate;
  • l'adeguatezza e il funzionamento dell'assetto organizzativo;
  • l'adeguatezza e il funzionamento del sistema di controllo interno;
  • l'adeguatezza e il funzionamento del sistema amministrativo-contabile;
  • il bilancio d'esercizio e la relazione della gestione;
  • il bilancio consolidato.

I sindaci nello svolgimento delle proprie funzioni hanno doveri di segretezza e riservatezza in merito alle informazioni di cui sono venuti a conoscenza al fine anche di evitare eventuali danni economici e patrimoniali conseguenti alla diffusione di tali informazioni.

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2) Collegio sindacale: attività di vigilanza

L'attività di vigilanza svolta dal collegio sindacale o dal sindaco unico deve essere effettuata con la diligenza professionale che viene richiesta dalla natura dell'incarico. 

Tale obbligazione è un'obbligazione di mezzi e non di risultato e viene espletata tenendo comunque conto delle dimensioni, della complessità e in generale di tutte le caratteristiche della società.

I sindaci devono identificare e valutare i rischi adoperandosi con modalità che siano adeguate rispetto alle dimensioni ed in generale alle caratteristiche dell'azienda soggetta a controllo.

Nel pianificare l'attività di vigilanza i sindaci esprimono un giudizio professionale in modo indipendente, ragionevole e informato. 

Nel caso in cui dovessero emergere significativi rischi di possibili violazioni di legge o dello statuto oppure un’inesatta applicazione dei principi di corretta amministrazione, di inadeguatezza dell'assetto organizzativo o del sistema amministrativo-contabile, i sindaci sono tenuti a richiedere l'adozione di azioni correttive.

Qualora tali azioni correttive non dovessero essere poste in essere o siano comunque valutate come insufficienti dai sindaci, allora sono i sindaci stessi ad adottare le iniziative previste per legge per la rimozione delle violazioni che sono state riscontrate.

I sindaci devono svolgere l'attività di vigilanza attraverso l'acquisizione di informazioni dagli amministratori e dai soggetti preposti al controllo interno oltre che dall'organismo di vigilanza e dal soggetto incaricato della revisione legale. L'attività di vigilanza va altresì espletata tramite le riunioni degli organi sociali e in generale attraverso operazioni di ispezione e controllo e l’analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali.

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3) Collegio sindacale: vigilanza sul rispetto del principio di corretta amministrazione

I sindaci sono tenuti a vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ovverosia sono tenuti a verificare la conformità delle scelte di gestione ai criteri generali di razionalità economica.

In particolare, i sindaci devono vigilare sull'adeguatezza delle procedure adottate al fine di regolamentare le operazioni in cui possono essere rilevanti gli interessi concorrenti o confliggenti degli amministratori

Più in generale i sindaci devono accertarsi che gli amministratori della società non compiano operazioni che siano differenti da quelle stabilite nell'oggetto sociale e nello stesso tempo devono vigilare che gli amministratori non pongano in essere operazioni imprudenti e azzardate tali da pregiudicare l'integrità del patrimonio della società.

I sindaci devono anche verificare che non vengano poste in essere operazioni finalizzate a prevaricare o a modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci.

Nel caso in cui i sindaci ravvisino delle criticità nel rispetto dei principi di corretta amministrazione possono richiedere, se lo ritengono opportuno, dei chiarimenti agli amministratori sul loro operato

Qualora il presidente o l’amministratore delegato si rifiutino di fornire gli elementi loro richiesti, i sindaci devono segnalarlo al comitato esecutivo ove esistente o al consiglio di amministrazione ovvero all'assemblea dei soci.

Significative verifiche devono essere svolte dai sindaci anche nel caso in cui la società effettui investimenti rilevanti tramite l'utilizzo di finanziamenti esterni. I sindaci possono esplicitare le proprie riserve sull'operazione posta in essere e chiederne la relativa trascrizione nel verbale del consiglio di amministrazione in tutti quei casi in cui:

  • l'operazione non sia supportata da adeguata documentazione, 
  • l'ulteriore indebitamento crei dei dubbi sulla continuità aziendale, 
  • non sia stato redatto un business plan a seguito dell'investimento finanziato.
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4) Collegio sindacale: indice

Premessa

1. Il collegio Sindacale o sindaco unico: requisiti, nomina e cessazione

1.1 Composizione del collegio sindacale

1.2 Requisiti di professionalità e onorabilità dei sindaci

1.3 Requisito di indipendenza e casi di incompatibilità

1.4 Cause di ineleggibilità

1.5 Dichiarazione di trasparenza

1.6 Accettazione dell’incarico e relativa pubblicità

1.7 Durata dell’incarico

1.8 Cause di cessazione dei sindaci

1.9 Retribuzione dei sindaci

1.10 La funzione di revisione affidata ai sindaci

1.11 Obbligo di nomina dei sindaci

1.12 Obbligo di nomina del revisore

1.13 Differenze tra sindaco e revisore

2. Il funzionamento del collegio sindacale

2.1 Norme di funzionamento del collegio sindacale

2.2 Libro delle adunanze e delle deliberazioni

2.3 Utilizzo di propri dipendenti e ausiliari

3. I doveri dei sindaci nell’espletamento delle loro funzioni

3.1 Attività di vigilanza

3.1.1 Vigilanza sull’osservanza delle leggi e dello statuto

3.1.2 Vigilanza sul rispetto del principio di corretta amministrazione

3.1.3 Vigilanza sulle operazioni con parti correlate

3.1.4 Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento dell'assetto organizzativo

3.1.5 Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno

3.1.6 Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile

3.1.7 Vigilanza sul bilancio di esercizio e sulla relazione sulla gestione

3.1.8 Vigilanza in ordine al bilancio consolidato

3.2 Obbligo di riservatezza e segreto professionale

4. I poteri di controllo dei sindaci

4.1 Attività di ispezione e controllo e richiesta di informazioni all’organo amministrativo

4.2 Scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale

4.3 Rapporti con l’Organismo di Vigilanza

4.4 Rapporti con la funzione di controllo interno

4.5 Rapporti con gli organi di controllo delle società controllate

5. I poteri/doveri di reazione dei sindaci: denuncia di fatti censurabili e gravi irregolarità

5.1 Potere di convocazione dell’assemblea dei soci

5.2 Il potere di reazione al riscontro di fatti censurabili

5.3 La denuncia ex articolo 2408 del Codice civile

5.4 La denuncia ex articolo 2409 del Codice civile

5.5 Azione di responsabilità

6. Intervento alle riunioni degli organi sociali

6.1 La partecipazione all'assemblea dei soci

6.2 La partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo

7. Pareri e proposte dei sindaci

7.1 L’approvazione della delibera di nomina per cooptazione di amministratori

7.2 La proposta motivata per la nomina del soggetto incaricato della revisione legale

7.3 Pareri in merito alle ipotesi di cessazione anticipata dell'incarico di revisione legale

7.4 Consenso per l’iscrizione nell'attivo dello Stato Patrimoniale di costi per avviamento, impianto, ampliamento e sviluppo

7.5 Parere sulla remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche

8. Attività dei sindaci nei casi di omissione e sostituzione degli amministratori della società

8.1 Attività dei sindaci in caso di omissione degli adempimenti da parte degli amministratori

8.2 Attività dei sindaci in caso di sostituzione degli adempimenti da parte degli amministratori

9. Attività dei sindaci in caso di operazioni sul capitale sociale

9.1 Attività dei sindaci in caso di aumento di capitale

9.2 Attività dei sindaci in caso di riduzione di capitale

10. Attività dei sindaci in caso di operazioni straordinarie

10.1 Attività dei sindaci in caso di trasformazioni

10.2 Attività dei sindaci in caso di fusioni e scissioni

10.3 Attività dei sindaci in caso di conferimenti e cessioni d’azienda

11. Attività dei sindaci in caso di particolari vicende societarie

11.1 Attività dei sindaci in caso di affitto d’azienda

11.2 Attività dei sindaci in caso di emissione prestiti obbligazionari e strumenti finanziari partecipativi

11.3 Attività dei sindaci in caso di finanziamenti dei soci

12. Attività dei sindaci in caso di liquidazione della società o recesso del socio

12.1 Attività dei sindaci in caso di scioglimento e liquidazione

12.2 Attività dei sindaci in caso di recesso e di esclusione del socio

12.3 Attività dei sindaci in caso di decesso del socio unico

13. Gli adempimenti per i sindaci insorgenti dalla normativa sulla Crisi d’impresa

13.1 L’obbligo di segnalazione degli organi di controllo societari

13.2 Attività di vigilanza dei sindaci per la rilevazione tempestiva della crisi

13.3 Attività di vigilanza dei sindaci in caso di adozione di un piano attestato di risanamento

13.4 Attività di vigilanza dei sindaci in caso di accordo di ristrutturazione dei debiti

13.5 Attività di vigilanza dei sindaci in caso di concordato preventivo

13.6 Attività di vigilanza dei sindaci in caso di concordato in continuità aziendale

14. Esempi di verbali e relazioni

VERBALE DI INSEDIAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE

DICHIARAZIONE DI INSUSSISTENZA DI RAGIONI DI INCOMPATIBILITÀ O INELEGGIBILITÀ PER LA NOMINA DI COMPONENTE EFFETTIVO DEL COLLEGIO SINDACALE E DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA

DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA

DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DELLA NOMINA DI SINDACO

COMUNICAZIONE DEL SINDACO AL COLLEGIO SINDACALE PER L’UTILIZZO DI DIPENDENTI ED AUSILIARI AI SENSI DELL’ART. 2403-BIS, CO. 4, C.C. 79

RELAZIONE DEL COLLEGIO SINDACALE  ALL’ASSEMBLEA DEI SOCI AI SENSI DELL’ART. 2429, COMMA 2, C.C. 80

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