Processo tributario telematico e notifiche con PEC degli atti di accertamento

Entro il 2017 si completerà l’estensione del processo tributario telematico a tutte le Commissioni tributarie italiane.

Il decreto del 15 dicembre 2016 del Direttore Generale delle Finanze ha infatti previsto che le nuove modalità telematiche dovranno essere attivate per la notifica degli atti processuali e dei ricorsi a partire dal:

– 15 febbraio 2017 per le Commissioni Tributarie presenti in Campania, Puglia e Basilicata;

–15 aprile 2017 per le Commissioni Tributarie presenti in Lazio, Lombardia e Friuli Venezia Giulia;

– 15 giugno 2017 per le Commissioni Tributarie presenti in Calabria, Sicilia e Sardegna:;

–15 luglio 2017 per le Commissioni Tributarie presenti in Marche, Val d’Aosta e Province autonome di Trento e Bolzano.

Sono questi i tempi previsti per l’attivazione su scala nazionale del PPT che ha avuto un notevole impulso nel 2016, a seguito dell’entrata in vigore dell’articolo 9, comma 1, lettera h) del D.Lgs. n. 156/2015, che ha modificato l’art. 16 del D.Lgs. n. 546/1992 - in materia di comunicazioni e notifiche -, ed ha introdotto il nuovo art. 16-bis relativo alle notifiche tramite PEC. 

L’obiettivo perseguito dal legislatore con l’introduzione della citata norma è quello di conseguire l’ampliamento dell’uso della poste elettronica certificata (Pec) per tutte le comunicazioni e notificazioni afferenti al processo tributario, sulla scorta di quanto avviene nel giudizio civile ordinario, penale ed amministrativo.

La ratio di tale modifica legislativa va ravvisata nella volontà di rivoluzionare il sistema del processo tributario sotto il profilo dell’efficienza e della celerità, favorendo un progressivo e graduale utilizzo della PEC in materia di comunicazioni alle Commissioni tributarie da parte delle parti processuali. Tale sistema, difatti, si propone come strumento di semplificazione delle procedure tecnico-amministrative e consentirà a professionisti e contribuenti di evitare la spola tra uffici, poste e segreterie di commissioni tramite il semplice utilizzo della Pec.

La nuova modalità procedurale non può tuttavia considerarsi una vera e propria innovazione.

Ed invero, la disciplina della notificazioni e comunicazioni a mezzo PEC era già prevista nella vecchia formulazione del comma 1-bis dell’art. 16, che prevedeva che le comunicazioni relative al processo tributario dovessero essere effettuate in via telematica, ai sensi di quanto disposto del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (la disciplina prevista dalla citata norma è stata poi abrogata e trasfusa nel già citato comma 1 del nuovo articolo 16-bis).

Tuttavia, le modifiche legislative risalenti al 2005 volte all’adeguamento del processo tributario alle nuove tecnologie hanno avuto una prima spinta solo con il D.M. 4 agosto 2015 - entrato in vigore il 1° dicembre 2015 -, che ha attivato le nuove modalità procedurali in fase meramente facoltativa e sperimentale nelle sole Commissioni Tributarie Provinciali e Regionali di Toscana e Umbria.

Più precisamente, alle parti processuali che hanno promosso giudizio innanzi alle sopraindicate Commissioni tributarie successivamente al 1°.12.2015, è consentito di utilizzare il sistema telematico per la notifica ed il deposito di ricorsi e appelli – previa registrazione al sistema Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SIGIT) -, nonché per il deposito degli atti e documenti successivi alla costituzione in giudizio secondo le disposizioni contenute nel D.M. n. 163/2013, e dei successivi decreti di attuazione. Allo stesso modo la parte resistente potrà utilizzare lo strumento telematico per il deposito delle controdeduzioni e degli atti successivi.

Va precisato che qualora la parte si avvalga dell’uso della modalità telematica nel procedimento di primo grado, è poi obbligata ad utilizzare tale modalità anche nell’eventuale secondo grado di giudizio.

Tali modalità sperimentali di notifica sono poi state estese nel corso del 2016 anche alle Commissioni tributarie presenti in Molise, Abruzzo, Piemonte, Liguria, Emilia-Romagna e Veneto.

Per adesso, dunque, rimarranno aperte entrambe le vie per consentire un graduale adeguamento al nuovo procedimento ma resta in ogni caso fermo l’obbligo - per chi decide di ricorrere allo strumento telematico -, di non cambiare la tecnica di processo scelta.

Nonostante i numerosi interventi normativi, il nuovo sistema ha creato nelle prime fasi della sperimentazione non pochi dubbi sulle nuove procedure che hanno portato all’emanazione della circolare operativa n. 2/DF dell’11 maggio 2016, con la quale il Dipartimento delle Finanze ha diffuso le linee guida sull’attuazione del processo tributario telematico.

In primo luogo occorre precisare che al S.I.Gi.T. potranno accedere soltanto i seguenti soggetti: i giudici tributari, le parti, i procuratori e i difensori, il personale abilitato delle segreterie delle Commissioni tributarie, i consulenti tecnici e gli altri soggetti di cui all’art. 7 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546. Le parti, i loro procuratori e difensori, nonché consulenti ed organi tecnici potranno accedere alle sole informazioni contenute nei fascicoli di procedimenti in cui sono costituiti o svolgono attività di consulenza.

Di seguito si riporta una sintesi dei principali chiarimenti contenuti nella circolare che si pone come strumento operativo indispensabile per gli operatori del settore.

1) Breve Guida al processo tributario telematico

Registrazione e accesso al processo tributario telematico (PPT)

Le parti processuali per poter usufruire della procedura telematica devono registrarsi sul portale della giustizia tributaria (www.giustiziatributaria.gov.it) ed ottenere le credenziali (User ID e password) di accesso con il quale è possibile consultare il fascicolo processuale informatico. Per l’autenticazione della registrazione sarà necessario inserire i dati sensibili richiesti dal sistema, è inoltre richiesto il possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) e di una firma digitale valida.

Assistenza tecnica e Formato degli atti

L’art. 12 del D. lgs. n. 546/1992 ha sancito l’obbligo per la parte di avvalersi di un difensore nelle cause aventi valore superiore al limite di 3.000 euro. L’applicazione di tale disposizione comporta alcuni chiarimenti:

- nel caso in cui il ricorrente sia sprovvisto di firma digitale, la procura sarà rilasciata su un atto separato dall’atto principale con firma autografa, autenticata dal difensore. Tale atto dovrà essere scansionato dal difensore, firmato digitalmente ed allegato al ricorso o all’appello;

- nel caso in cui il ricorrente sia in possesso della firma digitale è sua facoltà firmare digitalmente la procura predisposta dal difensore alla stregua della disciplina prevista per il processo civile telematico.

L’art. 10 del D.M. 4 agosto 2015 dispone che gli atti processuali (ricorso, appello, controdeduzioni ecc…), per poter essere elaborati dal sistema devono essere predisposti in formato PDF/A-1° o PDF/a-1b, il medesimo formato deve essere utilizzato altresì per gli allegati.

Non è consentito trasmettere file in formati compressi come ad esempio file.zip o file.rar.

Notificazione e costituzioni in giudizio

Ai fini della notifica del ricorso o dell’appello, il nuovo art. 16–bis, comma 3 del D. Lgs. 546/1992, dispone che questa avvenga all’indirizzo di posta elettronica certificata e più precisamente:

· per i professionisti iscritti in albi od elenchi, deve essere quello comunicato ai rispettivi ordini e collegi;

· per i difensori abilitati all’assistenza tecnica dinanzi alle Commissioni tributarie deve coincidere con quello rilasciato da un gestore in conformità alla normativa vigente;

· per le società e le imprese individuali iscritte nel registro delle imprese, deve coincidere con quello comunicato al momento dell’iscrizione, pubblicato nell’INI-PEC;

· per gli enti impositori è quello pubblicato nell’IPA.

A seguito della trasmissione degli atti, il PPT procede ad una serie di controlli automatizzati  per verificare l’assenza di virus, validità della firma digitale e validità del formato al termine del quale consentirà o meno l’acquisizione degli atti certificando l’avvenuto perfezionamento dell’iscrizione a ruolo del ricorso o dell’appello o del deposito di altri atti.

La ricevuta di accettazione viene quindi inserita nel fascicolo informatico del soggetto destinatario della PEC (ricorrente, resistente, ufficio o terzo).

Si ricorda, peraltro, chele modalità tecniche di pagamento del contributo unificato e degli altri diritti e spese sono effettuate in base al valore dell’atto impugnato - dichiarato ai sensi dell’art. 12, comma 5, D Lgs. n. 546/1992 -,secondo le modalità tecniche operative stabilite dal D.M. 4 agosto 2015, che prevede la compilazione di un’apposita schermata all’interno della quale la parte deve inserire il valore della controversia e la modalità prescelta per il versamento.

Perfezionamento delle notifiche

Anche con riferimento al processo tributario telematico il momento di perfezionamento delle notifiche e delle comunicazioni è differenziato per il mittente ed il destinatario. Ai fini del computo dei termini processuali, la notifica effettuata tramite Pec si intende perfezionata:

- per il mittente alla data in cui la comunicazione/notificazione è stata inviata al proprio gestore, attestata dalla ricevuta di accettazione;

- per il destinatario alla data in cui la comunicazione/notificazione è resa disponibile nella propria casella PEC, indicata nel ricorso o nel primo atto difensivo.

In buona sostanza il deposito telematico si intende effettuato al momento in cui il PPT rilascia la ricevuta di accettazione, sempre che i file abbiano superato i controlli previsti.

A seguito del rilascio della citata ricevuta di accettazione, sarà inviata una successiva comunicazione a conferma della validità dell’operazione di deposito che attribuirà l’R.G.R. (numero di registro identificativo del deposito del ricorso in primo grado) o l’R.G.A. (numero di registro identificativo del deposito del ricorso in appello).

Formazione del fascicolo informatico

Il fascicolo informatico è costituito dagli atti processuali e dagli allegati depositati tramite il PPT e raccoglie, inoltre, tutte le ricevute di PEC e di messaggi di sistema. Il fascicolo informatico è costituito dalle seguenti quattro cartelle:

-          fascicolo del ricorrente (contiene gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema al soggetto che ha sollevato il giudizio);

-          fascicolo del resistente (contiene gli atti processuali, allegati e le ricevute rilasciate dal sistema della parte resistente);

-          fascicolo d’ufficio (contiene tutti i provvedimenti giurisdizionali adottati dalla Commissione tributaria adita e le comunicazioni inviate alle parti processuali gestito dal personale della Commissione).

2) La notifica degli atti di accertamento tramite PEC dal 1 luglio 2017

Da ultimo, occorre rilevare che le novità legislative relative all’informatizzazione del processo tributario investono anche le modalità di notificazione degli atti di accertamento emessi dall’Amministrazione Finanziaria.

E’ questa una delle novità più importanti introdotte dal D.L. n. 193/2016 che, attraverso l’art. 7-quater, ha integrato l’art. 60 del D.P.R. n. 600/73 - in tema di notificazione degli atti di accertamento emessi dall’Autorità finanziaria -, che entrerà in vigore a partire dal 1°luglio 2017.

Con tale norma, il Legislatore ha previsto che la notificazione degli avvisi e degli altri atti che per legge devono essere notificati alle imprese individuali o costituite in forma societaria e ai professionisti iscritti in albi o elenchi istituiti con legge dello Stato, può essere effettuata direttamente dal competente ufficio con le modalità previste dal regolamento di cui al D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, a mezzo PEC, all’indirizzo del destinatario risultante dall’indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC).

La norma prevede inoltre che, nel caso in cui la casella di posta risulti satura, l’ufficio debba effettuare un secondo tentativo di consegna decorsi almeno 7 giorni dal primo invio.

Se anche a seguito del secondo tentativo la casella di posta risulti satura o non valida, la notificazione deve essere eseguita mediante deposito telematico dell’atto nell’area riservata del sito internet della società “InfoCamere Scpa” e pubblicazione, entro il 2° giorno successivo a quello di deposito, del relativo avviso nello stesso sito per la durata di 15 giorni. L’ufficio inoltre dovrà dare notizia al destinatario dell’avvenuta notificazione dell’atto a mezzo di lettera raccomandata, senza ulteriori adempimenti a proprio carico.

La nuova disposizione normativa prevede, inoltre, che la notificazione di intende perfezionata per il notificante al momento il cui il suo gestore di casella di posta elettronica certificata gli trasmette la ricevuta di accettazione che certifica l’invio del messaggio.

Per i soggetti non obbligati per legge ad avere un indirizzo di posta elettronica certificata da inserire nell’INI-PEC, la notificazione può essere eseguita a coloro che ne facciano richiesta, all’indirizzo di PEC di cui sono intestatari. In tale ipotesi, l’indirizzo dichiarato nella richiesta ha effetto, ai fini della notificazione, dal quinto giorno libero successivo a quello in cui l’ufficio attesta la ricezione della richiesta stessa.

Nel caso in cui la casella di posta elettronica del contribuente risulti satura, l’ufficio effettua un secondo tentativo di consegna decorsi almeno 7 giorni dal primo invio.

Se anche a seguito di tale tentativo la casella di posta elettronica risulta satura o non valida, si applicano le disposizioni previste in materia di notificazione degli avvisi e degli altri atti che per legge devono essere notificati al contribuente.

Le novità introdotte dal decreto fiscale collegato alla legge di Bilancio 2017 prevedono dunque un allineamento delle modalità di notifica degli avvisi di accertamento a quelle attualmente previste per le cartelle esattoriali. Anche per le notifiche nei confronti di imprese e professionisti, tuttavia, tale modalità di notifica rappresenterà una mera possibilità per gli enti impositori e non un obbligo, come invece previsto per le cartelle esattoriali.