Il Sistema di Interscambio, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al soggetto destinatario. Questa piccola attività di controllo è finalizzata a:
- ridurre gli errori in fase di elaborazione
- fare da filtro per il soggetto ricevente per prevenire, da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso, e per accelerare, dall’altro, eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione-pagamento.
Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario della fattura. I controlli eseguiti riguardano:
- nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
- dimensioni del file;
- integrità del documento;
- autenticità del certificato di firma;
- conformità del formato fattura;
- coerenza e validità del contenuto della fattura;
- unicità della fattura;
- recapitabilità della fattura.
Per quanto riguarda l’ultimo punto, il SdI verifica il codice identificativo o l’indirizzo Pec del destinatario. Questi due elementi, alternativi tra loro, sono essenziali ai fini del corretto recapito della fattura. Nel caso in cui non si possegga alcuno dei due dati necessari, il campo può essere compilato con l’apposizione di sette zeri e in questo caso la fattura non verrà recapitata direttamente al destinatario ma verrà resa disponibile nella sua aria riservata presso il sito dell’Agenzia delle Entrate (individuata attraverso il numero di P.I o C.F). Pare opportuno specificare che l’area riservata viene utilizzata come “area di deposito” della fattura, anche qualora non sia stato possibile recapitarla al destinatario per cause non imputabili all’emittente, come ad esempio nel caso in cui l’indirizzo Pec sia stato indicati correttamente nel corpo della fattura elettronica ma la casella Pec non sia più valida o risulti essere piena; in questo caso verrà informato il soggetto emittente che dovrà dare notizia al destinatario, attraverso i canali solitamente utilizzati, che la fattura in oggetto è disponibile presso l’aria riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Altro controllo essenziale che viene fatto dal SdI è quello che riguarda i codici fiscali e le partite IVA relative ai soggetti trasmittente, cedente/prestatore, cessionario/committente, rappresentante fiscale, attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe tributaria. Qualora la partita iva fosse inesistente il file viene scartato automaticamente, nel caso in cui invece sia cessata il SdI provvede a darne notizia all’emittente. Nelle specifiche tecniche viene inoltre specificato che il controllo non viene effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere.
Se l’esito di tutti questi controlli è positivo il file della fattura elettronica viene trasmesso al destinatario e la corrispondente notifica inviata al soggetto emittente. Qualora invece vi siano delle irregolarità viene emessa una notifica di scarto e la fattura può essere reinviata entro 5 giorni effettivi (non lavorativi) con lo stesso numero fattura e la stessa data.
