Su queste pagine ho già avuto modo di affrontare il tema della conservazione a norma e della sua rilevanza (Conservazione digitale a norma: cosa sapere per evitare errori e sanzioni).
Con questo contributo vorrei entrare ancora di più nel dettaglio, analizzando uno degli elementi fondamentali del processo di conservazione: il Manuale della conservazione.
Si tratta di uno strumento spesso sottovalutato, perché tale processo viene di frequente affidato a un partner tecnologico di studio. Eppure, è un elemento essenziale e l’unico documento che il Responsabile della conservazione non può delegare.
La sua corretta tenuta rappresenta il vero cardine dell’intero processo di conservazione.
L’attuale disciplina del Manuale della conservazione è il risultato di un percorso normativo che ha visto il susseguirsi di regole diverse.
Inizialmente, con il DPCM 3 dicembre 2013, la redazione del Manuale era inquadrata in maniera rigida, con prescrizioni formali precise: si trattava di un documento vincolante, che fissava puntualmente modalità di redazione e contenuti minimi obbligatori.
Con le successive Linee guida AgID (2020, efficaci dal 2022) si è passati a un approccio più flessibile ma anche più stringente sul punto della responsabilità: il Responsabile della conservazione (RdC) può affidare a terzi lo svolgimento tecnico del processo, ma resta sempre l’unico responsabile della redazione e dell’aggiornamento del Manuale.
In parallelo, il CAD (articoli 43 e 44) ha rafforzato l’obbligo di dimostrare autenticità, integrità e reperibilità dei documenti, mentre il Regolamento eIDAS (UE 910/2014) ha dato il quadro europeo per firme qualificate, marche temporali e servizi fiduciari che il Manuale deve descrivere in modo coerente.
In sintesi, il Manuale è oggi riconosciuto come la chiave di volta dell’intero sistema di conservazione, insostituibile e non delegabile.
Per approfondire il contenuto e la gestione del Manuale leggi l'articolo di Stefano Dovier su Blastonline.it
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