Domanda e Risposta Pubblicato il 09/03/2015

Qual è il trattamento fiscale di indennità /rimborsi spese di trasferta?

Il trattamento fiscale delle spese di trasferta dei dipendenti dipende dal luogo di trasferta e dall'importo riconosciuto

Le indennità per trasferta possono essere compensi o rimborsi spese.  Di norma ciò è regolamentato dal Contratto Collettivo di lavoro . Si parla di rimborso spese,  e non di compenso o corrispettivo , quando le somme erogate dal datore di lavoro al dipendente, collaboratore o amministratore hanno lo scopo di restituire quanto anticipato in nome e per conto del datore stesso. L'indennità può avere anche una valenza di compenso integrativo nel caso di trasferta all'estero particolarmente onerosa per il dipendente non solo dal punto di vista economico ma umano e sociale.
La differenza tra la natura retributiva o risarcitoria dell’indennità di trasferta non è di poco conto, dal momento che la legge - art. 51, c. 5 e 6 del D.P.R. n. 917/86 - prevede un diverso trattamento fiscale e contributivo da applicare alle somme corrisposte ai lavoratori inviati in trasferta, a seconda che si tratti di compensi o rimborsi spese.
Parliamo di rimborso spese, in generale, quando coesistono queste specifiche condizioni:
- reintegro patrimoniale;
- restituzione da parte del datore di lavoro di quanto è stato speso (anticipato) dal dipendente, collabo ratore o amministratore, in nome, per conto e nell’interesse del datore o committente stesso.
I rimborsi spese non hanno natura retributiva e quindi non incidono su altri elementi della retribuzione quali ad esempio TFR e non sono assoggettati, come vedremo più avanti, a contributi previdenziali.
Nel caso di trasferte, situazione in cui più frequentemente il datore di lavoro ha la necessità di effettuare rimborsi spese al proprio dipendente/collaboratore, secondo quanto previsto dall’art. 51, comma 5 del d.P.R. 917/1986, i rimborsi possono essere così classificati:
- rimborsi analitici o a piè di lista;
- forfettari o indennità;
- in forma mista (ovvero parte rappresentata da rimborsi analitici e parte da rimborsi forfettari).

1. Rimborsi analitici o a piè di lista:  rimborso completo di tutte le spese sostenute dal dipendente/collaboratore/amministratore in nome e per conto dell’azienda e regolarmente documentate.
La conservazione dei documenti è a pena di deducibilità dei costi per il datore di lavoro . La documentazione dovrà essere conservata dal datore di lavoro (c.m. 16 luglio 1988, n. 188/E) e tale disposizione si applica anche per le trasferte all’estero.
La documentazione delle spese sostenute può essere rappresentata da scontrini fiscali, fatture, ricevu te fiscali (vitto e alloggio), biglietti mezzi pubblici, biglietti aerei o del treno (trasporto effettuato non con mezzi propri), carta carburante, ecc.
Le spese marginali, quali possono essere per esempio le spese di lavanderia, telefono, parcheggio, pedaggio autostradale) sono  rimborsate e non costituiscono  reddito, ancorché non documentate, nei seguenti limiti:
 - € 15,49 al giorno per le trasferte effettuate in Italia;
- € 25,82 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
Proprio per la natura di rimborso di sole spese documentate, il rimborso a piè di lista non costituisce per il dipendente/collaboratore/amministratore reddito imponibile fiscale e pertanto non va neppure assoggettato a ritenuta d’acconto.
Nel caso in cui per lo svolgimento della trasferta il dipendente/collaboratore/amministratore sia stato autorizzato all’uso dell’auto personale  avrà diritto al rimborso chilometrico secondo le tariffe ACI in relazione alle caratteristiche della propria autovettura (aggiornate annualmente entro il 30 novembre con pubblicazione entro il 31 dicembre di ogni anno) .
Il  rimborso analitico delle spese documentate sostenute è invece imponibile  qualora la trasferta sia svolta nell’ambito dello stesso Comune del luogo abituale  di lavoro
2.  Rimborsi forfettari o indennità: i rimborsi forfettari costituiscono la forma più semplice con il quale il datore di lavoro può corrispondere ai propri dipendenti o collaboratori o amministratori un indennizzo  per le spese sostenute per vitto e alloggio.
Proprio in quanto forfettario non è previsto l’obbligo di produrre e conservare alcuna documentazione che attesti l’effettivo ammontare di costi sostenuti.
Affinché i rimborsi forfettari siano da considerarsi esclusi dall’imposizione fiscale e contributiva è necessario che gli importi corrisposti rispettino alcuni limiti, ovvero:
- € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
- € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
Qualora rispetto a questi limiti il datore di lavoro voglia riconoscere al proprio dipendente, collaborato re o amministratore somme aggiuntive, l’eccedenza sarà considerata imponibile.
3. Rimborso misto
I predetti limiti , ai fini della tassazione,  sono ridotti :
  • di 1/3 se viene fornito gratuitamente il vitto o l’alloggio; portando così la diaria a € 30,99 se fuori dal Comune del luogo ordinario di lavoro, ma all’interno dello Stato italiano e a € 51,65 all’estero;
  •  di 2/3 se viene fornito gratuitamente sia il vitto che l’alloggio portando così la diaria a € 15,49 se fuori dal Comune del luogo di lavoro ma all’interno dello Stato italiano e a € 25,82 all’estero.
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Commenti

Ho una Ditta individuale, registrata a Ravenna, sto lavorano a Milano. Posso emettere una ricevuta per il rimborso forfettario per il vitto di € 46,48 al giorno?

Commento di Harold Cozine (15:03 del 30/07/2015)

No i rimborsi spese forfettari sono previsti solo per i dipendenti e gli amministratori.

Risposta di Luigia Lumia (08:47 del 18/11/2015) al commento di Harold Cozine

Salve, sono un dipendente con CCNL del commercio e vorrei sapere cosa mi spetta per una trasferta corta avventa nell'arco di una giornata per un tragitto complessivo di circa 300 km dal luogo abituale di lavoro. Grazie per i chiarimenti

Commento di Angelo Ardillo (11:00 del 13/10/2015)

Angelo, le trasferte devono essere retribuite come da contratto e cioè viene inserita in busta una diaria non inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione di fatto; qualora non vi sia pernottamento fuori sede la diaria è ridotta di un terzo. L'importo va poi correttamente tassato come scritto nell'articolo. saluti

Commento di alessandro (23:52 del 17/11/2015)

I dati che lei indica non sono sufficienti per la risposta. Non dice se la società lo ha autorizzato all'uso del suo mezzo (in questo caso per il rimborso potrebbe utilizzare le tariffe ACI) o se invece ha preso il treno (in questo caso il rimborso sarà analitico)

Commento di Luigia Lumia (08:51 del 18/11/2015)

c'è anche da precisare che i rimborsi sono una cosa e le indennità di trasferta altra cosa. le spese vanno sempre ristorate al dipendente al quale spetta in più l'indennità di trasferta.

Commento di alessandro (15:35 del 23/11/2015)

Sono un amministratore di una srl . Posso emettere una ricevuta per il rimborso forfettario di una trasferta o più all'estero per 77 € al giorno?. Esiste un limite di trasferte? che documentazione devo conservare?

Commento di Denis (16:45 del 01/12/2015)

Buongiorno sono un operaio metalmeccanico e sono in trasferta per una settimana a circa 400km da casa e sede principale di lavoro. Mi pagano pernottamento pranzo e cena. Ma come retribuzione netta mi danno 10€ al giorno per stare fuori in trasferta. E' un prezzo normale? a me sembra misero e fuori norma.

Commento di Andreas (13:32 del 19/12/2015)

salve, vorrei sapere se un'azienda che manda in una città diversa dalla propria sede (trasferta) può negare l'indennità. E se lo fa cosa bisogna fare per non andare in corso ad una vertenza e/o ad una eventuale dimissione? saluti. p.s. sono facente parte delle categorie protette

Commento di Francesca (11:11 del 24/12/2015)

Buongiorno, sono una commessa impiegata ccnl 4 livello e la mia azienda vuole mandarmi a lavorare saltuariamente a Milano, dove ha aperto un nuovo negozio, da Genova , per 7 ore di lavoro esco di casa alle 6,50 e rientro alle 23 perché mi sposto con il treno fuori comune,possono obbligarmi a stare fuori così tanto tempo? Inoltre cosa mi spetterebbe anche il vitto? Grazie mille

Commento di Alice (10:10 del 13/01/2016)

Salve sono titolare ed amministratore di una sas. E' corretto portare in deduzione il rimborso forfettario di €.46,48.Grazie

Commento di Mirko (19:51 del 13/01/2016)

Se il dipendente ha un incontro lavorativo nel comune della sede legale, le spese di parcheggio sono deducibile?

Commento di Zwei Timmy (11:52 del 26/01/2016)

Buonasera, sono stagista presso una grossa società di consulenza finanziaria e percepisco 1000 € al mese di rimborso spese, lordi. Quanto sono netti? Il mio è un contratto di progetto a formazione credo.

Commento di Jona (20:21 del 28/01/2016)

Salve, C'è un limite massimo entro cui portare le spese di trasferta ed ottenere i rimborsi? Bisogna farlo di mese in mese? Ho un anno di tempo? Quanto? Grazie

Commento di Federico (08:37 del 29/01/2016)

Buongiorno,lavoro come venditore in un azienda di meno di 10 dipendenti,devo andare a Bologna per un corso di presentazione di nuovi prodotti,dormirò fuori una notte,vitto e alloggio e spese di trasferta sono a carico dell'azienda,vorrei sapere se ho diritto all'indennità e quanto mi spetta.grazie e cordiali saluti

Commento di vincenzo bottari (12:10 del 10/02/2016)

Io lavoro presso una cooperativa per il lavoro nelle vigne. Mi hanno assunto per 4 mesi, la cooperativa mi hanno obbligato di portare la mia macchina, portando altri lavoratori nel posto di lavoro(distanza fino a 40 km dalla mia abitazione). Siccome, c'è sempre la variabilità in che luogo lavorare, ho chiesto per la trasferta sapendo che danno 5 euro di rimborso per chi è automunita, la responsabile mi dice che non sia possibile, essendo un nuovo assunto. È normale che sia così, una regola aziendale? La trasferta verrà dato solo a chi è già lavoratore da anni e non ai nuovi? Grazie mille in annticipo a chi mi risponde

Commento di eda (19:05 del 13/03/2016)

salve io sono di arezzo e lavoro x una ditta di pulizie con contratto ccnl pulizie artigianato 3°livrello attualmente mi stanno mandando a lavorare fuori comune a 55 km con spese di benzina e di autostrada circa 17 euro al giorno senza pasto che pago da sola vorrei sapere se ho diritto x i rimborsi e se comunque li devo anticipare grazie attendo vostra risposta ...tragitto da arezzo a chianciano terme tutti i giorni

Commento di lorenza (15:10 del 25/03/2016)

Buongiorno sono il direttore di un ristorante sito in milano e abito in provincia di monza. Sono regolarmente assunto con ccnl 10167. Ho chiesto a mio datore di lavoro il rimborso delle spese di viaggio che sostengo tutti i giorni per venire al lavoro attualmente già mi riconosce una parte riconducibile al costo dell'area c per ingresso in centro e quantificabile a 5 euro al giorno nei giorni in cui questa è in vigore. Come si può procedere?

Commento di Alan (21:59 del 29/03/2016)

Buongiorno, i rimborsi spese ad amministratori, dipendenti e collaboratori vanno inseriti nello spesometro? Grazie.

Commento di Bruno (08:12 del 10/04/2016)

Salve, sono una dipendente del contratto del commercio. La mia azienda mi ha sempre pagato 17 euro di indennità a notte per trasferta all'estero e nulla in caso di trasferta in italia. Siccome è decisamente inferiore al doppio della retribuzione ordinaria, come mi suggerisce di comportarmi? Grazie.

Commento di Maria (14:20 del 12/04/2016)

Salve,ho la possibbilitá di essere assunto con contratto part time a tempo indeterminato, dovrei fare anche alcuni periodi all'estero , trasferta pagata oltre vitto e alloggio...ma il consulte del lavoro mi dice che nn si puó...presumo per le spese da scaricare...ma vi chiedo é mai possibbile con tutta la crisisi di lavoro nn é possibbile assumere?? Grazie mille.

Commento di Stefano (20:51 del 20/04/2016)

Salve, La mia sede e' in Italia ma viaggio spesso all' estero per missioni di lavoro. Di solito pago tutto (vitto, alloggio, treni, a volte aerei..etc) io e dopo chiedo il rimborso spese documentate. Sulla mia busta paga trovo sotto la voce " competenze", la somma del rimborso e il totale lordo aumenta con carico questo rimborso. Vorrei chiedere se alla fine questo rimborso viene tassato dal momento in qui lo trovo sulla busta paga.

Grazie

Commento di Costantino (09:24 del 01/06/2016)

Rientra nel caso uno dell'articolo. Il rimborso spese analitico non diventa mai reddito, anche se inidcato in busta paga.

Risposta di Luigia Lumia (21:09 del 01/06/2016) al commento di Costantino

Buonasera, ho lo stesso dubbio qui espresso. Come posso controllare che il rimborso a pié di lista non venga tassato nelle competenze? rientra nel reddito e a prima vista sembra tassato con il monte ore lavorato.

Scrivo perché ho dubbi sulla efficienza dello studio paghe cui il mio ufficio si appoggia. Grazie mille

Risposta di michele (19:40 del 28/03/2017) al commento di Luigia Lumia

Buongiorno, la mia sede di lavoro é Ferrara ma nel mese di settembre lavorerò in trasferta a Reggio emilia(mio luogo di residenza), l'azienda in trasferta ci ha sempre pagato 12€ di trasferta e pagato vitto e alloggio...dato che, ovviamente, dormirò a casa mia spetta comunque una parte di rimborso per vitto ed alloggio?l'azienda risparmia perché uso casa mia ma non mi sembra corretto non riconoscermi neanche un po' di rimborso

Commento di domenico (09:28 del 18/08/2016)

Salve, Sono un consulente con contratto commercio 3° livello. La mia azienda mi manda spesso in trasferte a lungo raggio sempre in Italia presso il committente e durano minimo una settimana. Biglietti aerei, residence vengono pagati dall'azienda, in più ho un limite di rimborso giornaliero di 20€ sulle spese documentate. Vi chiedo se oltre a questo ho diritto a indennità o altro, perché in questo modo in pratica non guadagno niente andando in trasferta, anzi spesso ci perdo dato che è facile sforare 20€ giornalieri. In più sabato e domenica sono sottratti alla famiglia non per scelta mia. Posso inoltre rifiutare di andare in trasferta?

Commento di Ernesto (19:34 del 29/08/2016)

Ciao! io ho un contratto part time a 20 ore secondo livello commercio. Ultimamnete spesso mi si obbliga a trasferte. La sede è a Roma. Stata spesso 2 gg in Nord a Italia (partenza all' Alba rientro il giorno dopo la sera), estero (Belgio due giorni, Croazia dalla mattina alla sera e dovrò andare anche a Bucarest partenza h 18 e rientro alle 18 del giorno dopo). Spese di trasporto e vitto sono fatturate direttamente all' azienda. Ma come calcolo l ammontare della trasferta, il valore intendo? Dovrei percepire il doppio quando vado all' estero ma.. avendo un part time? lavoro molte più ore delle 4 previste dal mio contratto. E quando parto alle 18 e torno alle 18 del giorno dopo? Non riesco a capire cosa mi spetta. il doppio del doppio del valore delle mie 4 h giornaliere? grazie mille.

Commento di Sara Terreni (08:57 del 22/10/2016)

Salve sono un operai metalmeccanico a contratto a tempo indeterminato di un'azienda di Benevento, mi hanno assunto su un cantiere a Bologna a lavorare,mi devono la trasferta? Perché non mi esce in busta paga? Vi prego rispondetemi

Commento di Mario (16:17 del 25/10/2016)

Buonasera. spero qualcuno risponda a questa mia. Sono dipendente commercio e nel mese di settembre il datore di lavoro mi ha mandato in trasferta all'estero per 14 giorni. al ritorno ho scoperto che non mi è stata conferita alcuna indennità, avevo comunque pagate le spese viaggio e vitto/alloggio. Tralaltro mi ha detto che anche le ore di viaggio (20 ore all'andata e 30 al ritorno) non devono essere pagate. Possibile che vengo spedito all'estero e prendo come se lavorassi sotto casa? Grazie

Commento di Maz (19:08 del 22/11/2016)

salve sono un lavoratore del settore metalmecanico,eletricista,abiamo il lavoro a torino,ma la sede legale de la ditta e esine(bs) e io abitto a cremona,volevo chiedere il nostro capo deve pagare il viaggio?o no?e ci da 16euro di transferta,grazie mille

Commento di constantin (10:54 del 27/02/2017)

Salve,c'è un tempo massimo a livello giuridico per la presentazione delle spese pie' di lista da presentare ad un'azienda?

Commento di Dylan (23:33 del 23/03/2017)

Amministratore di società di Ingegneria (srl), titolare di partita IVA come ingegnere, percepisce dalla Società solo indennità di trasferta per l'attività di amministratore della società e fattura regolarmente sia alla società che a clienti propri compensi per l'attività libero professionale. Le indennità di trasferta percepite dalla Società di Ingegneria rimangono esenti da imposte in capo al libero professionista? o divengono reddito imponibile?

Commento di Anna (12:10 del 01/05/2017)

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