Commercialisti: cosa fare quando il cliente scompare?

Nell’ambito della gestione delle criticità con i clienti (storici o meno), un problema che viene spesso lamentato da tanti colleghi è il comportamento da tenere quando un cliente diventa irreperibile, senza lasciare possibilità e modi di essere rintracciato.

In particolare, le domande sono le seguenti:

1. devo continuare a svolgere le mie prestazioni?
2. per quanto tempo devo conservare la documentazione che lo riguarda, se non viene nemmeno a ritirarla?
3. come faccio se nel cassetto fiscale mio risulto ancora depositario delle sue scritture contabili?

1) Cosa fare

In merito alla domanda 1), non c'è dubbio che le prestazioni vadano perlomeno sospese a seguito della irreperibilità del cliente. Al riguardo sarebbe decisamente opportuno inviare tale comunicazione al domicilio digitale indicato nel mandato.

In merito alla domanda 2), la risposta è che (purtroppo) la documentazione deve essere obbligatoriamente conservata nel termine civilistico decennale previsto. Prima di tale termine, infatti, l'eliminazione dei documenti si ritiene troppo rischiosa per il commercialista.

In riferimento alla domanda 3), la risposta è diversa a seconda che il cliente poi irreperibile abbia comunicato la revoca dell'incarico oppure no.

Nel caso in cui infatti non ci sia alcuna revoca, ma egli si sia limitato semplicemente a scomparire, il commercialista non potrà certo affermare che non è più depositario, sicché nulla potrà fare, almeno fin quando, come detto al punto 2) si compia il decennio obbligatorio di conservazione dei documenti.

Se invece il cliente ha formalizzato la revoca, e poi è divenuto irreperibile (per il commercialista) soccorre una nuova norma che appunto disciplina il caso in cui il contribuente rimanga inerte a seguito della cessazione del depositario delle scritture contabili.

2) La comunicazione all’Agenzia delle Entrate

La norma prevede che se il contribuente non provvede entro trenta giorni alla suddetta dichiarazione in caso di cessazione del relativo incarico, il depositario avviserà il contribuente, mediante PEC, che comunicherà all’Agenzia delle entrate tale cessazione. Il depositario, assolto l’onere comunicativo di cui al precedente periodo, entro i successivi sessanta giorni potrà poi provvedere all’invio di tale comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Esemplificando, se in data 20 gennaio il cliente A revoca il mandato al consulente B, il cliente A ha l’obbligo di comunicare la variazione dati (del depositario delle scritture) entro il 19 febbraio (mediante il classico modello AA9/12 e AA7/10).

Nel caso in cui il contribuente non lo faccia, B dovrà avvisare A mediante PEC o raccomandata, entro il 19 aprile, che comunicherà la cessazione; B potrà effettuare la comunicazione sempre entro il 19 aprile. In sostanza, sia l’avviso sia la comunicazione andranno fatte entro i 60 giorni successivi ai trenta a disposizione del cliente per comunicare autonomamente la cessazione dell’incarico.

Un’alternativa valida è poi quella di informare l’agenzia mediante una PEC nella quale si comunica l’avvenuta cessazione del rapporto di depositario delle scritture.

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