Domanda e Risposta Pubblicato il 16/11/2018

Deleghe fatturazione elettronica: come vanno conservate?

modulo deleghe conferimento e revoca

Invio massivo, invio puntuale: ecco quali sono le regole del Registro cronologico delle deleghe ricevute prima e dopo il 5.11.2018

Come devono essere conservate le deleghe che gli intermediari hanno ottenuto dai clienti per i servizi connessi alla fatturazione elettronica? Il Provvedimento del 5 novembre 2018 ha introdotto un nuovo obbligo a carico degli operatori disponendo che gli intermediari delegati che hanno trasmesso all’Agenzia delle Entrate – tramite l’invio massivo, puntuale o tramite PEC - le deleghe cartacee ricevute, devono innanzitutto conservare l’originale dei moduli di delega e le copie dei documenti di identità dei deleganti per almeno 10 anni.
Attenzione va prestata acnche al fatto che il Provvedimento rende necessario nominare uno o più responsabili per la gestione dei suddetti moduli.

Nel caso di ricezione dei moduli in formato elettronico (es. PDF firmato digitalmente dal delegante) la conservazione deve essere effettuata nel rispetto delle regole tecniche e delle linee guida del D.Lgs. n. 82 del 2005.
I moduli acquisiti dovranno essere numerati e annotati giornalmente in un apposito registro cronologico contenente i seguenti dati:

DATI ESSENZIALI REGISTRO DELLE DELEGHE

numero progressivo della delega/revoca;

data della delega/revoca

codice fiscale del contribuente delegante

dati anagrafici/denominazione del contribuente delegante

estremi del documento di identità del sottoscrittore della delega/revoca.

Alcuni chiarimenti sul tema sono stati forniti successivamente dalla stessa Agenzia delle Entrate che ha risolto alcuni dubbi in merito ai modelli di deleghe per l'utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica sottoscritte con il modello disponibile prima del 5 novembre, data di uscita del Provvedimento in commento. Tali deleghe vanno annotate nel registro cronologico pertanto se è stato depositato presso un ufficio nel registro cronologico si potrà indicare:

  • l'annotazione del numero dell'ufficio presso cui è depositata la delega
  • il protocollo di ricevuta della conservazione delle delega
  • e la specifica che la delega è antecedente al 5.11.2018.

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