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NUOVO CAD: LA CONSERVAZIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E I SOGGETTI COINVOLTI

Nuovo CAD: la conservazione e la gestione dei documenti e i soggetti coinvolti

Quali sono le figure previste dal nuovo Codice dell'amministrazione digitale in merito alla conservazione e la gestione dei documenti

Il d.lgs. del 26 agosto 2016, n. 179, emanato dal Governo a seguito della legge delega ricevuta dal Parlamento  di revisionare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), introduce una serie di modifiche (peraltro non previste nella delega) agli artt. 43 e 44 del CAD.

Il d.lgs. sopra richiamato, dà  attuazione, anche, a quanto previsto dal Regolamento europeo 2014/910/UE (EIDAS), che è entrato in vigore dal 1 luglio 2016, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, abrogando la Direttiva 1999/93/CE.

Il c. 1-bis, dell’art. 43 CAD, dispone che la PA pubblichi:

  1. il catalogo dei dati e dei metadati;
  2. delle banche dati (b.d.) in loro possesso;
  3. i regolamenti che ne disciplinano l’accesso e il riutilizzo.

In buona sostanza, in virtù di tale disposizione normativa cessa l’obbligo per i cittadini e per le imprese di conservare il documento informatico se lo stesso è già conservato per legge da una P.A.

Questa disposizione ha il pregio di alleggerire le incombenze a carico dei privati, per quanto concerne l'archiviazione dei documenti, appunto, già conservati dalla PA.; ha, però, il difetto di rappresentare solo una “mezza rivoluzione” in quanto questa regola non trova applicazione in relazione alla documentazione fiscalmente rilevante, che continua a dovere essere conservata dal contribuente. (Tale precisazione è contenuta nell’art. 2, lett. C), n. 6 – sempre del CAD – ove si stabilisce che “Le disposizioni del presente Codice non si applicano limitatamente all’esercizio delle attività e funzioni ispettive e di controllo fiscale…”).

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Scarica il testo del nuovo Codice dell'Amministrazione digitale.

1) Chi garantisce la gestione e l’archiviazione dei documenti?

Ad avviso del Legislatore la tenuta del sistema di gestione e di archiviazione della PA è garantita dalla disciplina contenuta nell’art. 44, del CAD, che modifica l’art. 54, d.lgs. n. 82 del 2005 (il CAD, appunto).

A tale riguardo sorge spontanea una perplessità: il Legislatore, un po’ semplicisticamente, ha messo sullo stesso piano la “gestione del documento informatico” con la “conservazione” dello stesso!

Questa impostazione, sicuramente riduttiva del problema legato alla gestione documentale dei documenti della PA, non garantisce che i documenti in questione detenuti dalla PA saranno effettivamente conservati in modo da assicurarne la integrità. (forse è questa la ragione per la quale questa regola non si applica alla documentazione fiscalmente rilevante?)

2) I soggetti coinvolti

Nell’individuare i soggetti coinvolti, il CAD prevede che ciascuna PA affidi a un unico ufficio dirigenziale, la transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un'amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, attraverso una maggiore efficienza ed economicità.

Il Responsabile di tale ufficio è dotato di adeguate competenze tecnologiche e risponde con riferimento ai compiti relativi alla transizione alla modalità digitale direttamente all'organo di vertice politico. Questa professionalità, ha il compito di assicurare la corretta gestione e conservazione, avvalendosi della collaborazione del Responsabile del trattamento dei dati personali e con il Responsabile del sistema di conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza.

Il responsabile dell'ufficio di cui al comma 1 svolge funzioni di difensore civico digitale e a lui i cittadini e le imprese possono inviare segnalazioni e reclami relativi ad ogni presunta violazione del presente Codice e di ogni altra norma in materia di digitalizzazione ed innovazione della pubblica amministrazione. Se tali segnalazioni sono fondate il difensore invita l'ufficio responsabile della presunta violazione a porvi tempestivamente rimedio e comunque nel termine di trenta giorni. Il difensore segnala le inadempienze all'ufficio competente per i procedimenti disciplinari.

Le professionalità chiamate a interagire sono, pertanto, quattro:

a) il Responsabile del sistema di gestione;
b) il dirigente dell’Ufficio di cui all’art. 17 del CAD;
c) il Responsabile del trattamento dei dati personali;
d) il Responsabile del sistema di conservazione.si tratta di quattro figure che alla luce di quanto normato dal Legislatore possono ridursi a tre, facendo coincidere le figure di cui ai punti a) e d).

Si comprende,  pertanto, come in sede applicativa la presenza di quattro figure professionali di cui due (Responsabile del sistema di gestione e Responsabile della conservazione dei dati) non sono ben definite, possono dare origine a problemi applicativi.

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