Digitalizzazione diritto societario: semplificazioni in arrivo

La Direttiva UE 2025/25, pubblicata nella Gazzetta Europea del 10 gennaio, è entrata in vigore il 30 gennaio e reca modifiche delle direttive 2009/102/CE e (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’ulteriore ampliamento e miglioramento dell’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.

In particolare, si vuole incentivare la trasparenza dei documenti e degli atti delle società di capitali e delle società di persone commerciali, attraverso l’utilizzo di strumenti e processi digitali nel diritto societario, per un utilizzo con maggiore fiducia e senza formalità onerose, sia nel mercato interno sia in un contesto transfrontaliero.

Vediamo una sintesi degli obiettivi di questa legislazione che fissa un termine lungo per il recepimento al 31 luglio 2027, che dovrebbe consentire un congruo lavoro sulle modalità attuative volte a realizzare una più efficace implementazione delle informazioni societarie oggetto di pubblicità, nel quadro della digitalizzazione dei sistemi informativi.

1) Digitalizzazione diritto societario: semplificazioni in arrivo

Vediamo una sintesi di cosa contiene la Drettiva 2025/25 e quindi una sintesi dei suoi contenuti e obiettivi: 

• la direttiva risponde agli obiettivi di digitalizzazione stabiliti nella comunicazione della Commissione, del 2 dicembre 2020, dal titolo «Digitalizzazione della giustizia nell’Unione europea – Un pacchetto di opportunità» e nella comunicazione del 9 marzo 2021 dal titolo «Bussola per il digitale 2030: il modello europeo per il decennio digitale» nonché alla necessità di agevolare l’espansione transfrontaliera delle PMI sottolineata nelle comunicazioni «Una strategia per le PMI per un’Europa sostenibile e digitale», del 10 marzo 2020, e «Aggiornamento della nuova strategia industriale 2020: costruire un mercato unico più forte per la ripresa dell’Europa», del 5 maggio 2021;
• tutti i portatori di interessi, comprese le società, le autorità e il pubblico in generale, devono poter fare affidamento sulle informazioni sulle imprese per fini commerciali, nonché in sede amministrativa o nei procedimenti giudiziari. È pertanto necessario che i dati sulle società iscritti nei registri e accessibili attraverso il sistema di interconnessione dei registri siano accurati, aggiornati e affidabili;
• l’introduzione, mediante la direttiva (UE) 2019/1151, di norme relative ai controlli dell’identità e della capacità giuridica delle persone che costituiscono una società, registrano una succursale o presentano documenti o informazioni online ha rappresentano un importante primo passo. È ora essenziale adottare ulteriori misure per migliorare l’affidabilità e l’attendibilità delle informazioni sulle società contenute nei registri al fine di
  agevolarne l’utilizzo a livello transfrontaliero in sede amministrativa e nei procedimenti giudiziari.
• è importante garantire che alcuni controlli siano effettuati in tutti gli Stati membri al fine di garantire un elevato livello di accuratezza e affidabilità dei documenti e delle informazioni, rispettando nel contempo gli ordinamenti giuridici e le tradizioni giuridiche degli Stati membri. È altresì necessario che tali controlli siano obbligatori, non solo per la costituzione interamente online di società, ma anche per qualsiasi altra forma di costituzione di società. Analogamente, tali controlli dovrebbero altresì essere effettuati negli Stati membri che consentono ancora il ricorso ad altri metodi di presentazione oltre alla presentazione online, in modo da sottoporre tutte le informazioni iscritte nel registro allo stesso livello di controlli. Tali controlli e altri requisiti dovrebbero essere adattati alle caratteristiche specifiche di altre forme di costituzione di società. Ad esempio, i modelli online sono utilizzati dai richiedenti solo nell’ambito della procedura per la costituzione interamente online di società
• è opportuno prevedere in tutti gli Stati membri un controllo preventivo amministrativo, giudiziario o notarile, o una loro combinazione, nel rispetto degli ordinamenti giuridici e delle tradizioni giuridiche degli Stati membri, compresi i registri delle imprese che sono autorità amministrative o giudiziarie, al fine di garantire l’affidabilità dei documenti e delle informazioni sulle società in situazioni transfrontaliere. È opportuno effettuare un controllo di legalità dell’atto costitutivo della società, del suo statuto, se quest’ultimo forma oggetto di atto separato, e di qualsiasi modifica di tali documenti, dato che si tratta dei documenti più importanti riguardanti una società. Tale controllo preventivo obbligatorio in tutti gli Stati membri sarebbe inoltre coerente con altre politiche dell’Unione e, in particolare, potrebbe contribuire a garantire che le procedure di diritto societario non possano essere utilizzate per eludere il diritto dell’Unione e degli Stati membri volto a tutelare l’interesse pubblico. Tale controllo preventivo dovrebbe lasciare impregiudicate le legislazioni nazionali che, nel rispetto degli ordinamenti giuridici e delle tradizioni giuridiche degli Stati membri, dispongono che tali documenti rivestano la forma di atto pubblico. La presente direttiva non richiede un controllo preventivo dei conti annuali delle società.
• al fine di tutelare gli interessi dei terzi e rafforzare la fiducia nelle transazioni commerciali con diversi tipi di società nel mercato interno, è importante migliorare la trasparenza e agevolare l’accesso transfrontaliero alle informazioni sulle cosiddette «società commerciali di persone», che ai fini della presente direttiva dovrebbero intendersi come
  i tipi di società di persone elencati nell’allegato II ter. Tali società di persone svolgono un ruolo importante nell’economia degli Stati membri e sono iscritte in tutti i registri delle imprese nazionali, ma vi sono differenze tra i vari tipi di società di persone e i tipi di informazioni ad esse relativi disponibili in tutta l’Unione, il che comporta difficoltà nell’accesso transfrontaliero a tali informazioni. A tal fine, è opportuno che in tutti gli Stati membri siano pubblicate le stesse informazioni di base su tali società di persone. Gli obblighi di pubblicità per tali società di persone dovrebbero rispecchiare gli obblighi di pubblicità ai quali sono soggette le società di capitali, ma dovrebbero essere adattati alle caratteristiche specifiche delle società di persone. Ad esempio, gli obblighi di pubblicità dovrebbero riguardare anche le informazioni sui soci autorizzati a rappresentare la società di persone, in particolare i soci illimitatamente responsabili. Come nel caso delle società di capitali, gli Stati membri dovrebbero essere autorizzati a imporre alle società di persone l’obbligo di pubblicare documenti o informazioni ulteriori rispetto a quanto disposto dalla presente direttiva. Qualora tali documenti o informazioni aggiuntivi contengano dati personali, gli Stati membri sono tenuti a trattarli in conformità del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (7).
• al fine di agevolare ulteriormente le procedure transfrontaliere per le società e semplificare e ridurre le formalità, come l’apostilla o la traduzione, è opportuno istituire una procura digitale dell’UE. La procura digitale dell’UE dovrebbe basarsi su un modello comune europeo multilingue che le società possono decidere di utilizzare per autorizzare una persona a rappresentare la società in procedure specifiche aventi una dimensione transfrontaliera e rientranti nell’ambito di applicazione della presente direttiva. Tale modello dovrebbe comprendere almeno i campi di dati relativi alla portata della rappresentanza, alla persona autorizzata a rappresentare la società e al tipo di rappresentanza. La procura digitale dell’UE sarebbe costituita conformemente ai requisiti giuridici nazionali. Essa dovrebbe essere accettata come prova del diritto, conferito alla persona autorizzata, di rappresentare la società. Ciò dovrebbe lasciare impregiudicate le norme nazionali relative alla costituzione di società e alle limitazioni all’uso delle procure in generale. La procura digitale dell’UE dovrebbe assolvere i requisiti sugli attestati elettronici di attributi di cui al regolamento (UE) 2024/1183 del Parlamento europeo e del Consiglio (12) e le specifiche tecniche del portafoglio europeo di identità digitale per garantire una soluzione comune con una maggiore facilità d’utilizzo. Questo contribuirebbe a ridurre gli oneri amministrativi e finanziari per gli Stati membri diminuendo il rischio di sviluppare sistemi paralleli non interoperabili in tutta l’Unione.
• l’aggiunta, tra le informazioni già soggette all’obbligo di pubblicità per le società di capitali, dell’oggetto sociale che descrive la sua attività principale o le sue attività principali, anche mediante l’utilizzazione del codice a sei caratteri di classificazione statistica delle attività economiche nella Comunità europea (in sigla NACE) se il diritto interno ne consente l’uso (come in Italia, in cui il corrispettivo è il ben noto codice ATECO) e l’oggetto si registrato nel registro nazionale.

Si rimanda alla consultazione del testo della Direttiva UE 2025/25 per tutti gli approfondimenti.