Tabaccherie e collegamento POS al Registratore Telematico: esempi pratici

Il nuovo adempimento, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), impone dal 1° gennaio 2026 l'obbligo di garantire la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello dei pagamenti elettronici. 

In concreto, i soggetti obbligati devono effettuare un collegamento tra gli strumenti utilizzati per accettare pagamenti elettronici (POS fisici, POS virtuali, SoftPOS e app di pagamento) e gli strumenti usati per emettere il documento commerciale (Registratore Telematico, Server RT o la procedura web "Documento Commerciale on line").

Per il tabaccaio, la gestione del collegamento tra POS e Registratore Telematico (RT) dipende da come decide di organizzare gli incassi all'interno del proprio punto vendita. 

Essendo un'attività che effettua sia operazioni esonerate dall'obbligo di certificazione (vendita di tabacchi, valori bollati, giochi, lotterie) sia operazioni per cui è obbligatorio emettere il documento commerciale (vendita di articoli di cartoleria, caramelle, ecc.), il tabaccaio rientra nella gestione dei cosiddetti "casi misti".

1) Le tre modalità di gestione del POS per il tabaccaio

Le opzioni a disposizione per il collegamento del POS al RT sono le seguenti:

Opzione 1: Utilizzo di un unico POS per tutte le vendite (uso promiscuo). Se il tabaccaio sceglie di utilizzare un unico POS per incassare sia i pagamenti relativi alle vendite esonerate (tabacchi) sia quelli relativi alle vendite soggette a scontrino (caramelle, penne, articoli da regalo, ecc.), il collegamento del POS al Registratore Telematico è obbligatorio. L'utilizzo promiscuo dello strumento, infatti, fa sorgere l'obbligo di abbinamento in piattaforma, e non rileva il fatto che venga usato anche per operazioni esonerate.

Opzione 2: Utilizzo di due POS separati (POS dedicati). Per evitare che gli incassi dei tabacchi si mescolino con quelli della merce ordinaria, il tabaccaio può decidere di dotarsi di due dispositivi fisicamente distinti:

• Il POS dedicato alle vendite ordinarie (es. cancelleria, accessori) deve essere obbligatoriamente collegato al Registratore Telematico.
• Il POS utilizzato esclusivamente per le operazioni esonerate (solo per tabacchi, lotterie, ecc.) non deve essere collegato. In questo caso, il tabaccaio dovrà accedere all'area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi", entrare nella sezione "POS non collegati" e dichiarare l'utilizzo esclusivo di quel terminale per operazioni esonerate, avvalendosi dell'apposita funzione contrassegnata dall'icona a lucchetto. E’ importante sapere che questa operazione è irreversibile e comporta che il POS escluso non possa mai più essere utilizzato, nemmeno saltuariamente, per incassare operazioni per le quali va emesso il documento commerciale. Se un cliente paga un mix di articoli (es. un pacchetto di sigarette e degli articoli da regalo) e si vuole usare il POS "escluso", bisognerebbe fargli fare due transazioni separate su due POS diversi, il che è poco pratico.

Opzione 3: Emissione volontaria del documento commerciale per tutte le vendite. 

Qualora il tabaccaio decida, per comodità gestionale, di emettere volontariamente il documento commerciale anche per i corrispettivi esonerati come i tabacchi (utilizzando in registrazione il codice natura IVA "N2 - operazioni non soggette"), l'operazione rientra nel perimetro dell'obbligo. In questo scenario, tutti i POS utilizzati per tali incassi elettronici dovranno essere regolarmente collegati al Registratore Telematico. 

Questa opzione presenta delle criticità. In particolare, la tabaccheria si espone al rischio sanzionatorio per errori di battitura in cassa, specialmente nei ritmi frenetici di alcuni momenti della giornata. Scegliendo di far passare tutto dal Registratore Telematico, il cassiere ha l'obbligo di indicare sempre con esattezza la modalità di pagamento (contante o elettronico) per ogni singolo scontrino emesso. Se per fretta o distrazione emette uno scontrino indicando "contanti" ma il cliente ha pagato con il POS, si determina una violazione che consiste nell'errata indicazione della modalità di incasso sul documento commerciale ed è punita  con una sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione errata, fino a un massimo di 1.000 euro per ogni trimestre (art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. n. 471/1997).

Altro rischio nell’adozione di questa opzione riguarda il rigore nell'utilizzo dei codici natura IVA. 

Quando si inserisce un prodotto esonerato dalla certificazione nel flusso del Registratore Telematico, l'esercente deve garantire che l'incasso non vada ad alterare la base imponibile IVA dell'attività. È tassativo registrare queste operazioni utilizzando lo specifico codice natura IVA "N2 - operazioni non soggette”. Un errore in questa fase, ad esempio facendo finire l'incasso dei tabacchi sotto un'aliquota IVA ordinaria, comporterebbe un disallineamento nei corrispettivi giornalieri trasmessi, gonfiando erroneamente il fatturato imponibile e attirando potenziali controlli incrociati.

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2) Discrepanze tra flussi POS e RT

A causa delle operazioni esonerate (soprattutto se si utilizza un POS unico promiscuo), si genereranno inevitabilmente delle asimmetrie tra i flussi totali comunicati dagli operatori finanziari (Acquirer) e gli incassi elettronici certificati dal Registratore Telematico. 

L'Agenzia delle Entrate valuterà queste discrepanze tenendo conto della specifica attività svolta dall'esercente. È pertanto fondamentale che il tabaccaio verifichi preventivamente, all'interno del proprio Cassetto Fiscale, l'esatta corrispondenza dei codici ATECO dichiarati, assicurandosi che rappresentino correttamente sia la vendita di tabacchi sia le altre attività accessorie. 

Tuttavia, la sola coerenza del codice ATECO potrebbe non essere sufficiente a giustificare in via automatica gli scostamenti durante un controllo. 

È quindi fortemente raccomandato conservare una rigorosa traccia documentale e contabile delle operazioni esonerate (i volumi di tabacchi, giochi e valori bollati venduti) per poter giustificare immediatamente l'eccedenza degli incassi elettronici rispetto agli scontrini battuti.

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3) POS, SoftPOS e app di pagamento

Infine, è utile ricordare che la normativa non fa distinzione sulla natura tecnologica del dispositivo di incasso. L'obbligo di collegamento non riguarda solo il POS fisico tradizionale fornito dalla banca, ma include qualsiasi strumento hardware o software. 

Se il tabaccaio utilizza soluzioni come Satispay, SumUp, oppure un SoftPOS (le applicazioni che trasformano lo smartphone o il tablet in un terminale contactless), tutti questi strumenti, se usati promiscuamente anche per merci soggette a scontrino, dovranno essere censiti e abbinati al Registratore Telematico tramite la piattaforma web.

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