Amministratore uscente e mancata consegna della documentazione

Al termine del mandato, come prevede il comma 8 dell’art. 1129 c.c., l’amministratore deve consegnare tutta la documentazione relativa alla gestione del condominio all’assemblea o al nuovo amministratore nominato in sua sostituzione. 

La norma non specifica i tempi di consegna. 

Si ritiene, peraltro, che l’espressione “alla cessazione dell’incarico”, sia da intendere nel senso che, immediatamente dopo l’avvenuta conoscenza della cessazione del suo incarico, l’amministratore deve attivarsi per raccogliere la documentazione. Colui che subentra nell’incarico ha l’obbligo di adoperarsi affinché l’amministratore uscente provveda al cosiddetto passaggio delle consegne, al fine di consentire la regolare prosecuzione della gestione condominiale.

1) A chi deve essere consegnata la documentazione?

La documentazione deve essere consegnata all’amministratore subentrante, qualora l’assemblea abbia provveduto a nominarlo. In tal caso, la delibera di nomina ha efficacia anche verso i terzi, il che significa che il nuovo amministratore è legittimato a rappresentare il condominio non solo internamente, ma anche nei rapporti esterni, inclusi quelli con il precedente amministratore.

Nel caso in cui l’assemblea non abbia ancora nominato un nuovo amministratore, la documentazione deve essere consegnata al singolo condomino che ne faccia richiesta. Questo principio tutela la trasparenza e la continuità amministrativa, evitando che il condominio resti privo di accesso ai propri atti e registri solo perché manca un soggetto formalmente incaricato (Cass. civ., sez. VI, 24/06/2021, n. 18185).

La restituzione della documentazione perciò non può essere condizionata alla nomina del successore, né può essere ritardata o ostacolata. L’amministratore uscente conserva l’obbligo di collaborare con il condominio anche dopo la cessazione dell’incarico, almeno per quanto riguarda la trasmissione degli atti necessari alla prosecuzione della gestione.

2) La mancata consegna della documentazione: la possibile reazione del condominio

La trasmissione della documentazione da parte dell’amministratore uscente è essenziale per garantire la continuità amministrativa e il corretto svolgimento dell’incarico da parte del successore. Per evitare blocchi gestionali, il nuovo amministratore può agire anche senza preventiva autorizzazione assembleare, ricorrendo alla tutela cautelare d’urgenza prevista dall’art. 700 c.p.c., al fine di ottenere un ordine giudiziale che imponga la consegna dei documenti necessari alla gestione. 

Oltre a ciò, è possibile avvalersi di strumenti alternativi come il procedimento monitorio ex art. 633 c.p.c., il sequestro giudiziario ex art. 670 c.p.c. o la procedura sommaria ex art. 702-bis c.p.c.

Infine, non può essere sottaciuto come la mancata restituzione dei documenti relativi all'amministrazione di un condominio possa costituire appropriazione indebita anche, per di più nella forma aggravata di cui all'art. 61 c.p. perché commessa con abuso di relazioni originate da prestazione d'opera (Cass. pen, sez. VI, 05/10/2011, n. 36022).

Il delitto di appropriazione indebita della documentazione relativa al condominio da parte di colui che ne era stato amministratore, si perfeziona non nel momento della revoca dello stesso e della nomina del successore, bensì nel momento in cui l'agente, volontariamente negando la restituzione della contabilità detenuta, si comporta come proprietario dei documenti.

3) Le conseguenze dell’omessa consegna della documentazione

Il condominio può chiedere al giudice che ha ordinato all’ex amministratore di consegnare la documentazione di applicare una penale giornaliera in caso di ritardata consegna, soluzione particolarmente valida per accelerare l'ottemperanza del debitore a quanto indicato nel provvedimento giudiziale di condanna.

Inoltre l'amministratore che non restituisce la documentazione paga le spese legali e processuali che il condominio ha dovuto sostenere per ottenere ciò che gli spetta; ciò, anche qualora sia stata dichiarata la cessazione della materia del contendere per essersi il convenuto ravveduto nelle more del giudizio.

In ogni caso, qualora la documentazione non venga restituita integralmente o in parte, si può avanzare richiesta di risarcimento danni per il pregiudizio arrecato al condominio o al nuovo amministratore. 

A tale proposito una recente decisione ha riconosciuto al condominio il diritto al rimborso delle spese sostenute per la ricostruzione contabile, deliberata dall’assemblea in seguito alla mancata consegna dei documenti. 

Tale importo è stato quantificato in 18.300 euro, oltre agli interessi legali maturati dalla data delle singole fatture fino all’introduzione del giudizio e agli interessi moratori dal deposito del ricorso fino al saldo (Trib. Milano 17 ottobre 2025, n. 7919). 

Il danno derivante dalla mancata restituzione non può essere però considerato automaticamente esistente, se il soggetto che lo invoca non descrive con sufficiente precisione e dettaglio in che modo tale omissione abbia effettivamente inciso in termini di pregiudizio. In altre parole la richiesta di risarcimento non può essere accolta, se il condominio non indica in modo concreto quale sia stato il danno subito a causa della mancata consegna della documentazione contabile, limitandosi a menzionare genericamente i disagi e le difficoltà incontrate dal nuovo amministratore nel gestire il condominio privo dei documenti necessari.