Errori nel verbale di assemblea: come e quando si possono rettificare

Il verbale dell’assemblea rappresenta, in linea generale, il documento ufficiale che attesta le attività svolte durante la riunione condominiale. 

La documentazione deve rappresentare un quadro preciso e attendibile, indispensabile per ogni successiva verifica o impugnazione delle delibere adottate.

Il verbale dell'assemblea condominiale rappresenta la descrizione di quanto è avvenuto in una determinata riunione e da esso devono risultare tutte le condizioni di validità della deliberazione, senza incertezze o dubbi, non essendo consentito fare ricorso a presunzioni per colmare le lacune. 

1) Il contenuto del verbale di condominio

La legge non ne disciplina il contenuto mancando una norma come quella prevista per le società di capitali che individua il contenuto minimo del verbale di assemblea.

Secondo una recente decisione il verbale deve contenere:

• il luogo,
• la data e l'ora della riunione, 
• l'attestazione se trattasi di assemblea in prima o in seconda convocazione, 
• l'elenco nominativo dei condomini presenti di persona o tramite delega e delle relative quote millesimali,
• l'indicazione del presidente e del segretario della riunione,
• l'attestazione del presidente che sono state compiute le operazioni inerenti la verifica della corretta convocazione degli aventi diritto, 
• nonché della sussistenza dei quorum costitutivi in relazione alla specifica convocazione, eventuali dichiarazioni fatte dagli intervenuti, 
• l'esito delle votazione con specifica indicazione di favorevoli, astenuti e contrari (ricavabile anche dall'elenco dei condomini e relativi quorum indicati nel foglio presenze che può costituire parte integrante dello stesso verbale),
•  eventuali dichiarazioni ed indicazioni dell'amministratore (Trib. Roma 8 gennaio 2025, n. 353). 

2) La redazione del verbale di condominio

La redazione del verbale è imposta dall’art. 1136 c.c., ultimo comma, il quale dispone che “Delle riunioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore”.

Nel quadro normativo condominiale, non esiste una disposizione che imponga la stesura del verbale in tempo reale, durante lo svolgimento dell’assemblea. Tuttavia, affidarsi a semplici appunti sommari presi su un foglio, per poi redigere il verbale a distanza di giorni, espone al concreto rischio di omissioni o imprecisioni rispetto a quanto effettivamente accaduto. Per garantire la fedeltà della documentazione, è preferibile quindi che il verbale venga redatto contestualmente allo svolgimento della riunione. A tale proposito la registrazione della riunione potrebbe rivelarsi utile e, salvo diversa previsione nel regolamento condominiale, non può essere contestata da alcun condomino.

3) La correzione del verbale di condominio

L'adottata delibera è valida anche in caso di correzione del verbale, effettuata dopo la conclusione dell'assemblea, allo scopo di eliminare gli errori relativi al computo dei millesimi ed ai condomini effettivamente presenti all'adunanza. 

La Cassazione ha chiaramente affermato che il verbale dell'assemblea di condominio, ai fini della verifica dei "quorum" prescritti dall'art. 1136 c.c., deve contenere l'elenco dei condomini intervenuti di persona o per delega, indicando i nomi di quelli assenzienti o dissenzienti, con i rispettivi valori millesimali, rimanendo comunque valido ove, pur riportando l'indicazione nominativa dei soli partecipanti astenuti o che abbiano votato contro, consenta di stabilire per differenza coloro che hanno votato a favore, e senza che neppur renda invalida l'adottata delibera la correzione del verbale, effettuata dopo la conclusione dell'assemblea, allo scopo di eliminare gli errori relativi al computo dei millesimi ed ai condomini effettivamente presenti alla riunione.

Quindi è legittima la correzione dopo la chiusura della riunione. 

Più recentemente si è ribadito che l’invalidità della delibera non può essere invocata quando la discrepanza tra quanto verbalizzato e quanto effettivamente accaduto durante l’assemblea, ad esempio in relazione alla presenza di un condomino erroneamente indicato come assente o alla corretta attribuzione dei millesimi, è riconducibile alla necessità di rappresentare in modo più preciso l’accaduto e riguarda esclusivamente errori materiali (Trib. Patti 8 gennaio 2025 n. 8). 

Tali rettifiche, se non alterano la sostanza della decisione adottata, non compromettono la validità del deliberato. 

Le correzioni ammesse riguardano esclusivamente:

• errori materiali, come refusi o trascrizioni errate che non alterano la sostanza della delibera.

Se però l’assemblea approva lavori per un importo di centomila euro, ma nel verbale viene erroneamente indicata la cifra di mille euro, la delibera resta valida solo per l’importo indicato nel verbale. 

Oppure, se viene registrata la presenza di un condomino che in realtà era assente, e ciò incide sul calcolo delle maggioranze, si configura un vizio che può compromettere la validità della decisione: in tal caso l’unica soluzione è convocare una nuova riunione per ripetere la votazione, questa volta con dati esatti.