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TRASPARENZA: GUIDA ALL'INFORMATIVA AI DIPENDENTI DOPO LA CIRCOLARE DEL MINISTERO

Trasparenza: guida all'informativa ai dipendenti dopo la circolare del Ministero

Analisi della circolare ministeriale di chiarimenti sul decreto Trasparenza n. 104 2022 con i nuovi obblighi di informazione ai lavoratori sui contratti di lavoro

Il Decreto legislativo 27 giugno 2022 numero 104, detto anche Decreto “Trasparenza”, ha riscritto la normativa in materia di informazioni da fornire ai lavoratori, in attuazione della direttiva (UE) 2019/1152 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019. 

L’intervento normativo comunitario e, di conseguenza, il decreto in parola, si inseriscono in un orientamento volto ad innalzare i livelli di tutela dei lavoratori, grazie alla previsione di una dettagliata serie di informazioni che devono essere rese ai dipendenti al momento dell’instaurazione del rapporto. 

Con il Decreto legislativo numero 104/2022 vengono dunque introdotti nella normativa previgente, rappresentata dal Decreto legislativo numero 152/199, profili ulteriori che riguardano gli obblighi di informazione. 

Nello specifico, ad essere riformato è l’articolo 1 del Decreto numero 152, riguardante le informazioni minime da fornire al lavoratore. Ulteriori obblighi a carico dell’azienda vengono poi contemplati dal nuovo articolo 1-bis. 

 A seguito dell’entrata in vigore delle novità, a decorrere dal 13 agosto scorso, il Ministero del lavoro è intervenuto con la Circolare del 20 settembre 2022 numero 19, al fine di fornire alcuni chiarimenti in merito ai dati da trasmettere ai lavoratori, all’atto dell’instaurazione del rapporto. 

Analizziamo di seguito  in dettaglio i doveri di informative al personale da parte dei datori di lavoro.

Per approfondire per tutti gli altri aspetti toccati dalla Circolare, in particolare quelli riguardanti le prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro,  vedi il completo e- book La nuova informativa trasparenza ai lavoratori  di P. Ballanti

AGGIORNAMENTO 30.0.2022

Sul sito del Ministero del lavoro è stato messo a disposizione un area informativa e l'archivio dei Contratti collettivi  Leggi in merito Trasparenza contratti ecco la banca dati ministeriale

1) Decreto trasparenza: obblighi sui congedi

Il primo aspetto su cui si sofferma la Circolare del Ministero del lavoro riguarda l’articolo 1, comma 1, lettera l) del Decreto legislativo numero 152/1997, in cui si prescrive all’azienda di informare il lavoratore con riguardo alla “durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore”.

Il primo aspetto che emerge, sottolinea la Circolare numero 19, è che rilevano “esclusivamente i congedi retribuiti, per cui non vi è obbligo di comunicazione” per le assenze prive di copertura economica. 

Sempre il Ministero non trascura il concetto di “congedo” atteso che nel “nostro ordinamento esistono diverse forme di temporanea astensione dalla prestazione lavorativa variamente denominate (congedo, assenza, permesso, aspettativa)”. 

Tenuto conto della formulazione letterale della disposizione, che evidentemente ha voluto prevedere l’informativa solo in relazione alle assenze maggiormente incidenti sul rapporto di lavoro, si ritiene “che l’obbligo di informazione per il datore di lavoro riguardi solo quelle astensioni espressamente qualificate” dal legislatore come “congedo” (Circolare numero 19/2022). 

In via esemplificativa e non esaustiva, ecco alcune ipotesi di congedi retribuiti:

-    Congedi di maternità e paternità, congedo parentale e congedo straordinario per assistenza a persone disabili, secondo la disciplina di cui al Decreto legislativo numero 151/2001;

-    Congedo per cure per gli invalidi, secondo la normativa di cui all’articolo 7 del Decreto legislativo numero 119/2011;

-    Congedo per le donne vittime di violenza di genere, secondo la disciplina contenuta nell’articolo 24 del Decreto legislativo numero 80/2015. 

Si sottolinea comunque, conclude il Ministero, la necessità che “il datore di lavoro tenga conto, oltre che della disciplina legale, anche di quella contenuta nel contratto collettivo, in ossequio al principio di concretezza dell’informazione sul rapporto di lavoro”.

2) Decreto trasparenza: retribuzione

La successiva lettera n) dell’articolo 1, comma 1, obbliga il datore di lavoro ad indicare “l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento”.

Con questa formula ci si riferisce a tutte quelle componenti della retribuzione “di cui sia oggettivamente possibile la determinazione al momento dell’assunzione, secondo la disciplina di legge e di contratto collettivo” (Circolare Ministero del lavoro). 

Risulta chiaro peraltro che il datore di lavoro non potrà indicare: 

- Elementi variabili della retribuzione (come il premio di risultato), pur essendo tenuto ad indicare al lavoratore in base a quali criteri tali elementi variabili saranno riconosciuti e corrisposti;

- Eventuali misure di welfare aziendale o il buono pasto, salvo che non siano previsti dalla contrattazione collettiva o dalle prassi aziendali come componenti dell’assetto retributivo.

3) Orario di lavoro programmato

In materia di orario di lavoro programmato, il Decreto legislativo numero 152/1997, come novellato dal Decreto Trasparenza, impone al datore di lavoro di informare il dipendente con riguardo alla “programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile” (articolo 1, comma 1, lettera o). 

Sul punto, il Ministero sottolinea che:

  •  Le informazioni, più che la generale disciplina legale, devono riguardare i riferimenti al contratto collettivo nazionale e agli eventuali accordi aziendali che regolano il tema dell’orario nel luogo di lavoro;
  •  Le informazioni devono essere incentrate sulla concreta articolazione dell’orario di lavoro applicata al dipendente, sulle condizioni dei cambiamenti di turno, sulle modalità e sui limiti di espletamento del lavoro straordinario e sulla relativa retribuzione;
  •  Nel caso di variazioni di orario successivamente intervenute, l’informativa si rende necessaria solo in presenza di modifiche che impattano sull’orario di lavoro in via strutturale o per un arco di tempo significativo, fermo restando il rispetto della legge e del contratto collettivo soggettivamente applicabile al rapporto di lavoro.
    Per approfondire per tutti gli altri aspetti toccati dalla Circolare, in particolare quelli riguardanti le prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro,  vedi il completo e- book La nuova informativa trasparenza ai lavoratori  di P. Ballanti

4) Previdenza ed assistenza

La lettera r), articolo 1, comma 1 prescrive per il datore di lavoro l’obbligo di informare il lavoratore su “gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro” oltre a “qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso”

Sul punto, la Circolare numero 19/2022 afferma che, con riguardo alla seconda parte della norma, dovrà essere rappresentata al lavoratore, ad esempio, la “possibilità di aderire a fondi di previdenza integrativa aziendali o settoriali”, alla luce della specificità della contrattazione collettiva applicabile al rapporto.

5) Obblighi informativi in caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati

L’articolo 4, lettera b) del Decreto Trasparenza inserisce all’interno del Decreto legislativo numero 152/1997 l’articolo 1-bis riguardante ulteriori obblighi informativi a carico del datore di lavoro, a fronte dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. 

Dal tenore della norma, afferma la Circolare ministeriale, possono individuarsi “due distinte ipotesi che il decreto ha voluto regolare per gli aspetti informativi, qualora il datore di lavoro utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati” che siano:

a)    Finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;

b)    Incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori. 

Con riferimento al punto a) il datore di lavoro è tenuto a trasmettere l’informativa quando la disciplina della vita lavorativa del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati, ad esempio:

-    Assunzione o conferimento dell’incarico tramite l’utilizzo di chatbots durante il colloquio, la profilazione automatizzata dei candidati o lo screening dei curricula;

-    Gestione o cessazione del rapporto di lavoro con assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni attraverso analisi statistiche, strumenti di data analytics o machine learning. 

Al contrario, non sarà necessario procedere all’informativa nel caso, ad esempio, di sistemi automatizzati deputati alla rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita, cui non consegua un’attività interamente automatizzata “finalizzata ad una decisione datoriale”. 

Per quanto concerne invece il punto b), il datore è tenuto ad informare i dipendenti “dell’utilizzo di tali sistemi automatizzati quali, a puro titolo di esempio: tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking”. 

L’obbligo informativo di cui all’articolo 1-bis trova applicazione anche per i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, integrati negli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa “allorquando presentino le caratteristiche tecniche e le funzioni descritte in precedenza”.


Per approfondire per tutti gli altri aspetti toccati dalla Circolare, in particolare quelli riguardanti le prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro,  vedi il completo e- book La nuova informativa trasparenza ai lavoratori  di P. Ballanti



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