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ADEGUATI FLUSSI INFORMATIVI E DISPOSIZIONI EMERGENZIALI SUI VERBALI DEL COLLEGIO SINDACALE

Adeguati flussi informativi e disposizioni emergenziali sui verbali del Collegio sindacale

Gli adeguati assetti societari e i flussi informativi. Il CNDCEC pubblica il documento "Verbali del collegio sindacale di società non quotate"

L’ obbligo di adeguato assetto societario ai sensi dell’art. 2086 c.c. e la conseguente rilevanza dei flussi informativi tra organo di controllo, organo di amministrazione, soggetto incaricato della revisione legale e altri soggetti preposti al controllo, (ri)pongono[1] al centro dell’attenzione l’analisi dell’incarico, delle incombenze e degli adempimenti che la normativa fa ricadere sul sindaco – monocratico o collegiale –. Con questa prerogativa, le nuove “Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate[2] - in vigore già dal 1° gennaio 2021- sono focalizzate sulla continua dialettica tra gli organi di governance, per garantire: 

  • la vigilanza sull’adeguatezza degli assetti organizzativi
  • la rilevazione tempestiva della crisi d’impresa e della perdita della continuità aziendale, a cui il collegio sindacale non può sottrarsi. 

Di conseguenza, a maggio 2021, in vista dell’approvazione in itinere dei bilanci 2020, il CNDCEC ha pubblicato un nuovo documento “Verbali del collegio sindacale di società non quotate[3], che con riferimento alle nuove Norme di comportamento, integra gli schemi dei verbali tenendo in considerazione l’impatto delle disposizioni emergenziali per il Covid-19.

Il nuovo documento del CNDCEC, costituisce una Linea guida per la stesura della relazione dei sindaci ex art. 2429 c.c. e per la predisposizione della proposta motivata per il conferimento dell’incarico di revisione legale ex art. 13 D. Lgs. n. 39/2010, nell’ottica di una rielaborazione rivista ed approfondita del precedente documento di aprile 2016. 

Si analizzano di seguito, gli aspetti procedurali e i contenuti essenziali degli schemi che riguardano sostanzialmente i seguenti aspetti:

  1. la riunione del collegio sindacale per la redazione ed il deposito della relazione all'assemblea ai sensi dell'art. 2429 c.c.;
  2. la proposta motivata per la nomina del soggetto incaricato della revisione legale, nei casi, rispettivamente, di presenza di un'unica offerta e di più offerte;
  3. la presa d'atto della proposta di applicazione della disciplina di sterilizzazione delle perdite recata dall'art. 6 del DL 23/2020 (conv. L. 40/2020) e modificato dall'art. 1 co. 266 della L. 178/2020


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[1] Il CNDCEC è intervenuto più volte con più documenti di colta in volta aggiornati in funzione delle novità normative.; si veda https://commercialisti.it/norme-di-comportamento-del-collegio-sindacale-verbali-e-procedure

[2] Cfr CNDCEC “Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate “- dicembre 2020.

[3] Il Documento sostituisce la versione di aprile 2016, rivista, necessariamente integrata e aggiornata alle rilevanti novità normative intervenute in questi 5 anni e agli importanti orientamenti della giurisprudenza, che si è soffermata, non raramente con intransigente severità, sulle funzioni e sulle correlate responsabilità dei sindaci.

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1) Lo schema della riunione del collegio sindacale per la redazione e il deposito della relazione all'assemblea ai sensi dell'art. 2429 c.c.

Gli schemi dei verbali prospettati nell’ultimo documento del CNDCEC, hanno valore meramente indicativo, data la diversità delle situazioni che possono verificarsi nell'ambito dell'attività svolta dal collegio sindacale, ed in considerazione delle significative novità normative introdotte dal legislatore emergenziale durante la Pandemia da Covid-19. Di conseguenza, i componenti del collegio sindacale dovranno valutare di volta in volta, l’opportunità dell’eventuale utilizzo, nonché l’adeguamento/modifica/integrazione in considerazione delle circostanze contingenti.

Il primo schema pone enfasi ai rapporti di scambio di informazioni tra soggetto incaricato della revisione e collegio sindacale, ai sensi dell’art. 2409-septies c.c. In particolare, si da evidenza alle eventuali modifiche che il revisore ha riportato nella propria opinion e agli effetti sulla relazione dei sindaci in ordine alle osservazioni e proposte inerenti l’approvazione del bilancio. Alcuni esempi di paragrafi, a seconda delle fattispecie di modifiche al giudizio del soggetto incaricato della revisione, sono:

  • rilievi per errori significativi ma non pervasivi;
  • modifiche per limitazioni alle procedure di revisione, giudicate con effetti potenzialmente significativi ma non pervasivi, non imputabili agli amministratori;
  • modifiche per limitazioni alle procedure di revisione, giudicate con effetti potenzialmente significativi ma non pervasivi, originate da scelte o comportamenti degli amministratori;
  • impossibilità di esprimere un giudizio in considerazione di limitazioni potenzialmente significative e pervasive incontrate durante il processo di revisione;
  • impossibilità di esprimere un giudizio in considerazione di limitazioni potenzialmente significative e pervasive imposte dagli amministratori;
  • impossibilità di esprimere un giudizio a causa delle molteplici incertezze significative, per il bilancio nel suo complesso, circa l’utilizzo da parte degli amministratori del presupposto della continuità aziendale;
  • giudizio negativo.

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2) Lo schema di proposta motivata per la nomina del soggetto incaricato della revisione legale, nei casi, rispettivamente di presenza di un'unica offerta e di più offerte

Per la nomina del soggetto incaricato della revisione legale nei casi di più offerte, lo schema riporta una tabella[1] di riepilogo delle risultanze delle analisi dei profili professionali e organizzativi svolte sui candidati, adottando i criteri indicati alla Norma di comportamento 8.2. In particolare, con riferimento a ciascuna offerta acquisita dalla società, viene prevista l’indicazione del rating sintetico qualitativo (c.d. rsq nella scala insufficiente/sufficiente/buono/ottimo complessivo) per ciascuna delle seguenti aree oggetto di valutazione:

  • piano di revisione;
  • competenze aziendali e/o settoriali;
  • struttura organizzativa;
  • reputazione sul mercato;
  • corrispettivi;
  • altri aspetti.

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[1] Si veda pag. 18 del documento citato “Verbali del collegio sindacale di società non quotate” CNDCEC, maggio 2021

3) Lo schema per la presa d'atto della proposta di applicazione della disciplina di sterilizzazione delle perdite

In tale schema. il collegio sindacale evidenzia le perdite rilevanti del bilancio dell’esercizio chiuso al 31 dicembre 2020, che richiederebbero i provvedimenti di cui agli artt. 2446 (ovvero, in caso di s.r.l.: di cui all’art. 2482- bis c.c.), 2447 c.c. (ovvero, in caso di s.r.l.: di cui all’art. 2482-ter c.c.), e la cui adozione può essere sospesa in base alle previsioni di cui all’art. 6 d.l. n. 23 /2020 - convertito con modificazioni dalla legge 5 giugno 2020, n. 40, e modificato dall’art. 1, co. 266, della legge 30 dicembre 2020, n. 178 -. Tali perdite, è bene ricordare, devono trovare evidenza in un apposito paragrafo della relazione sulla gestione redatta dall’organo amministrativo (ovvero nella nota integrativa per le società non tenuta alla predisposizione).

Il collegio sindacale, in ottemperanza all’attività di vigilanza e verifica sul rispetto della legge e dei principi di corretta amministrazione sulla base della relazione sulla gestione contenente l’informativa sulla situazione patrimoniale della società, in tale schema, da atto di aver eseguito:

a) l’esame del progetto di bilancio relativo all’esercizio 2020 ed in particolare, della relazione sulla gestione contenente le indicazioni richieste ai sensi dell’art. 2446, co. 1, c.c. (ovvero ai sensi dell’art. 2482- bis, co.2, c.c.).;

b) la vigilanza sull’impostazione generale dell’assetto organizzativo della società, sulla sua generale conformità alla legge, in conformità a quanto previsto nella Norma di comportamento 10.2, anche nel caso non sia stato demandato al collegio sindacale l’incarico di revisione legale.

c) Nel caso in cui il progetto di bilancio è stato assoggettato a revisione legale da parte del soggetto incaricato che ha rilasciato la relazione di revisione ex art. 14 d.lgs. n.39/2010, contenente un giudizio senza modifica e con il quale il collegio sindacale ha scambiato informazioni ai sensi dell’art. 2409-septies c.c., lo stesso (in forza  della già citata Norma di comportamento 10.2 ) deve dare atto di aver svolto, in funzione dei rischi valutati come maggiormente significativi e del carattere di tempestività  caratterizzante lil caso di specie, le procedure:

  • di indagine presso gli amministratori e i responsabili degli aspetti finanziari e contabili,
  • di analisi comparativa e altre procedure di controllo limitate, anche a campione, volte al controllo dei criteri di valutazione maggiormente significativi, tenendo conto delle prospettive di continuità aziendale;

Di fatto, il Collegio sindacale prende atto della volontà dell’organo amministrativo di avvalersi dei benefici ex art. 6 del D.L. 8 aprile 2020, n.23, senza esprimere rilievi ostativi. Si limita ad osservazioni su:

  • la natura e le cause che hanno determinato la perdita, le previsioni per gli esercizi successivi di ripianamento delle perdite. 
  • le informazioni rese dall’organo amministrativo, ovvero la coerenza o la non coerenza anche sulla base delle valutazioni e delle azioni intraprese dallo stesso per recuperare l’equilibrio economico.
  • le proposte delle azioni adottate e da adottare e le relative misure attuative, descritte nella sua relazione, anche riguardo l’eventuale proposta di rinvio della perdita al quinto esercizio successivo al 31 dicembre 2020, nonché l’adozione di opportuni provvedimenti[1];
  • nel caso di perdite rilevanti ex art. 2447 c.c. e 2482-ter c.c., il collegio sindacale potrebbero valutare di invitare gli amministratori, fintanto che il capitale sociale non sia riportato alla misura minima legale, a improntare le scelte gestorie a criteri che tengano conto, in misura proporzionale alla dimensione della crisi, anche degli interessi dei creditori.

 

A ben vedere, gli schemi proposti ed esaminati nei loro tratti essenziali, insieme alle nuove Norme di comportamento, sembrano contribuire a diffondere la validità e l’efficienza del modello tradizionale di amministrazione e controllo basato sulla centralità della funzione dell’organo di amministrazione e dell’organo di controllo, nella prospettiva di garantire l’adeguatezza dei flussi informativi nel sistema di governance.

[1] Nel caso in cui le perdite abbiano ridotto di oltre 1/3 il capitale, i soci potranno deliberare un rinvio a nuovo delle perdite accertate qualora si preveda che le perdite possano essere ripianate nell’esercizio successivo - secondo la regola ordinaria declinata nell’art. 2446, co.2, d) c.c., ovvero nei cinque esercizi successivi – secondo il regime speciale emergenziale di cui all’art. 6 d.l. 8 aprile 2020, n. 23.

Nel caso in cui, a causa della perdita di oltre 1/3, il capitale si riduce al di sotto del limite legale, ovvero, nei casi in cui il patrimonio netto sia azzerato o negativo, i soci potranno deliberare di fruire della possibilità di rinviare l’adozione dei provvedimenti individuati negli artt. 2447 e 2482-ter c.c., vale a dire la riduzione del capitale e il contemporaneo aumento a una cifra non inferiore al minimo legale o la trasformazione della società, per i successivi cinque esercizi. Fino alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al quinto esercizio successivo, inoltre, non opera la causa di scioglimento della società per riduzione o perdita del capitale sociale di cui agli articoli 2484, co.1, numero 4), e 2545-duodecies c.c.

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