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Speciale Pubblicato il 04/09/2020

Rimborsi spese di trasferta: regole e fac simili

di Redazione Fisco e Tasse

Tempo di lettura: 10 minuti
Rimborso spese di trasferta  scontrino

Guida sulle spese di trasferta: rimborsi spese auto, indennità chilometriche, spese parcheggio, car sharing. Fac simili nota spese e auto uso promiscuo

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Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese di trasferta  sia per il lavoratore (dipendente/ collaboratore/ amministratore ) che per l'impresa  è necessario innanzitutto distinguere  se avvengono  entro o al di fuori del Comune in cui è la sede di lavoro. 

Inoltre vi sono differenze anche sulla base del metodo adottato: forfettario , o a piè di lista(cioè con documentazione dettagliata da parte del lavoratore, o misto .

Va sottolineato che l'impresa deve operare la scelta del metodo di rimborso per l'intera trasferta . 

Prima di vedere le differenze sul trattamento fiscale dei rimborsi spese di trasferta entro e fuori Comune specifichiamo riguardo la sede di lavoro che :

  • per i dipendenti si identifica con la sede dell’azienda datrice di lavoro indicata nel contratto di assunzione
  • per i collaboratori/ amministratori  si identifica con il domicilio fiscale del collaboratore. (V. Circolare Agenzia n. 7 2001).

Da tenere presente anche che il lavoratore non può mai essere considerato in trasferta per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa.

Per approfondire il concetto di trasferta (differenze con trasferimento  e trasfertismo) leggi anche "Cosa si intende per trasferta del lavoratore"

Sul trattamento dei fringe benefits per l'amministratore leggi anche "Fringe benefits amministratori titolari di partita IVA"

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Per approfondire ti puo interessare i pacchetto Rimborsi Spese e fringe benefits (e-book e foglio di calcolo excel)

E'disponibile anche il tool di calcolo Convenienza Auto aziendale vs rimborso chilometrico

1) Spese di trasferta entro il territorio comunale

L'articolo 51 del TUIR afferma che sia le indennità  (gli importi fissi garantiti per contratto in busta paga ) che i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.  Cio comporta la tassazione in capo al lavoratore.

 Fanno eccezione e quindi non sono tassabili le  spese di trasporto documentate:  ad esempio biglietti di autobus, metropolitane e treni, ricevute di taxi ,  indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso.

CASO PARTICOLARE: 

L' Agenzia  ha affermato nella Ris. 83 2016 affermato che il servizio di car sharing è assimilato a servizio taxi  quindi eventuali rimborsi per spese di questo tipo non concorrono alla formazione del reddito del dipendente. Vedi la notizia per maggiori dettagli.

I rimborsi per utilizzo dell'auto propria del dipendente sono integralmente tassabili il capo al lavoratore e costituiscono spese per prestazioni di lavoro deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo per il datore di lavoro. Il calcolo  va  effettuato utilizzando le tabelle Aci sulle indennità chilometriche 

ATTENZIONE . Dal 1 luglio 2020  con le nuove tabelle ACI sono in vigore diverse percentuali peril calcolo del valore convenzionale auto (v. paragrafo sotto). 

2) Spese di trasferta fuori Comune

Le trasferte al di fuori del territorio comunale sono invece  escluse dall'imponibile fiscale del dipendente/collaboratore, ma la detassazione vale solo entro i limiti giornalieri di :

  • Euro 46,48 per trasferte in italia e 
  • Euro 77,47 per le trasferte effettuate all'estero.

In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non ci sono limiti di detassazione purchè tutte le spese sia comprovato da idonea documentazione.
Per ottenere quindi il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare una apposita nota spese allegando tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti ecc. ( vedi Fac simile all'ultimo paragrafo)
 In capo all'impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con cui è stato effettuato il rimborso spese.

Le somme erogate mediante rimborso analitico a piè di lista sono deducibili  per il datore di lavoro fino al limite giornaliero di:

  • Euro 180,76 per le trasferte in Italia
  • Euro 258,23 per le trasferte all'estero.

Per il rimborso forfetario e rimborso "misto": nessun imite di deduzione dal reddito di impresa.

Il rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente   è deducibile in misura non eccedente il valore fissato dalle tariffe ACI  in vigore.

CASO PARTICOLARE :

Per documentare le  spese di trasporto, secondo la risposta a Interpello dell'Agenzia n. 22-2018  è valida anche  l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta, intestata al datore stesso, rilasciato dall’emittente dello strumento elettronico (tali spese sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese).

Vedi maggiori dettagli in "Trasferte lavoro dipendente valido l'estratto conto della carta"

3) Spese di parcheggio, trattamento fiscale

Riguardo le spese di parcheggio recentemente l'Agenzia in una consulenza giuridica N. 5 2019  ha riepilogato la disciplina fiscale in vigore è ha concluso che 

"Sulla base della normativa  e dei chiarimenti di prassi forniti il rimborso al dipendente delle spese di parcheggio  configurandosi quale rimborso di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto ed alloggio: 

- è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto; 

- rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di euro 15,49 giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico. "



4) Spese di trasferta con rimborso chilometrico novità 2020 e Smart working

Come noto le auto concesse in uso promiscuo sono una retribuzione in natura (fringe benefit)  valorizzata come  “valore convenzionale auto”  sulla base delle tabelle ACI aggiornate ogni anno . Per ottenere tale valore annuo il costo chilometrico, riferito al tipo di autovettura, va moltiplicato per una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri e per una ulteriore percentuale prefissata in base ai valori di emissione.

Dal 1° luglio 2020 sono entrate in vigore le nuove percentuali   stabilite dalla Legge di Bilancio 2020 come segue:

  • 25% per i veicoli con valori di emissione di CO2 fino a 60g/km;
  • 30% per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiori a 60g/km ma non a 160g/km;
  • 40% per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiori a 160g/km ma non a 190g/km;
  • 50% per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiore a 190g/km.

 Scopo della nuova normativa è quello di incentivare l’acquisto di autovetture ecologiche con minori emissioni di Co2. 

LE NUOVE TABELLE ACI IN VIGORE DAL 1° LUGLIO SONO CONSULTABILI QUI -  Per ulteriori approfondimenti si legga l’articolo “Auto a uso promiscuo: nuova tassazione del fringe benefit”

CASO PARTICOLARE : TRASFERTA E SMART WORKING

Con il diffondersi dello Smart working  per l'emergenza Coronavirus nell’ultimo periodo è diventato frequente il caso di trasferte dei lavoratori con auto propria o a uso promiscuo , in cui il tragitto parte dalla propria abitazione invece che dalla sede di lavoro. 

Già nella  risoluzione 92/E/2015 l'Agenzia aveva chiarito che nel  caso  in cui la distanza percorsa dal dipendente  sia maggiore il relativo rimborso chilometrico di importo  diventa reddito imponibile per il dipendente.   Viceversa, se la distanza fosse minore, il rimborso sarebbe completamente esente da tassazione .

5) Spese di trasferta: facsimili

NOTA SPESE - fac-simile per rimborso spese di trasferta


DIPENDENTE/COLLABORATORE  Nome/Cognome ________________________

TRASFERTA   del ____________________ a _____________


SPESE DI VIAGGIO 1

TRENO

€ .....................................

AEREO

€.....................................

TAXI

€ ......................................

AUTOBUS /TRAM

€....................................

ALTRO

€ ....................................

Totale spese di viaggio

€ .....................................


SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2

Autovettura modello .............................................. targata ..............................;

tariffa chilometrica Aci € ..................... x .................. Km (percorsi) = €......................


SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3

Albergo ........................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. € ....................

Ristorante ........................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................

Bar .................................................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ............. €....................

Altro ................................................ fatt./ric./sc.fisc. n............ del ..............€  ....................

Totale spese di vitto e alloggio € ...........................

INDENNITA' FORFETARIA € ............................


ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE 4

Altre spese:

....................................

del .........................

€ ...................

....................................

del .........................

€ ...................

Totale spese non documentate € .....................


TOTALE COMPLESSIVO SPESE € ........................

Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra

IL DIPENDENTE/COLLABORATORE __________________

Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo.

Se l'importo rimborsato eccede l'importo calcolato mediante l'utilizzo delle tariffe ACI, l'eccedenza viene tassata in capo al collaboratore.

Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale.

In questa tipologia di spese rientrano le spese di parcheggio, trasporto bagagli, ecc. Tali spese non sono tassate in capo al collaboratore per un importo giornaliero non superiore a € 15,49 se le trasferte vengono effettuate in Italia oppure a €  25,82 per le trasferte effettuate all'estero.


*******************

ACCORDO PER LA CONCESSIONE IN USO PROMISCUO DELL'AUTO AZIENDALE - fac-simile


Tra le parti:

  • ...........................con sede in .................., codice fiscale .............................., (d'ora innanzi proprietario) qui rappresentata dal sig. ......................., nato a ........................ .il ..............................., residente in ............................................, codice fiscale ..................................munito dei necessari poteri;
  • il sig. .............................., nato a........................ il ......................, codice fiscale ......................, dipendente della società ................................ a decorrere dal .............., iscritto al numero matricola ........................ (d'ora innanzi utilizzatore)

premesso che

  • la società .................................. è proprietaria del mezzo: tipo ............................., targa ............................., telaio .........................., destinata al seguente uso ............................................., come si evince dalla copia del libretto di circolazione allegata;
  • che la società ........................... è intenzionata a mettere a disposizione del sig. ......................... il suddetto automezzo, affinché lo stesso venga utilizzato per necessità di servizio connesse alla sua mansione ed anche per uso personale;

si conviene e stipula quanto segue

  1. Oggetto dell'accordo.
     Il proprietario mette a disposizione dell'utilizzatore il mezzo identificato in premessa, affinché lo stesso venga utilizzato per motivi di servizio e per usi personali.
  2. Corrispettivo e modalità di pagamento.
     Il corrispettivo per l'uso personale del mezzo è stabilito dalle parti, in via convenzionale, in misura pari al 30% del costo (IVA compresa) corrispondente ad una percorrenza annua di 15.000 chilometri , desumibile dalla tabella ACI appositamente approvata dall'Agenzia delle entrate e pubblicata in Gazzetta Ufficiale entro la fine dell'anno precedente a quello di riferimento. In caso di utilizzo per periodo di tempo inferiore all\'anno verrà effettuata una proporzione del suddetto parametro. Il pagamento del corrispettivo avverrà mediante trattenuta dal cedolino paga entro e non oltre la fine di ciascun anno per cui il presente accordo esplicherà i suoi effetti, salvo che l'utilizzatore non provveda al pagamento in contanti.
  3. Obblighi dell'utilizzatore. L'utilizzatore si impegna sin da ora a:
  • comunicare tempestivamente eventuali provvedimenti che dovessero revocare o limitare il permesso di guida;
  • assumere a proprio carico ogni ed eventuale sanzione derivante da infrazioni al codice della strada o ad altre prescrizioni normative connesse all'utilizzo del mezzo;
  • utilizzare il mezzo esclusivamente per gli usi previsti dal libretto e rispettare i consigli d'uso prescritti dal produttore;
  • provvedere direttamente alla piccola manutenzione del mezzo (rabbocco olio, controllo liquidi, pressione gomme, ecc.);
  • segnalare senza indugio al proprietario eventuali malfunzionamenti, difetti e guasti, tanto nel periodo di validità della garanzia che in quello successivo, astenendosi dall'uso del mezzo qualora gli stessi possano provocare danni al conducente, ai trasportati, a soggetti terzi o a beni e cose; eventuali interventi presso officine specializzate saranno, nel limite del possibile, concordati con il proprietario, fermo restando che l'utilizzatore è sin da ora autorizzato a far effettuare interventi urgenti ed improrogabili qualora le circostanze ed il luogo non consentissero di contattare il proprietario;
  • rispettare, rigorosamente, gli interventi di manutenzione programmata prescritti dal libretto di uso e manutenzione del mezzo;
  • segnalare, nel più breve termine dalle circostanze concesso, ogni incidente in cui dovesse incorrere, indipendentemente dalla responsabilità propria o di terzi e dall'ammontare del danno a persone o cose;
  • richiedere ed ottenere valido giustificativo delle spese sostenute per l'uso del mezzo, secondo le indicazioni fornite dall'ufficio amministrativo.

Obblighi del proprietario. Il proprietario si impegna sin da ora a:

  • stipulare e rinnovare idonea polizza assicurativa a copertura del mezzo e dei rischi connessi alla circolazione dello stesso;
  • corrispondere la tassa di proprietà;
  • consentire l'effettuazione degli interventi di manutenzione programmata, ed in ogni caso necessari, indicando le officine prescelte per l'effettuazione degli stessi;
  • comunicare eventuali richiami o interventi necessari segnalati dal costruttore.

Durata e modifiche agli accordi. Il presente accordo mantiene la sua efficacia a tempo indeterminato, salva la possibilità del proprietario di inviare disdetta con lettera raccomandata con un preavviso minimo di 15 giorni; in caso di sostituzione del mezzo con altro, il preavviso minimo può non essere rispettato. Ogni modifica al contenuto del presente accordo dovrà essere formalizzata per iscritto.

Il presente accordo è stipulato in data odierna in due originali, debitamente sottoscritti per accettazione dalle parti, di cui uno verrà spedito in plico senza busta al proprietario a sua cura e spese.

Data ...............

Il proprietario (....................) __________________________

L'utilizzatore (........................) ___________________________


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