Vidimazione libri e deposito progetti di bilancio:doveri degli amministratori

Entro fine mese, per ciò che concerne le “grandi” società di capitali, è necessario aver redatto i bilanci d’esercizio, la relazione sulla gestione ed averli consegnati all’organo di controllo (nonché i rispettivi attinenti consolidati - ove dovuti).

Entro il 18 marzo è in scadenza anche il versamento della tassa annuale dei libri sociali.

1) Versamento tassa annuale vidimazione libri sociali

In scadenza il 18 marzo (in quanto il giorno 16 cade di sabato) il versamento della tassa annuale vidimazione libri sociali (codice F24 7085; anno 2019).
Obbligate al pagamento tutte le società di capitali (S.p.a., S.r.l., S.a.p.a.), comprese quelle consortili ed in liquidazione.
La tassa è legata alla corretta tenuta dei libri sociali per cui è obbligatoria la bollatura:

• per le s.r.l. il libro delle decisioni dei soci, il libro delle decisioni degli amministratori, il libro delle decisioni del collegio sindacale nominato ai sensi dell'articolo 2477 c.c.;
• per le s.p.a. il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo 2447 sexies.

Appare opportuno rammentare che tali libri, ove ne sussista l’obbligo di tenuta, devono essere preventivamente bollati e numerati progressivamente.
La mancanza o cattiva tenuta degli stessi rappresenta un reato societario e potrebbe integrare ai reati di bancarotta.

La bollatura iniziale degli stessi, presso il Registro Imprese della Camera di Commercio o presso un notaio, avviene a seguito della presentazione del versamento della tassa di vidimazione dei libri che nel primo anno di inizio attività avviene tramite pagamento di bollettino di conto corrente postale n. 6007. Per inizio dell’attività si intende l’apertura della partita iva della società, posto che la costituzione di una società di capitali altro non può avvenire se non di fronte ad un notaio.

Se dunque problemi circa il versamento della suddetta tassa sembrano non porsi al momento dell’istituzione dei libri occorre tenere in considerazione che il mancato versamento della stessa per gli esercizi successivi al primo anno di attività comporta una sanzione amministrativa dal 100 al 200% della tassa medesima e, in ogni caso, non inferiore a 103 euro.
L’importo da versare circa la tassa vidimazione libri sociali (tassa sulle concessioni governative per le società di capitali) è pari ad euro 309,87 euro, se l’ammontare del capitale o del fondo di dotazione non supera l’importo di 516.456,90 euro, 516,46 euro allo sforamento dell’anzidetto limite.

Non si ritiene che fra le stesse rientrino le società cooperative e le società di mutua assicurazione che, anche dalla classificazione del codice civile, sono collocate in titoli diversi. Queste ultime, pertanto, sono   tenute   al   pagamento di euro 67,00 per ogni 500 pagine o frazioni di 500 pagine. (C.M.n.108/1996).

È possibile sanare il mancato versamento della tassa annuale per i libri sociali avvalendosi dell’istituto del ravvedimento operoso.

2) Per gli amministratori il mese di marzo è tempo di bilanci

Entro fine mese, inoltre, per ciò che concerne le “grandi” società di capitali, è necessario aver redatto i bilanci d’esercizio, la relazione sulla gestione ed averli consegnati all’organo di controllo (nonché i rispettivi attinenti consolidati - ove dovuti).

Più in particolare il bilancio è redatto dagli amministratori al termine di un periodo amministrativo. Esso è formato dallo stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario e dalla nota integrativa sulla scorta delle norme di legge e ai principi contabili (OIC e IFRS).
Ai sensi dell’art. 2429 c.c. il bilancio deve essere comunicato dagli amministratori al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, con la relazione/i sulla gestione, almeno trenta giorni prima di quello fissato per l'assemblea ordinaria (o assemblea dei soci) che deve discuterlo (ovvero 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale ex art. 2364 c.c.).

Il bilancio, con le copie integrali dell'ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell'ultimo bilancio delle società collegate, deve restare depositato in copia nella sede della società insieme alle relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale dei conti durante i quindici giorni che precedono l'assemblea, e fino a che non sia stato approvato.
I soci possono prenderne visione. Il deposito delle copie dell'ultimo bilancio delle società controllate incluse nell’area di consolidamento può essere sostituito da un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell'ultimo bilancio delle medesime.

Per tutto quanto summenzionato è dunque dovere degli amministratori istituire i libri sociali e contabili obbligatori, redigere tempestivamente il bilancio e convocare l’assemblea.

È fatto espressamente obbligo in capo all’organo amministrativo redigere il bilancio d’esercizio ex art. 2381 c.c. (questo non vuol dire non farsi assistere dal dottore commercialista, ndr) ma è dovere dell’organo amministrativo vigilare sulla corretta elaborazione dei dati contabili che costituiranno il progetto/i di bilancio che sarà sottoposto all’organo di controllo e all’assemblea.

La redazione del progetto di bilancio è atto dunque imposto a capo dell’organo amministrativo. In presenza di una pluralità di amministratori spetta al Presidente del cda convocare il consiglio al fine della redazione dello stesso che non può essere, in caso di negligenza da parte dell’organo amministrativo, neppure sanato dalla redazione dello stesso da parte dei sindaci, questi ultimi, responsabili dell’operato dell’organo amministrativo.

L’omessa o irregolare redazione del bilancio è fatto di mala gestio ammissibile alla procedura di cui all’art. 2409 c.c. per cui il Tribunale può revocare gli amministratori ed eventualmente anche i sindaci e nominare un amministratore giudiziario, determinandone i poteri e la durata.
Come ogni atto di mala gestio anche l’omessa, tardiva o irregolare redazione del bilancio d’esercizio, qualora la stessa abbia cagionato un danno, formula presupposto ai fini di azione di responsabilità contro l’organo amministrativo e sindaci, da parte della società, creditori, singoli soci o terzi (artt. 2393 – 2395 c.c.).