Negli scorsi mesi il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CN- DCEC) ha redatto le norme di comportamento del collegio sindacale, ponendo il documento in consultazione al fine di ricevere opinioni e commenti utili per la pubblicazione definitiva. Lo scorso mese lo stesso CNDCEC ha dato il via libera definitivo alle norme in esame. Il testo appena approvato, che recepisce alcune delle osservazioni giunte al Consiglio nazionale, sostituisce quello in vigore dal gennaio del 2012. Le nuove norme sono entrare in vigore a partire dal 30 settembre 2015.
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Per approfondire la materia abbiamo predisposto un e-book sulle Nuove norme di comportamento del Collegio Sindacale che analizza tutte le nuove norme di comportamento del Collegio Sindacale entrate in vigore dal 30 settembre 2015
1) Motivazioni e struttura delle norme di comportamento del Collegio Sindacale
L’organo di controllo, sia esso monocratico o pluripersonale e assolva o meno anche alle funzioni dell’Organismo di Vigilanza, deve attenersi a delle norme di deontologia professionale ai fini dello svolgimento irreprensibile della propria carica.
Per ovviare alla carenza strutturale dell’impianto giuridico nazionale e all’assenza di specifici principi di riferimento internazionali in materia, il CNDCEC, in collaborazione con la commissione per le norme di comportamento degli organi di controllo legale delle società ripropone, opportunamente aggiornate, le norme di comportamento del collegio sindacale, vale a dire norme di deontologia professionale rivolte a tutti i professionisti iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili emanate in attuazione del vigente codice deontologico. Esse sono entrate in vigore il 30 settembre 2015, nei confronti di tutti i sindaci delle società di diritto comune, ad eccezione di quelle a cui siano applicabili norme o regolamenti che disciplinano specifici settori di attività o mercati regolamentati. In tal modo tali norme sostituiscono quelle che erano entrate in vigore il 1 gennaio 2012.
Ogni Norma è composta da Principi, corredati da Riferimenti Normativi essenziali e da Criteri applicativi, che forniscono ai sindaci gli strumenti operativi di riferimento per lo svolgimento delle proprie funzioni ed è accompagnata da brevi commenti, che analizzano e chiariscono le scelte adottate, nonché le problematiche interpretative che più spesso emergono nella prassi.
Il documento che contiene tali norme è strutturato in capitoli, ciascuno dei quali contiene svariate norme composte da principi, corredati da riferimenti normativi e da criteri applicativi atti a fornire ai sindaci strumenti operativi di riferimento per lo svolgimento delle proprie funzioni. Ogni norma è inoltre accompagnata da un sintetico commento che spiega le scelte adottate ed illustra le problematiche interpretative che hanno maggiore probabilità di emergere nella prassi.
I capitoli che compongono il documento per un totale di 57 norme emanate, sono i seguenti:
- nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del collegio sindacale;
- funzionamento del collegio sindacale;
- doveri del collegio sindacale;
- partecipazione alle riunioni degli organi sociali;
- poteri del collegio sindacale;
- denunzia di fatti censurabili e di gravi irregolarità;
- relazione all’assemblea dei soci;
- pareri e proposte del collegio sindacale;
- attività del collegio sindacale in caso di omissione degli amministratori;
- attività del collegio sindacale nelle operazioni sociali straordinarie e in altre vicende societarie;
- attività del collegio sindacale nella crisi d’impresa.
Rispetto al previgente testo sono stati aggiunte norme con riferimento ai temi del passaggio di consegne, vigilanza del collegio sindacale di spa e srl con socio unico, vigilanza in caso di concordato con riserva, di concordato con continuità, rapporti con consulente e attestatore, vigilanza del collegio in caso di riduzione o perdita del capitale. Le norme dunque sono cresciute in numero: dalle 50 emanate nel 2012 si è passati alle 57 attuali.
2) Sintesi dell’evoluzione delle norme di comportamento del Collegio Sindacale
Prima di analizzare le novità del recentissimo testo delle nuove norme di comportamento del Collegio sindacale, rammentiamo sinteticamente come sono cambiate suddette norme dal 2011 al 2012, e poi fino ad oggi.
Le principali novità che tali norme nel 2011 portavano con sé riguardavano in particolare delle situazioni relative all’operatività del Collegio sindacale in merito alle quali nessuna pronuncia dottrinale o giurisprudenziale era mai stata espressa.
In primo luogo si aveva riguardo a quanto afferma il codice civile nell’art. 2400, comma 4, vale a dire che al momento della nomina dei sindaci e prima dell’accettazione dell’incarico, devono essere resi noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e di controllo da essi ricoperti presso altre società. Si trattava della c.d. dichiarazione di trasparenza che le norme avevano disposto dovesse evidenziare anche gli eventuali incarichi di amministratore in società di persone, revisore esterno, liquidatore, amministratore giudiziario, sindaco supplente in quanto anche tali situazioni sono suscettibili di influenzare le delibere assembleari.
In seconda istanza le previgenti norme avevano introdotto l’obbligo per il sindaco di valutare, prima dell’assunzione di qualsiasi mandato, la sua effettiva capacità di assolvere all’incarico in considerazione dell’impegno e del tempo richiesti per un consono svolgimento della carica. Si stabiliva altresì per lo stesso sindaco la possibilità di accettare un limite massimo di venti incarichi, salvo che non apporti e documenti adeguate motivazioni in merito alla sua idoneità ad espletare adeguatamente ulteriori mandati.
Ulteriori novità di rilievo nel 2011 avevano riguardato:
- la questione delle dimissioni, la quale veniva risolta, onde evitare che il sindaco divenisse schiavo del proprio incarico, rendendo obbligatoria la prorogatio solo nel caso di mancata sostituzione del sindaco a seguito del decorso del triennio, essendo invece immediatamente efficaci le dimissioni in costanza di carica a prescindere dalla sostituibilità del dimissionario con il supplente;
- la questione dei controlli, in merito alla quale veniva previsto il c.d. Risk approach consistente nella preliminare valutazione dei rischi seguita dalla valutazione da parte dei sindaci di idonee misure di salvaguardia tese a minimizzarli;
- la questione della relazione del Collegio sindacale all’assemblea per l’approvazione del bilancio, in merito alla quale era stabilito che il sindaco che non condivide il contenuto di tale relazione non può redigere e depositare una autonoma relazione ma ha diritto a che nel verbale siano contenute le ragioni del proprio dissenso.
Le novità del testo in vigore dal 1° gennaio 2012 concernevano, invece, esclusivamente la trattazione di tre questioni afferenti alla condotta del Collegio sindacale in momenti particolari e non ordinari della vita di un’impresa quali possono essere una situazione di crisi o l’attuazione di operazioni straordinarie o ancora circostanze in cui gli amministratori non adempiano ad alcuni loro doveri.
Tali materie, non oggetto di analisi delle previgenti norme di comportamento, erano state trattate nelle nuove norme 9, 10, 11, che hanno dunque integrato il testo previgente al quale, fatto salvo tale ampliamento, non erano state apportate variazioni significative.
Le nuove norme in vigore dal 30 settembre 2015 hanno introdotto come principale novità nuove norme con riferimento ai temi del passaggio di consegne, della vigilanza del collegio sindacale di spa e srl con socio unico, della vigilanza in caso di concordato con riserva, di concordato con continuità, rapporti con consulente e attestatore, vigilanza del collegio in caso di riduzione o perdita del capitale.
3) Per approfondire
Capitolo primo
1. Motivazioni e struttura delle norme
2. Sintesi dell’evoluzione delle norme
Capitolo secondo
1. Nomina, incompatibilità e cessazione dei componenti del Collegio sindacale
1.1. Composizione del Collegio sindacale
1.2. Dichiarazione di trasparenza
1.3. Nomina, accettazione e cumulo degli incarichi
1.4. Obiettività, indipendenza e cause di ineleggibilità e decadenza
1.5. Retribuzione
1.6. Cessazione dall’ufficio
1.7. Passaggio di consegne
1.8. Sostituzione
Capitolo terzo
1. Funzionamento del Collegio sindacale
1.1. Funzionamento
1.2. Utilizzo di propri dipendenti e ausiliari
1.3. Libro delle adunanze e delle deliberazioni
Capitolo quarto
1. Doveri del Collegio sindacale
1.1. Caratteristiche e modalità di effettuazione dei controlli
1.2. Vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto
1.3. Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione
1.4. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo
1.5. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno
1.6. Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile
1.7. Vigilanza in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione
1.8. Vigilanza in ordine al bilancio consolidato e alla relazione sulla gestione
Capitolo quinto
1. Partecipazioni alle riunioni degli organi sociali
1.1. Partecipazione all’assemblea dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti,
all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari
1.2. Partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo
1.3. Partecipazione alle decisioni degli organi di società a responsabilità limitata
Capitolo sesto
1. Poteri del collegio sindacale
1.1. Atti di ispezione e controllo
1.2. Rapporti con l’organo amministrativo
1.3. Rapporti con il revisore legale o con la società di revisione legale
1.4. Rapporti con la funzione di controllo interno
1.5. Rapporti con l’organismo di vigilanza
1.6. Rapporti con gli organi di controllo delle controllate
1.7. Potere di convocazione dell’assemblea dei soci
Capitolo settimo
1. Il riscontro e la denunzia dei fatti censurabili
1.1. Riscontro di fatti censurabili
1.2. Denunzia ex art. 2408 c.c
1.3. Denunzia ex art. 2409 c.c
1.4. Azione di responsabilità
Capitolo ottavo
1. Relazione all’assemblea dei soci
1.1. Struttura e contenuto della relazione dei sindaci
Capitolo nono
1. Pareri e proposte del collegio sindacale
1.1. Pareri e proposte del collegio sindacale
Capitolo decimo.
1. Attività del collegio sindacale in caso di omissione degli amministratori
Capitolo undicesimo
1. Attività del collegio sindacale nelle operazioni straordinarie e in altre vicende societarie
1.1. Aumento di capitale
1.2. Riduzione del capitale sociale
1.3. Trasformazione
1.4. Fusione e scissione
1.5. Conferimento d’azienda
1.6. Prestiti obbligazionari e strumenti finanziari partecipativi
1.7. Finanziamenti dei soci
1.8. Recesso del socio
1.9. Scioglimento e liquidazione
1.10 Vigilanza dell’organo di controllo nel caso specifico delle s.p.a. ed s.r.l. unipersonali
Capitolo dodicesimo
1. Attività del collegio sindacale nella crisi d’impresa
1.1. Prevenzione ed emersione della crisi
1.2. Segnalazione all’assemblea e denunzia al tribunale
1.3. Vigilanza del collegio sindacale in caso di adozione di un piano volto al risanamento ex art. 67, comma terzo, lett. d), l.f.
1.4. Vigilanza del collegio sindacale in caso di accordo di ristrutturazione dei debiti ex art. 182-bis l.f.
1.5. Vigilanza del collegio in caso di concordato con riserva ex art. 161, comma 6 l.f.
1.6. Vigilanza del collegio in caso di concordato preventivo ex art. 160 l.f.
1.7. Vigilanza del collegio in caso di concordato con continuità ex art. 186-bis l.f
1.8. Vigilanza del collegio nelle ipotesi di cui all’art. 182-quinquies l.f.
1.9. Rapporti con consulente e attestatore
1.10. Vigilanza del collegio sindacale in caso di riduzione o perdita del capitale
1.11. Ruolo del collegio sindacale durante il fallimento
Autore: Tosi Dott.ssa Virginia
