PEC obbligatoria per gli Amministratori di Società: come adeguarsi nel migliore dei modi

Il 1° gennaio 2025 segna l'inizio di un nuovo obbligo per gli amministratori di società: l'iscrizione del proprio "domicilio digitale" nel Registro delle Imprese. Una mossa prevista dalla legge di Bilancio 2025 e che trova concretezza con la nota del MIMIT del 12 marzo 2025, n. 43836. Questo obbligo si traduce nell'iscrizione di una Posta Elettronica Certificata (PEC), personale e attiva, che dev'essere diversa da quella aziendale. Ogni amministratore dovrà avere una PEC individuale registrata come domicilio digitale. 

1) Soggetti obbligati: gli amministratori

Il MIMIT opta per un’interpretazione estensiva della disposizione, ritenendo che il termine «amministratori» faccia ampio riferimento alla funzione di gestione dell’impresa e che «una interpretazione meno letterale della norma possa risultare maggiormente aderente alla sua ratio e risulti giustificata dalla prevalenza di quelle finalità di interesse pubblico generale da essa perseguite e ad essa sottese».

L’obbligo si applica:

• agli amministratori della società in senso ampio (facendo riferimento alla funzione di gestione dell’impresa); 
• ai liquidatori della società, siano essi nominati dai soci o per intervento giudiziale: ovvero a soggetti per certi versi normativamente accostati agli amministratori, ai quali il codice civile, pur mantenendone sotto alcuni aspetti distinti profilo e funzioni rispetto a quelli propri degli “amministratori societari” (ad esempio, riservando ad essi poteri connessi al compimento degli atti necessari alla liquidazione della società, ma precludendo loro la gestione di nuove operazioni), rimette comunque la cura di funzioni di amministrazione dell’impresa in liquidazione, in luogo degli amministratori ormai cessati. 

In ogni caso, spiega il MIMIT, la disposizione pare dovere essere riferita esclusivamente ai soggetti, persone fisiche o giuridiche, cui formalmente compete il potere di gestione degli affari sociali, con le connesse funzioni di dirigenza ed organizzazione.

2) Termini e modalità di comunicazione

Per le nuove imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, la PEC dovrà essere comunicata durante la fase di iscrizione al Registro delle Imprese. Per le società già esistenti, l'adeguamento dovrà avvenire in occasione di nuove nomine, rinnovi di cariche o comunque entro il 30 giugno 2025. La mancata conformità a queste disposizioni comporterà sanzioni che variano da 103 a 1.032 euro, oltre al rischio di sospensione o rigetto delle richieste di nomina o di costituzione di nuove società.

3) L'importanza della PEC per le comunicazioni ufficiali

Per adeguarsi all'obbligo di domicilio digitale, è importante che gli amministratori di società inizino da subito a dotarsi di una PEC personale e verificarne la conformità rispetto ai requisiti normativi. Il passaggio successivo sarà poi registrare la PEC nel Registro delle Imprese per evitare sanzioni e garantire continuità nelle operazioni aziendali. La PEC è essenziale per garantire la sicurezza e la formalità delle comunicazioni ufficiali, conferendo loro valore legale. 

4) Quali caratteristiche deve avere la PEC personale?

Deve essere intestata esclusivamente all'amministratore, deve essere diversa da quella della società ed infine deve essere attiva al momento della comunicazione.

Già oggi esistono delle soluzioni PEC disponibili sul mercato progettate per soddisfare le esigenze di aziende e professionisti. 

Tra le soluzioni esistenti, Aruba.it offre delle caselle PEC specifiche per il business, complete ed affidabili. Le caselle PEC Pro e Premium includono delle funzionalità avanzate quali: 

• La gestione in delega tramite “Supervisore360”, ovvero la possibilità di dare la propria casella in gestione al proprio commercialista o consulente, che potranno accedere alla PEC con proprie credenziali e operare secondo i permessi stabiliti;
• Uno spazio casella di 2 GB, eventualmente estendibile tramite l’acquisto di GB aggiuntivi;
• Un archivio di sicurezza (di 3 GB per la Pro e di 8 GB per la Premium) che effettua una copia automatica di back up dei messaggi;
• La condivisione dell’accesso tramite “Multiutente PEC”, che permette di creare account dedicati per i collaboratori.