Digitalizzazione diritto societario: la Direttiva (UE) 2025/25

Nell’ambito di «Una strategia per le PMI per un’Europa sostenibile e digitale» della UE in combinato con l’altra comunicazione dalla Commissione Europea (n.d.r «Digitalizzazione della Giustizia nell’Unione Europea») va inquadrata l’odierna Direttiva (UE) 2025/25 del Parlamento e del Consiglio Europeo, pubblicata sulla G.U.U.E., serie L, del 10 gennaio 2025 ed in vigore dal 30 gennaio 2025.

La citata Direttiva rappresenta un ulteriore tassello, del quadro normativo europeo, volto ad ampliare e migliorare l'uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario, all’uopo intervenendo sulle disposizioni già esistenti e codificate nelle Direttive 2009/102/CE e (UE) 2017/1132, così come integrate da ultimo dalla Direttiva (UE) 2019/1151, ampliandone significativamente la portata con l’introduzione di nuovi strumenti di circolazione transfrontaliera.

1) La digitalizzazione del diritto societario: Direttiva (UE) 2025/25

La Direttiva (UE) 2025/25 si prefigge, come espressamente dichiarato nei Considerando, di incentivare, attraverso l’utilizzo di strumenti e processi digitali nel diritto societario, la trasparenza dei documenti e degli atti delle società di capitali e delle società di persone commerciali così da potere essere usate, con maggiore fiducia e senza formalità onerose, sia nel mercato interno sia in un contesto transfrontaliero.

In questa maniera, quindi, il Legislatore europeo vuole accrescere la fiducia nel contesto imprenditoriale, sia in ambito interno che transfrontaliero, riducendo nel contempo la duplicazione delle formalità attraverso il sistema di interconnessione dei registri delle imprese (nd.r. Business Registers Interconnection System, in sigla BRIS), nel quale condividere i dati societari inseriti nei pubblici registri, rendendo così più forte l’affidabilità riconosciuta dal mercato ai registri ed alle Autorità degli Stati Membri [sul punto v. art. 2, n. 27) della Direttiva 2025/25, che modifica l’art. 22 della Direttiva (UE) 2017/1132]. 

In tal senso elementi qualificanti della riforma sono:

1. il certificato delle Società UE ovvero un documento standardizzato, multilingue e con valenza europea, che attesta l’esistenza legale della società e le sue principali caratteristiche [c.f.r. art. 2 n. 21) della Direttiva de quo, che introduce l’art. 16 ter nella Direttiva (UE) 2017/1132 ];
2. la procura digitale UE che consentirà la rappresentanza societaria in ambito transfrontaliera secondo un modello uniforme, autenticato mediante servizi fiduciari qualificati [c.f.r. art. 2 n. 21) della Direttiva de quo, che introduce l’art. 16 quater nella Direttiva (UE) 2017/1132 ].

Viene, poi, rafforzato il c.d. principio “una tantum”, in inglese “once-only” [v. art. 2, n. 31), della Direttiva de quo, che modifica l’art. 28 della Direttiva (UE) 2017/1132] con l’obiettivo di evitare la ripresentazione di documenti già depositati presso registri di altri Stati Membri, e quindi così riducendo gli oneri amministrativi gravanti sulle società, specie sulle PMI, rendendo meno dispendiosa, sia in termini di tempo che di costi, la creazione di filiali e succursali in altri Stati Membri.

Inoltre, il Legislatore europeo, “sposando” un’impostazione molto italiana, introduce nell’ordinamento europeo un controllo preventivo, amministrativo, giudiziario o notarile, o una loro combinazione, dell’atto costitutivo e dello statuto, delle società di capitali e delle società di persone e delle relative modifiche, lasciando impregiudicate però le legislazioni nazionali che prevedono per tali documenti la forma dell’atto pubblico [art. 2, n. 5) della Direttiva de quo, il quale sostituisce l’art. 10 della Direttiva (UE) 2017/1132].

Al riguardo è doveroso precisare che per le società di persone, se l’ordinamento interno non richiede la redazione dell’atto costitutivo e dello statuto, la procedura per il controllo di legalità comprende i requisiti formali e sostanziali relativi ai documenti o alle informazioni richiesti dal diritto nazionale ai fini della domanda di iscrizione nel registro di tali società.

Al fine, inoltre, di uniformare il sistema dei controlli, la novella Direttiva introduce un contenuto minimo della verifica di legalità, che deve quanto meno consistere in un accertamento avente ad oggetto: la sussistenza dei requisiti formali prescritti per l’atto costitutivo e per lo statuto, la presenza delle indicazioni obbligatorie, il rispetto dei requisiti giuridici sostanziali e, infine, di pertinenti conferimenti in denaro o in natura, conformemente al diritto nazionale.

Non basta, perché l’odierno Legislatore [c.f.r. art. 2, n. 16 della Direttiva de quo, che introduce modifiche all’art. 14 della Direttiva (UE) 2017/1132] ha ampliato le informazioni soggette all’obbligo di pubblicità, annoverando anche l’oggetto sociale, il quale, come noto, descrive l’attività principale o le attività principali della costituenda società, anche mediante l’utilizzazione del codice a sei caratteri di classificazione statistica delle attività economiche nella Comunità europea (in sigla NACE) se il diritto interno ne consente l’uso (come in Italia, in cui il corrispettivo è il ben noto codice ATECO).

Interessante, poi, la previsione di specifici obblighi informativi relativamente ai gruppi di società, introducendo per le società madri (siano esse società di capitali o società di persone commerciali) l’obbligo di redigere e pubblicare i bilanci consolidati e garantendo, nel contempo, che tali informazioni siano disponibili gratuitamente attraverso il sistema di interconnessione dei registri [art. 2, n. 25) della Direttiva de quo, il quale inserisce, tra l’altro, l’art. 19 ter nel corpo della Direttiva (UE) 2017/1132].

La Direttiva (UE) 2025/25 dovrà essere recepita dagli Stati Membri entro il 31 luglio 2027.

Nel mentre andranno fatte adeguate riflessioni in ordine alle modalità attuative delle predette prescrizioni:

• (i) sia in termini di individuazione di strumenti atti a realizzare un’efficace implementazione delle informazioni societarie oggetto di pubblicità, orientata ad una sempre maggiore crescente digitalizzazione dei sistemi informativi e nello stesso tempo
• (ii) in termini di attenta compliance con i principi già presenti nel nostro ordinamento, soprattutto con riferimento per esempio al profilo dell’autenticazione della procura digitale UE oppure al profilo della verifica dell’autenticità e validità dei documenti esteri ecc e così senza altresì tralasciare 
• (iii) il profilo della sicurezza dei dati, atti e documenti societari e quello della tutela di tutti gli interessi coinvolti.

In conclusione, la vera sfida sarà incentrata da un alto sulla integrazione dei nuovi strumenti europei e dall’altro sul mantenimento degli elevati standard di certezza e sicurezza giuridica che sono propri dell’ordinamento italiano, soprattutto con riferimento alla verifica dell’identità delle parti nonché in relazione ai controlli di legalità sostanziale come pure di conservazione e accessibilità della documentazione.