Come noto, in seguito a quanto disposto dall'articolo 16 della legge n. 2/2009 (di conversione del DL. 185/2008), entro il prossimo 29.11.2011 le imprese “costituite in forma societaria” dovranno:
- dotarsi di propria casella di posta elettronica certificata (cd PEC) o di altro strumento analogo che permetta di certificare la data e l'ora dell'invio e della ricezione, oltre che all'integrità di quanto inviato.
- darne comunicazione al Registro delle Imprese
In particolare:
• le società già iscritte al 29/11/2008 devono dichiarare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo di PEC entro e non oltre il termine del 29 novembre 2011 (art. 16 comma 6). In tal caso, la comunicazione della PEC va effettuata utilizzando lo stesso modello S5 (riquadro 5 ) utilizzato per l’iscrizione. Qualora la comunicazione al registro imprese venga effettuata dopo il suddetto termine, la società sarà soggetta a sanzione, come meglio di seguito specificato.
• le società costituite dal 29/11/2008 hanno l’obbligo di indicare il proprio indirizzo di PEC già al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese (art. 16 comma 6). In tal caso, la comunicazione della PEC va effettuata utilizzando lo stesso modello S1 ( riquadro 5 ) utilizzato per l’iscrizione. La mancata indicazione della casella PEC comporta la sospensione ed eventualmente il rifiuto della richiesta di iscrizione dell’atto costitutivo.
Con la recente circolare n. 3645/C il Ministero dello sviluppo economico (MISE) ha fornito importanti chiarimenti in merito all’obbligo in esame.
1) Soggetti obbligati
Come anticipato, entro il prossimo 29 novembre 2011 tutte le imprese “costituite in forma societaria” dovranno essere dotate di una casella PEC.
Al fine di superare i dubbi interpretativi generati dalla generica formulazione normativa, con la Circolare n. 3645/C il Ministero della sviluppo economico ha chiarito che sono obbligati alla comunicazione in esame i seguenti soggetti:
Soggetti obbligati
- Società di persone (snc e Sas)
- Società di capitali (Srl e Spa)
- Società in liquidazione
- Società semplici
- Società cooperative
- Società estere con una/più sedi secondarie in Italia.
Soggetti esclusi (comunicazione facoltativa)
- Ditte individuali
- Consorzi
- Privati
-Fondazioni
- Associazioni ed enti non commerciali
- Società di mutua assicurazione
2) Attivazione della PEC
L'attivazione della casella PEC presuppone la stipula di un contratto con un "gestore abilitato". Pertanto, il gestore attivando la casella PEC attribuirà all’utente le "chiavi" per l'accesso e la consultazione dei messaggi di posta elettronica. In tal modo, l’utilizzatore potrà messaggi (e documenti allegati) con la massima sicurezza e con lo stesso valore legale della Raccomandata con Ricevuta di ritorno.
Attenzione, però, la trasmissione viene considerata di Posta Certificata solo se entrambi gli interlocutori (mittente e destinatario) dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a gestori autorizzati diversi.
L’elenco dei gestori abilitato è consultabile sul sito: www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori
Per quanto riguarda la procedura di attivazione questa è alquanto immediata e può variare in relazione al diverso gestore. In generale, per le società sono richiesti i seguenti documenti:
- modulo di adesione al servizio di PEC (il contratto vero e proprio) da compilare a cura della società;
- dichiarazione sostitutiva di certificazione con la quale si identifica il responsabile della PEC, ovvero il rappresentante legale della società;
- copia di un valido documento d’identità dell'intestatario della casella
3) Modalità di comunicazione alla CCIAA
Una volta attiva la casella PEC è necessario che la stessa venga comunicata al Registro delle imprese entro il 29.11. Al riguardo, la Circolare n.3645/C confermando l’orientamento delle Camere di Commercio dispone che la comunicazione sia effettuata:
- esclusivamente in via telematica
- utilizzando ComUnica (va compilato il riquadro 5 del mod. S2, con indicazione dei campi destinati all'indirizzo di posta elettronica).
Soggetti obbligati alla comunicazione
Sono legittimati alla comunicazione i seguenti soggetti:
- il legale rappresentante della società (ovvero il presidente del CdA o l’ amministratore delegato; il socio di Snc o società semplice, il socio accomandatario di una Sas) . Al riguardo, come specificato dalla Circolare n.3645/C “sul sito www.registroimprese.it è disponibile una procedura semplificata on line che consente di procedere all’adempimento in modo più rapido”.
- il commercialista incaricato ai sensi del Dlgs 139/05;
- un intermediario munito di apposita procura (professionista)
Riguardo quest’ultimo, la circolare MISE n.3645/C precisa che il professionista incaricato (art. 31,L.340/2000) può presentare la comunicazione PEC al registro delle imprese dichiarando, nelle note:
- di essere stato a ciò incaricato dai legali rappresentanti della società
- di essere regolarmente iscritto nel relativo Albo
qualora “il dispositivo di firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del certificato di ruolo”.
La citata circolare precisa, inoltre, che:
- la richiesta di iscrizione del solo indirizzo PEC e le sue successive variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dal pagamento del diritto di segreteria;
- -in caso di rinnovo di una PEC già iscritta al Registro delle Imprese, intervenuto antecedentemente o successivamente alla relativa scadenza, non è necessario effettuare alcuna ulteriore comunicazione;
- -qualora la comunicazione dell’indirizzo PEC sia accompagnata anche dall’iscrizione di altri atti o fatti (ad esempio, trasferimento della sede sociale, nomina di amministratori, ecc.), l’imposta di bollo ed i diritti di segreteria saranno dovuti in relazione a tale ulteriore adempimento.
- l’impresa può, nell’ambito della comunicazione al registro delle imprese, indicare anche l’ indirizzo PEC :
- dello studio professionale al quale la stessa si affida per gli per gli adempimenti amministrativi, fiscali, ecc.;
- di una società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia “giuridicamente o economicamente collegato” (ad es. le società di un gruppo, possono comunicare un unico indirizzo PEC).
4) Sanzioni
Per quanto riguarda, infine, l’aspetto sanzionatorio, per le richieste di iscrizione inviate in ritardo (omessa o tardiva comunicazione della PEC), si applicherà la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c. relativa all’omesso o tardivo deposito di atti, documenti, denunce e comunicazioni al registro delle imprese.
In particolare, tale sanzione, va da un minimo di €.206 ad un massimo di €. 2.065 per ciascun responsabile (amministratore).
E’, inoltre, possibile fruire di una riduzione della sanzione qualora:
- entro 60 giorni dalla notifica della violazione
- venga effettuato un versamento pari a € 412 (doppio del minimo della sanzione)
- per ciascun responsabile.
Tuttavia si fa presente che, seguito alla riformulazione del citato art. 2630 c.c., ad opera del c.d. “Statuto delle imprese” (approvato dalla Camera il 3.11.2011 ed in corso di pubblicazione in G.U.), le suddette sanzioni saranno dimezzate (da 103 a 1.032 euro) ovvero ridotte a un terzo se l’adempimento viene effettuato entro 30 giorni dalla scadenza.
