Fringe benefits e rimborsi spese 2023

L'ebook I fringe benefits e rimborsi spese 2023 si struttura in due sezioni fondamentali: 

• una dedicata ai fringe benefits corrisposti a dipendenti e amministratori e 
• l’altra ai rimborsi spese erogati a dipendenti e collaboratori di varia natura (amministratori, lavoratori autonomi anche occasionali, titolari di altri redditi di lavoro autonomo).

Nella prima sezione viene offerta una panoramica ricca ed esaustiva delle diverse tipologie di fringe benefits erogabili ai dipendenti e agli amministratori aziendali. 

Notevole risalto viene dato anche ai flexible benefits che stanno ricoprendo un ruolo sempre più strategico nell’ambito delle politiche aziendali di welfare finalizzate a migliorare il benessere dei dipendenti. 

Il punto di osservazione adottato è duplice, quello del soggetto beneficiario e quello, contrapposto, del soggetto erogante. 

Viene destinata un’attenzione puntuale agli aspetti di natura fiscale e previdenziale, oltre che ai documenti giustificativi richiesti con riferimento a ciascuna tipologia di benefit in natura. 

La trattazione è corredata da numerose tabelle esplicative e riassuntive, dalle tabelle ACI, da esempi applicativi articolati e, da ultimo, da un utile foglio di calcolo del fringe benefit spettante al dipendente o collaboratore per l’uso promiscuo dell’auto.

Nella seconda sezione una trattazione approfondita e a tutto tondo è riservata agli aspetti fiscali e previdenziali dei rimborsi spese percepiti dai dipendenti e collaboratori, anche a titolo occasionale, di un’impresa o ente e di uno studio professionale, nonché dagli artisti e professionisti, dai soggetti titolari di altri di reddito di lavoro autonomo e dagli sportivi dilettantistici. 

Sono esaminate nello specifico le differenti modalità di erogazione dei rimborsi spese con numerosi e variegati esempi a supporto. 

Un adeguato spazio è destinato ai documenti giustificativi da utilizzare a corredo delle spese oggetto di rimborso.

L'autrice è la dott.ssa Roberta Braga.

Segue un estratto dall'ebook I fringe benefits e rimborsi spese 2023 riguardante i tre sistemi di rimborso delle spese di trasferta e le relative caratteristiche.

Ti consigliamo la lettura completa dell'ebook: I fringe benefits e rimborsi spese 2023

1) I tre sistemi di rimborso delle spese di trasferta

Il legislatore fiscale riconosce due sistemi alternativi di calcolo dell’indennità di trasferta e, pertanto, di rimborso delle spese sopportate dai dipendenti o collaboratori in trasferta all’interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro (art. 51, co. 5, e art, 52, co. 1, del D.P.R. n. 917/1986):

• Sistema forfetario, che consiste nel corrispondere un’indennità di trasferta o diaria ai lavoratori inviati a svolgere la loro prestazione, per un periodo temporaneo, fuori dall’abituale sede di lavoro;
• Sistema analitico o a piè di lista, con cui si restituiscono al lavoratore esattamente le spese sostenute quali risultano dalla documentazione prodotta.

L’Amministrazione finanziaria riconosce tre sistemi alternativi di calcolo dell’indennità di trasferta vale a dire di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti o collaboratori in trasferta fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro (artt. 51, co. 5, e 52, co.1, del D.P.R. n. 917/1986):

1. Sistema forfetario;
2. Sistema analitico o a piè di lista;
3. Sistema misto, quando vengono rimborsate parzialmente al lavoratore le spese di alloggio (oppure l’alloggio è fornito gratuitamente) o quelle di vitto (oppure il vitto è fornito gratuitamente) e viene pure corrisposta l’indennità di trasferta.

Ti consigliamo la lettura completa dell'ebook: I fringe benefits e rimborsi spese 2023

2) Le caratteristiche dei tre sistemi di rimborso delle spese di trasferta

È riservato un trattamento fiscale favorevole alle indennità percepite per le trasferte svolte fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro ex Circolare dell’agenzia delle entrate n. 326/E/1997.

I tre sistemi di rimborso delle trasferte si differenziano in base ai criteri di effettuazione del rimborso (a forfait o in modo analitico).

Di seguito si riportano nel dettaglio i caratteri dei tre sistemi di rimborso dianzi citati.

1) Sistema di rimborso forfetario:

Il rimborso forfetario prevede l’erogazione di un’indennità di trasferta esente da imposte fino ad un massimo di € 46,48 al giorno in Italia ed € 77,47 all’estero (art. 51, co. 5, del D.P.R. n. 917/1986.

Se l’importo corrisposto supera questo limite, l’eccedenza deve essere sottoposta a tassazione.

Tuttavia, se al lavoratore sono rimborsate, oltre all’indennità forfetaria, delle spese dietro presentazione della relativa documentazione, tali rimborsi sono imponibili, fatta eccezione per le spese di viaggio (aereo, etc.) e di trasporto (taxi, trasporti pubblici, autovettura a noleggio).

Se il lavoratore effettua la trasferta utilizzando la propria auto, può beneficiare del rimborso in esenzione dall’IRPEF dell’indennità chilometrica.

A tal fine, è possibile adottare il costo chilometrico di esercizio indicato dalle tariffe ACI e riferito all’autovettura del lavoratore, tenendo presente che i chilometri addebitati devono essere coerenti con la località di trasferta rispetto alla sede di lavoro.

2) Sistema di rimborso analitico:

Il rimborso analitico prevede il rimborso, dietro presentazione di idonea documentazione, delle spese sostenute dal lavoratore.

Sono rimborsabili in esenzione, senza limite d’importo, le spese di viaggio, trasporto, alloggio e vitto, mentre si possono rimborsare nei limiti di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 all’estero le spese telefoniche, le mance, le spese per fitness, le spese di lavanderia e le spese accessorie a quelle alberghiere. Gli eventuali rimborsi in eccedenza sono imponibili come pure le eventuali indennità di trasferta erogate.

Il lavoratore può essere autorizzato ad utilizzare la propria autovettura e, in tal caso, gli può essere riconosciuta un’indennità chilometrica in esenzione da imposta a condizione che sia congrua.

3) Sistema di rimborso misto:

Il rimborso misto, che rappresenta un mix tra il sistema di rimborso forfetario e quello analitico, prevede che al lavoratore spettino, entro certi limiti, il rimborso in esenzione di alcune spese ed un’indennità forfetaria di trasferta, mentre il rimborso delle spese di viaggio e trasporto è sempre ammesso in esenzione.

 Sono stabilite due alternative:

• prima alternativa: il lavoratore riceve il rimborso delle spese documentate di alloggio oppure di vitto più un’indennità forfetaria di € 30,99 al giorno in Italia e di € 51,65 al giorno all’estero (al posto del rimborso spese indicato, il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto o alloggio);
• seconda alternativa: il lavoratore riceve il rimborso delle spese documentate di alloggio e di vitto (al posto del rimborso spese indicato, il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto e alloggio) più un’indennità forfetaria di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 al giorno all’estero.

L’eventuale eccedenza dell’indennità di trasferta rispetto ai limiti indicati ed il rimborso di spese diverse da quelle citate e, quindi, di spese diverse dal vitto, alloggio, trasporto e viaggio, anche se documentate, forma il reddito imponibile per il lavoratore.

Si osserva che, una volta adottato uno dei tre sistemi previsti, lo stesso si applica all’intera durata della trasferta, in quanto non è possibile utilizzare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente o il collaboratore si trova al di fuori della sede di lavoro e, quindi, per la durata della medesima trasferta.

È consentito, invece, diversificare il criterio di rimborso da una trasferta ad un’altra.

A seconda del sistema di restituzione concordato dal lavoratore con il committente, cambiano le modalità di tassazione del rimborso in capo al percettore (c.d. fringe benefit) e di conseguenza quelle di deduzione delle spese rifuse dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo in capo al datore di lavoro o committente

È prevista l’esclusione dalla tassazione delle indennità di trasferta corrisposte ai lavoratori dipendenti e ai collaboratori a fronte di attività lavorative svolte fuori del comune in cui si trova la sede del lavoro.

Le indennità o i rimborsi di spese di trasferta dovute al dipendente o al collaboratore per missioni nell’ambito del territorio comunale concorrono tutte alla formazione del reddito di lavoro dipendente o del reddito assimilato a quello di lavoro dipendente, ad eccezione dei soli rimborsi di spesa di trasporto effettuati a mezzo di vettore, a condizione che la spesa sia comprovata da idoneo documento giustificativo. 

Gli eventuali rimborsi corrisposti al lavoratore che abita in un comune diverso da quello di lavoro vanno invece interamente assoggettati a ritenuta mediante il cumulo con gli altri emolumenti corrisposti nel periodo di paga.

Ti consigliamo la lettura completa dell'ebook: I fringe benefits e rimborsi spese 2023

3) Fringe benefits e rimborsi spese 2023: indice

PRIMA PARTE: I FRINGE BENEFITS
1. Generalità sui fringe benefits
1.1 La definizione di fringe benefits
1.2 Il corretto inquadramento fiscale in capo al percettore
1.3 La quantificazione in denaro del fringe benefit
1.4 Il criterio generale del valore normale
1.5 Gli autoveicoli, i motoveicoli e i ciclomotori e il fringe benefit
1.6 Le regole generali sulle auto aziendali
1.7 La franchigia di € 258,23
1.7.1 L’innalzamento della franchigia a € 516,46 per gli anni 2020 e 2021
1.7.2 L’innalzamento della franchigia a € 3.000,00 per gli anni 2022 e 2023
2. Gli aspetti fiscali e previdenziali dei fringe benefits per il dipendente
2.1 I sistemi di pagamento dei fringe benefits da parte del dipendente
2.2 I fringe benefits dal punto di vista del lavoratore
2.3 I fringe benefits dal punto di vista del datore di lavoro
3. Gli aspetti fiscali e previdenziali dei fringe benefits per l’amministratore
3.1 Il sistema di pagamento dei fringe benefits da parte dell’amministratore
3.2 I fringe benefits dal punto di vista dell’amministratore
3.3 I fringe benefits dal punto vista della società o ente
4. I documenti giustificativi
5. Generalità sui flexible benefits
5.1 Il welfare aziendale e il welfare sostitutivo
5.2 I flexible benefits
5.3 L’accordo collettivo alla base del welfare
5.4 I soggetti beneficiari del welfare
5.5 I piani di welfare
5.6 Le modalità di erogazione dei benefits ai dipendenti
5.7 La sostituibilità dei premi di risultato con il welfare aziendale
6. Gli aspetti fiscali dei flexible benefits
6.1 L’imponibilità IRPEF/INPS dei flexible benefit per il lavoratore
6.2 La deducibilità IRPEF/IRES dei flexible benefit per il datore di lavoro
6.3 La deducibilità IRAP dei flexible benefit per il datore di lavoro
6.4 La detraibilità dell’IVA sull’acquisto dei flexible benefits
7. I documenti giustificativi dei flexible benefits
Esemplificazioni
1. Auto aziendali
2. Prestiti
3. Fabbricati
4. Buoni pasto
5. Cellulare
6. Benefits sostitutivi del premio monetario (welfare aziendale)
Allegati
SECONDA PARTE: I RIMBORSI SPESE
1. Generalità sui rimborsi spese
1.1 La definizione di rimborso spese
1.2 La trasferta e l’ambito comunale
1.3 La residenza anagrafica
1.4 La sede di lavoro
1.5 I tre sistemi di rimborso delle spese di trasferta
1.6 Le caratteristiche dei tre sistemi di rimborso delle spese di trasferta
1.7 Le tabelle ACI
1.8 Il calcolo del rimborso chilometrico
1.9 L’utilizzo delle tabelle ACI in caso di auto aziendali concesse in uso promiscuo al lavoratore
1.10 La distinzione tra spese documentate e non documentate
2. Gli aspetti fiscali e previdenziali dei rimborsi spese
2.1 Il dipendente, il collaboratore a progetto e il co.co.co.
2.2 L’amministratore
2.3 Il titolare di altri redditi di lavoro autonomo
2.4 Il lavoratore autonomo occasionale
2.5 Il professionista e l’artista
3. I documenti giustificativi
3.1 Il dipendente
3.2 L’amministratore
3.3 Il titolare di altri redditi di lavoro autonomo
3.4 Il lavoratore autonomo occasionale
3.5 Il professionista e l’artista
4. La lettera di incarico
4.1 Il dipendente
4.2 L’amministratore
4.3 Il titolare di altri redditi di lavoro autonomo
4.4 Il lavoratore autonomo occasionale
4.5 Il professionista e l’artista
Esempi
Allegati

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