Obbligo di tenuta del registro delle attività di trattamento anche per i liberi professionisti. E' questa la risposta a una delle FAQ pubblicate l'8 ottobre 2018 sul sito del Garante della Privacy, che continua a fornire chiarimenti dopo l'entrata in vigore del nuovo GDPR, il nuovo regolamento privacy europeo.
Prima di entrare nel merito degli obbligati alla tenuta del registro delle attività di trattamento ricordiamo che l'articolo 30 del Regolamento Europeo prevede tra gli adempimenti principali del titolare e del responsabile del trattamento la tenuta del registro delle attività di trattamento. Il registro:
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contiene le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento,
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deve avere forma scritta, anche elettronica
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deve essere esibito su richiesta al Garante.
Ma chi è tenuto a redigerlo? La risposta nelle FAQ di ieri, indica che in ambito privato, i soggetti obbligati sono:
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imprese o organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
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qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano presentare un rischio – anche non elevato – per i diritti e le libertà dell'interessato;
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qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
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qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti delle categorie particolari di dati o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10 RGPD.
Attenzione: rientrano nella categoria delle “organizzazioni” anche le associazioni, fondazioni e i comitati.
Alla luce di quanto detto sopra, sono tenuti all’obbligo di redazione del registro, ad esempio:
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esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente (bar, ristoranti, officine, negozi, piccola distribuzione, ecc.) e/o che trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori ecc.);
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liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale);
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associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati (i.e. organizzazioni di tendenza; associazioni a tutela di soggetti c.d. “vulnerabili” quali ad esempio malati, persone con disabilità, ex detenuti ecc.; associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso ecc.; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso);
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il condominio ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).
Infine, si precisa che le imprese e organizzazioni con meno di 250 dipendenti obbligate alla tenuta del registro potranno comunque beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere l’obbligo di redazione del registro alle sole specifiche attività di trattamento sopra individuate (es. ove il trattamento delle categorie particolari di dati si riferisca a quelli inerenti un solo lavoratore dipendente, il registro potrà essere predisposto e mantenuto esclusivamente con riferimento a tale limitata tipologia di trattamento).