In merito all’oggetto si rileva che la materia è stata recentemente affrontata dal Ministero della istruzione, con una Nota emanata il 20 aprile 2021 n. 594/2021
Il Ministero richiamando un precedente parere del Garante per la Protezione dei Dati Personali, emesso in data 28 dicembre 2020 (49472) ed una interpretazione dell’ARAN, in risposta ad un analogo quesito (prot. n. 5352/1.8. e del 5/10/2020), ha stabilito che per accedere ai dati delle retribuzioni corrisposte ai lavoratori con il fondo d'istituto, i rappresentanti sindacali dovranno necessariamente presentare una richiesta di accesso agli atti, secondo le regole dettate dalla legge 241/90 o dal decreto legislativo 33/2013.
Nella nota in parola viene richiamato il quadro normativo delineato dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalle modifiche apportate dal d.lgs. n. 101/2018 al d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e in particolare dall’art. 2-ter del Codice, che va letto in combinato disposto con l’art. 6, paragrafo 3, lettera b) del Regolamento.
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1. Il trattamento è lecito solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni: (C40) a) l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una opiù specifiche finalità; (C42, C43) b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; (C44) c) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento; (C45) d) il trattamento è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica; (C46) e) il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; (C45, C46) f ) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore. (C47-C50)
La lettera f ) del primo comma non si applica al trattamento di dati effettuato dalle autorità pubbliche nell’esecuzione dei loro compiti.
2. Gli Stati membri possono mantenere o introdurre disposizioni più specifiche per adeguare l’applicazione delle norme del presente regolamento con riguardo al trattamento, in conformità del paragrafo 1, lettere c) ed e), determinando con maggiore precisione requisiti specifici per il trattamento e altre misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto anche per le altre specifiche situazioni di trattamento di cui al capo IX. (C8, C10, C41, C45, C51)
3. La base su cui si fonda il trattamento dei dati di cui al paragrafo 1, lettere c) ed e), deve essere stabilita: (C8, C10, C41, C45, C51) a) dal diritto dell’Unione; o b) dal diritto dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.La finalità del trattamento è determinata in tale base giuridica o, per quanto riguarda il trattamento di cui al paragrafo 1, lettera e), è necessaria per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. Tale base giuridica potrebbe contenere disposizioni specifiche per adeguare l’applicazione delle norme del presente regolamento, tra cui: le condizioni generali relative alla liceità del trattamento da parte del titolare del trattamento; le tipologie di dati oggetto del trattamento; gli interessati; i soggetti cui possono essere comunicati i dati personali e le finalità per cui sono comunicati; le limitazioni della finalità, i periodi di conservazione e le operazioni e procedure di trattamento, comprese le misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto, quali quelle per altre specifiche situazioni di trattamento di cui al capo IX. Il diritto dell’Unione o degli Stati membri persegue un obiettivo di interesse pubblico ed è proporzionato all’obiettivo legittimo perseguito.
4. Laddove il trattamento per una finalità diversa da quella per la quale i dati personali sono stati raccolti non sia basato sul consenso dell’interessato o su un atto legislativo dell’Unione o degli Stati membri che costituisca una misura necessaria e proporzionata in una società democratica per la salvaguardia degli obiettivi di cui all’articolo 23, paragrafo 1, al fine di verificare se il trattamento per un’altra finalità sia compatibile con la finalità per la quale i dati personali sono stati inizialmente raccolti, il titolare del trattamento tiene conto, tra l’altro: (C50) a) di ogni nesso tra le finalità per cui i dati personali sono stati raccolti e le finalità dell’ulteriore
trattamento previsto; b) del contesto in cui i dati personali sono stati raccolti, in particolare relativamente alla relazione tra l’interessato e il titolare del trattamento; c) della natura dei dati personali, specialmente se siano trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9, oppure se siano trattati dati relativi a condanne penali e a reati ai sensi dell’articolo 10; d) delle possibili conseguenze dell’ulteriore trattamento previsto per gli interessati; e) dell’esistenza di garanzie adeguate,
Di conseguenza, la base giuridica su cui si fonda il trattamento dei dati: -) per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (art. 6.1.c del Regolamento) oppure -) per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (art. 6.1.e), è “costituita esclusivamente da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento” (art. 2-ter.1 del Codice) del Regolamento).
Il Garante ha ritenuto che “Il quadro normativo vigente applicabile al c.d. “comparto scuola” non consenta agli Istituti scolastici di comunicare alle organizzazioni sindacali i nominativi dei docenti o di altro personale e le somme liquidate a ciascuno per lo svolgimento di attività finanziate con il c.d. fondo d’istituto”.
L’esigenza di dare conto alle medesime organizzazioni dell’impiego delle risorse del menzionato fondo può essere invece soddisfatta attraverso la comunicazione di dati di carattere aggregato quali, ad esempio, la quota complessiva del trattamento accessorio distribuito e la sua eventuale ripartizione per fasce o qualifiche “senza comunicare i nominativi e le somme erogate individualmente a titolo di compenso accessorio”.
Rimane comunque salva, conclude il Garante, l’applicazione della ordinaria disciplina che regola la conoscibilità degli atti amministrativi e, in particolare, il ricorso agli istituti dell’accesso agli atti di cui alla legge 241/1990 e al d. lgs. 33/2013, nei limiti e in presenza dei presupposti di legge la cui valutazione è rimessa a ciascuna istituzione scolastica.