Il Pacchetto completo di fogli di lavoro e facsimili per gli adempimenti: Antiriciclaggio professionisti è disponibile nel nostro BC.
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La legge italiana ha recepito la prima e la seconda direttiva europea antiriciclaggio rispettivamente con il d.l. n. 143 1991 e con iI d.lgs. 20 febbraio 2004, n. 56.
La Legge n. 197/1991 (c.d. legge antiriciclaggio) conteneva disposizioni per limitare l'uso del contante e di titoli e per prevenire I' utilizzo del sistema finanziario a fini di riciclaggio di proventi illeciti coinvolgendo il sistema finanziario nelle attività di controllo affinchè negli archivi degli intermediari (istituti di credito, Poste, società finanziarie ecc. ) potessero essere registrate e conservate le informazioni. Contemporaneamente aveva imposto l’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette all'Ufficio Italiano dei Cambi (UIC) .
II d.lgs. n. 56/2004, recependo la seconda direttiva comunitaria, ha esteso I' applicazione della normativa antiriciclaggio ai professionisti e rinforzato gli strumenti di contrasto del reato di riciclaggio. le modalità attuative degli obblighi previsti nei confronti dei professionisti sono definiti dal D.M. 3 febbraio 2006, n. 141 integrato dal D.M. 10 aprile 2007, n. 60 e dal provvedimento UIC del 24 febbraio 2006.
Ricordiamo che i soggetti obbligati sono :
• i soggetti iscritti nell'albo dei ragionieri e periti commerciali , nell'albo dei dottori e nell'albo dei consulenti del lavoro ;
• ogni altro soggetto che rende i servizi forniti da periti, consulenti e altri soggetti che svolgono in maniera professionale attività in materia di contabilità e tributi ;
• i notai e gli avvocati quando, in nome o per conto dei propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella predisposizione o nella realizzazione di operazioni diritti reali su beni immobili o attività economiche;
- la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
- l'apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
- l'organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all'amministrazione di società;
- la costituzione, la gestione o I'amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi;
• i prestatori di servizi relativi a società e trust (ad eccezione dei soggetti precedentemente elencati).
La direttiva 2005/60/CE (c.d. terza direttiva antiriciclaggio) ha esteso poi I'ambito di applicazione della disciplina anche alla lotta al finanziamento del terrorismo. Per questo il decreto attuativo dettava ulteriori misure di controllo anche all’interno del sistema finanziario stesso e introduceva controlli più approfonditi come la previsione di "adeguata verifica" e non più di semplice identificazione della clientela.
Il d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 ha recepito la direttiva nella legislazione italiana. Tra le modifiche di maggiore rilievo (oltre al limite di utilizzo di denaro contante, portato dopo varie modifiche a 999,99 euro dal decreto n.201 /2011) per quanto riguarda gli obblighi degli intermediari e dei professionisti ricordiamo:
• la sostituzione dell'obbligo di identificazione con quello di "adeguata verifica" della clientela;
• l'innalzamento a 15.000 euro della "soglia" oltre la quale scattano gli obblighi antiriciclaggio;
• la previsione sia di procedure semplificate sia di misure rafforzate per l'adempimento dell'obbligo di adeguata verifica della clientela;
• l'adozione di un sistema di valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo;
• la possibilità di scelta tra archivio unico informatico e registro della clientela a fini antiriciclaggio;
• l'inclusione dei reati di terrorismo anche internazionale tra quelli che danno luogo all'obbligo di segnalazione;
• l'individuazione degli Ordini professionali quali possibili destinatari della segnalazione delle operazioni sospette. (
• La sostituzione dell’Ufficio Italiano Cambi (UIC) con l ‘ Unità informativa finanziaria (UIF) come istituto di riferimento per le segnalazioni e i controlli in materia di antiriciclaggio .
Con il Decreto Legislativo n. 151 del 2009 il novero dei professionisti tenuti alle verifiche antiriciclaggio nello svolgimento della propria attività si è ampliato comprendendo anche chi svolge attività in materia di contabilità e tributi; vengono in tal modo incluse le associazioni di categoria di imprenditori e commercianti, Caf e patronati..
A seguito di questa complessa evoluzione normativa, in sintesi i professionisti oggi sono tenuti ai seguenti adempimenti :
A - Obbligo di adeguata verifica della clientela; B- Obbligo di registrazione e conservazione dei dati; C - Obbligo di segnalazione delle operazioni sospette; D- obbligo di formazione del personale .
Il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili ha proposto alcune linee guida per aiutare i soggetti obbligati a realizzare in maniera esatta, precisa ma al tempo stesso efficiente questi adempimenti di legge in particolare per quanto riguarda la verifica della clientela. Il documento integrale è disponibile sul sito del Consiglio Nazionale dell’ordine dei Commercialisti ed Esperti contabili.
Preliminarmente per il professionista sarà utile definire un organigramma interno allo studio che preveda la nomina di un responsabile antiriciclaggio ed eventualmente anche dei responsabili dell’ identificazione del cliente nonché degli addetti l’addetto alla registrazione dei dati negli archivi , attraverso una delega scritta.
A- Verifica della clientela .
L’ identificazione del cliente è chiaramente la prima azione indispensabile sia esso persona fisica o soggetto diverso e può avvenire attraverso la richiesta di un documento di riconoscimento valido (carta di identità, passaporto, patente di guida), non ovviamente per mezzo di dichiarazione sostitutiva. Per soggetti diversi dalle persone fisiche, possono essere validi i certificati camerali e gli atti costitutivi, per mezzo dei quali dovrà poi essere anche individuato il titolare effettivo per una’adeguata verifica delle dichiarazioni del cliente. Di questi documenti vanno acquisite le copie.
B- Registrazione e conservazione dei dati
A questo fine è necessaria l’ istituzione del fascicolo cliente che contenga :
1. scheda di identificazione
2. scheda di valutazione del rischio
3. copie dei documenti di identità e riconoscimento.
Nella scheda di valutazione del rischio saranno contenute le considerazioni del professionista riguardo al cliente e all’operazione, valutate con un punteggio basato su una scala di rischiosità suggerita dall’Ordine nel documento già citato.
Completata la identificazione del cliente, il professionista deve procedere alla registrazione dei dati entro il termine di 30 giorni, sia che utilizzi la modalità cartacea che quella informatica. Questo termine decorre:
• dall’accettazione dell’incarico professionale;
• dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni;
• dal termine della prestazione professionale.
da esperti è stato ritenuto ragionevole affermare che questa disposizione si riferisca solamente agli incarichi di breve durata mentre per incarichi di una certa entità e svolgimento che si protrae nel tempo è più prudente ritenere che il termine decorra dal momento dell’incarico da parte del cliente.
Il fascicolo va conservato per 10 anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione
Il Registro della clientela, comprensivo di tutti i fascicoli dei clienti può essere tenuto sia in modalità informatica (Archivio unico informatizzato ) che in modalità cartacea (Registro della clientela).
Se la procedura di registrazione viene a effettuata su registro cartaceo, questo non può essere a fogli mobili, e ricordiamo che andrà preventivamente siglato in ogni pagina a cura del professionista, e deve contenere la dicitura “il presente registro di compone di n. … pagine numerate dalla n. 01 alla n. …”.
In alternativa la registrazione si può effettuare con l’ausilio di un software che preveda la registrazione dei dati ed una fase di archiviazione per una eventuale stampa su richiesta della GdF.
Ricordiamo anche che l'obbligo di registrazione è previsto solo per prestazioni di valore superiore a 15.000 Euro (anche frazionate) .
E' necessario successivamente effettuare un controllo costante del cliente in relazione in particolare al suo profilo di rischio. Per questo potrà essere opportuno attivare una procedura per:
- monitorare scadenze documenti di riconoscimento, alle cariche sociali ed ai termini connessi a contratti o atti;
- prevedere incontri periodici con il cliente quando si presentano situazioni di criticità (annotando le informazioni acquisite nel fascicolo);
- istruire il personale di studio in modo che sappia raccogliere elementi utili alla valutazione del profilo di rischio.
C. Segnalazione delle operazioni sospette
L’obbligo di segnalazione scatta quando i professionisti “sanno, sospettano, o hanno motivi ragionevoli per sospettare, che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o finanziamento del terrorismo”.
Il Ministero di Giustizia ha elencato in un decreto del 12.4.2012 una serie di operazioni che sono da ritenere sospette a prescindere dalle situazioni specifiche e particolari. Esse sono suddivise in base a:
1) Atteggiamento del cliente – riluttanza a fornire chiarimenti o documenti di identità.
2) Modalità di esecuzione delle prestazioni professionali – consulenza per operazioni finanziarie non coerenti con le attività commerciali sottostanti.
3) Modalità di pagamento – importi notevoli per contante o con libretti.
4) Costituzione di Imprese , Trust od Enti analoghi – strutture di gruppo artificiosamente complesse.
5) Acquisto di beni immobili e mobili registrati – prezzi troppo elevati di acquisto e non giustificati, investimenti in immobili in località senza legame con chi acquista.
6) Operazioni contabili e finanziarie poste in essere – investimenti per importi alti rispetto alla situazione economica del Cliente.
Nel Provvedimento UIC del 24 febbraio 2006 è stato predisposto un modello per le segnalazioni che contiene:
D - obbligo di formazione del personale
Per quanto riguarda la formazione del personale il professionista , ad un eventuale controllo della Guardia di Finanza, dovrebbe essere in grado di dimostrare di avere posto in essere le iniziative necessarie a formare il personale di studio sull’argomento e sulle modalità per individuare ogni informazione rilevante ed aggiornare di conseguenza il registro della clientela.