Quali sono i requisiti della fattura elettronica?

A livello normativo, la definizione di fattura elettronica si trova nel testo IVA (D.P.R 633/72- Istituzione e disciplina dell’imposta sul valore aggiunto) . In particolare al comma 1 dell’articolo 21 viene specificato che:

• Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico
• Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario.
• La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

Quindi la fattura elettronica è una fattura emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico, subordinata all’accettazione del destinatario e che si considera emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario/committente.
Come chiarito dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18 del 24 giugno 2014: “con accettazione del destinatario la norma non presuppone necessariamente un accordo formale precedentemente o successivamente alla fatturazione tra le parti. Un accordo preventivo, quindi, per quanto utile ed opportuno a fini di un più strutturato scambio di informazioni tra le parti, non è di per sé indispensabile” pertanto è valida anche l’accettazione tacita del destinatario.

Fatta questa premessa, ecco i requisiti che deve avere la fattura elettronica.

Lo stesso articolo 21 del D.P.R 633/72, elenca i requisiti che la fattura elettronica deve soddisfare per essere considerata tale: “Il soggetto passivo assicura:

• l'autenticità dell'origine,
• l'integrità del contenuto
• e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione”

Tali requisiti, spesso indicati con l’acronimo “A.I.L” .

Di seguito una tabella di riepilogo:

(*) Per garantire autenticità e integrità, è possibile utilizzare:

• la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o del terzo che emette la fattura per conto del fornitore;
• sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati;
• sistemi di controllo di gestione idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile;
• altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo.

I requisiti devono essere assicurati dal momento dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura e ogni soggetto passivo stabilisce come assicurarli.
Una fattura è considerata elettronica se oltre al possesso dei requisiti sopra elencati viene generata e trasmessa in via elettronica. Ad esempio, se pur possedendo i requisiti “A.I.L” il documento venisse spedito in forma cartacea non sarebbe più considerata una fattura elettronica.