L’articolo 1122-ter introdotto dalla legge di riforma del condominio, ha eliminato ogni dubbio sulla liceità dell’installazione delle telecamere in condominio per la videosorveglianza del cortile e delle altre parti comuni.
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È stato anche colmato il vuoto legislativo che esisteva in ordine al quorum necessario per legittimamente deliberare da parte dell'assemblea l'installazione di un impianto di videosorveglianza sulle parti comuni: adesso serve il voto favorevole espresso dalla maggioranza degli intervenuti in assemblea (non importa se presenti personalmente o per delega) portatori di almeno la metà del valore dell'edificio.
Come ha recentemente precisato il Garante la delibera condominiale rappresenta il presupposto necessario per la liceità del trattamento realizzato, mediante la videosorveglianza, in ambito condominiale. Infatti, mediante tale atto, i condomini concorrono a definire le caratteristiche principali del trattamento, andando a individuare le modalità e le finalità del trattamento stesso, i tempi di conservazione delle immagini riprese, l’individuazione dei soggetti autorizzati a visionare le immagini.
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L’articolo 1122-ter c.c. si dimostra disposizione anche ingannatoria: infatti il mero raggiungimento della maggioranza in questione non rende comunque legittima la delibera, dal momento che permane la vincolatività dei principi fondamentali previsti dalla normativa sulla riservatezza. Così la videosorveglianza è lecita solo se gli scopi perseguiti sono determinati, espliciti e legittimi, escludendo finalità generiche o indeterminate, tanto più quando esse siano incompatibili con gli scopi che vanno esplicitamente dichiarati e legittimamente perseguiti Inoltre, in riferimento alla proporzionalità del trattamento, l’impiego delle telecamere in relazione agli scopi perseguiti deve rappresentare l’unica soluzione possibile rispetto ad altre forme di tutela o ad altri dispositivi di sicurezza che si sono dimostrati inefficaci o non siano applicabili al caso specifico (ad esempio sistemi comuni di allarme, blindatura o protezione rinforzata di porte e portoni, cancelli automatici, abilitazione degli accessi, ecc.). Così dovrà essere indicato a verbale la finalità del trattamento, che deve essere ben specificata e deve riguardare la tutela delle persone e dei beni comuni, pena l'invalidità della delibera anche laddove fosse stata approvata con la maggioranza di legge. Occorre individuare i soggetti che saranno coinvolti nel trattamento, distinguendo coloro che operano come persone autorizzate (a cui andranno fornite le specifiche istruzioni) da coloro che svolgono attività per conto del condominio quali responsabili del trattamento (con cui andranno sottoscritti specifici accordi).
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Coloro che entrano nel caseggiato devono sempre essere informati (ex art. 13 del Regolamento) che stanno per accedere in una zona videosorvegliata; di conseguenza il primo elemento importante sugli adempimenti necessari per l’installazione di telecamere riguarda la necessità della c.d. doppia informativa.
L’informativa infatti può essere fornita utilizzando un modello - cartello semplificato (che deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul titolare del trattamento e sulla finalità perseguita).
In ogni caso il cartello deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all´art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), indicando come e dove trovarlo (utile un QR CODE o un sito dove poterla scaricare).
È indispensabile che le telecamere siano segnalate con appositi cartelli (come detto con informativa semplificata) e che le registrazioni vengano conservate per un periodo limitato. Le immagini registrate, infatti, non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite (art. 5, par. 1, lett. c) ed e), del Regolamento).
In ambito condominiale, secondo l’Autorità, è congruo ipotizzare un termine di conservazione delle immagini che non oltrepassi i 7 giorni. In alcuni casi può essere necessario prolungare i tempi di conservazione delle immagini inizialmente fissati dal titolare o previsti dalla legge: ad esempio, nel caso in cui tale prolungamento si renda necessario a dare seguito ad una specifica richiesta dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso. Qualora nel condominio sia presente un portiere dipendente dello stesso condominio i passaggi da seguire richiedono un ulteriore elemento: in questo caso dovrà infatti essere richiesta all’ufficio provinciale dell’Ispettorato del Lavoro una specifica autorizzazione, allegata ad una relazione tecnica di sicurezza sulle motivazioni che hanno portato alla scelta di installare un sistema di videosorveglianza. Il solo consenso del portiere non sarà sufficiente senza l’autorizzazione dell’Ispettorato. Infine si ricorda che i dati trattati devono in ogni caso essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite. Si deve escludere quindi l’uso superfluo od eccessivo (ingrandimenti inutili) del sistema, evitando la rilevazione di dati in aree o attività che non sono soggette a concreti pericoli, o per le quali non ricorre un’effettiva esigenza di deterrenza (come quando, ad esempio, le telecamere vengono installate solo per meri fini di apparenza o di prestigio).
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