Con Decreto interministeriale del 6 ottobre 2021 si forniscono chiarimenti sulla tenuta del registro dei volontari e si interviene sulla disciplina degli obblighi assicurativi (art. 18, comma 2 CTS).
Il provvedimento abroga definitivamente il precedente decreto del Ministro dell’Industria, del commercio e dell’artigianato del 14 febbraio 1992.
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Nel dettaglio, si stabilisce che le polizze assicurative devono essere stipulate in forma collettiva o in forma numerica, eventualmente anche per il tramite delle reti associative cui l’ETS aderisce. Devono, inoltre, essere predisposte dalle imprese in modo da garantire la massima trasparenza delle condizioni e l’assenza di discriminazioni nell’accesso dei volontari alla tutela assicurativa.
In aggiunta, tali polizze, in forza di un unico vincolo contrattuale, determinano una molteplicità di rapporti assicurativi riguardanti una pluralità di soggetti assicurati, determinati o determinabili, con riferimento al registro dei volontari non occasionali e alla documentazione relativa ai volontari occasionali.
Le polizze assicurative stipulate devono ovviamente garantire:
Per i soggetti che prestano attività volontaria in modo non occasionale iscritti nel registro in data successiva a quella di stipulazione delle polizze, le garanzie assicurative decorrono dalle ore 24,00 del giorno di iscrizione nel registro. Qualora tali soggetti cessino di prestare la loro attività volontaria, con conseguente cancellazione dal registro, le garanzie assicurative perdono efficacia dalle ore 24,00 del giorno della cancellazione.
Gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari occasionali, anche in caso di eventi o manifestazioni, stipulano apposite polizze, secondo le modalità stabilite dall’art. 2 del D.M. in esame, la cui efficacia cessa alle ore 24,00 dell’ultimo giorno di servizio, che deve essere espressamente indicato nella polizza.
In riferimento al registro dei volontari non occasionali la cui tenuta, si ricorda, è obbligatoria per gli enti di terzo settore si stabilisce che al fine di garantirne l’operatività, il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono.
Inoltre, gli enti medesimi possono istituire un’apposita sezione separata del registro, ove sono iscritti coloro che prestano attività di volontariato in modo occasionale.
In alternativa alle forme di tenuta precedentemente indicate, gli enti possono avvalersi di registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte, anche con le modalità di cui all’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.
Nel registro medesimo l’ente del Terzo settore indica, per ciascun volontario:
a) il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
b) la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
c) la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.
Gli enti del Terzo settore comunicano tempestivamente all’impresa assicuratrice, presso cui vengono stipulate le polizze, i dati sopra elencati nelle modalità e nei tempi concordati con l’impresa assicuratrice.
Nella sezione separata del registro dedicata ai volontari occasionali sono indicati i medesimi dati sopra elencati. In ogni caso, gli enti del Terzo settore che si avvalgano di volontari occasionali provvedono a raccogliere per ognuno di essi i relativi dati, a conservarli e metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa.
Gli enti del Terzo settore possono avvalersi di sistemi elettronici e/o telematici messi a disposizione dalle reti associative cui aderiscono, a condizione che detti sistemi rispettino le caratteristiche stabilite dal DM in esame e ferma restando la titolarità in capo al singolo ente degli obblighi relativi alla tenuta del registro.
In particolare, la rete associativa che mette a disposizione il programma per la gestione del registro dei volontari può accedere ai dati ivi contenuti, ma non può provvedere al loro inserimento o alla loro modifica, in quanto tale facoltà che resta esclusivamente in capo all’ente.
In caso di fuoriuscita dalla rete associativa, gli enti che hanno utilizzato i programmi informatici conservano copia digitale delle iscrizioni inserite per il periodo di appartenenza alla rete.
L’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni IVASS, nell’ambito dell’ordinario svolgimento delle attività e funzioni istituzionalmente attribuite, esercita le funzioni di vigilanza e controllo sulle imprese di assicurazione, anche con riguardo alle coperture assicurative ivi disciplinate nel presente decreto.
In pratica, gli enti del Terzo settore sono tenuti a conservare la documentazione riguardante l’assicurazione dei volontari di cui si avvalgono, sia in modo occasionale che non occasionale, per un periodo non inferiore a dieci anni e presentarla in caso di controlli da parte dell’ufficio competente del Registro unico nazionale del Terzo settore o degli altri soggetti autorizzati.