Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione la Fattura Elettronica è un obbligo di legge, previsto già tempo, in particolare dalla Legge 24/12/2007 n. 244 ed entrato definitivamente in vigore il 6 giugno 2014 per le fatture emesse nei confronti di Ministeri e relative “emanazioni” (ad esempio caserme di Carabinieri, Polizia, Vigili del Fuoco, Tribunali, ecc.), delle Agenzie fiscali (ad es. l’Agenzia delle Entrate), e degli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, così come individuati nell’elenco ISTAT ed il 31 marzo 2015 per le fatture emesse nei confronti delle altre P.A. e delle Amministrazioni locali (ad esempio Regioni, Province e Comuni).
La motivazione principale che ha spinto il legislatore ad imporre questa modalità di fatturazione è certamente stata quella di permettere allo Stato di avere un controllo preciso e tempestivo sulle dinamiche della spesa pubblica, che in precedenza non esisteva, oltre a quella di dare certezza nei tempi di pagamento dei fornitori della Pubblica Amministrazione. Non ultima è stata anche la necessità di dare un chiaro impulso a traghettare tutto il sistema economico verso l’utilizzo definitivo della fattura elettronica anche nei rapporti tra privati e conseguentemente l’abbandono generalizzato della carta. Da qui l’allargamento ai rapporti tra privati dell’obbligo di abbandonare la fatturazione analogica previsto dalla Legge di Bilancio 2018.
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L'obbligo di fatturazione elettronica tra privati, a meno di un rinvio dell’ultimo momento, prenderà il via il 1° luglio p.v. con l’abolizione della carta carburanti e con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso tutti quei soggetti che godono della facoltà di dedurre i costi dei rifornimenti e/o di detrarre l’IVA. Sempre a far data a partire dal 1° p.v. l’obbligo di fatturazione elettronica verrà esteso a tutti quei soggetti che operano nella filiera dei sub-appalti nell’edilizia.
Innanzitutto l’emissione di una fattura elettronica presuppone la conoscenza del meccanismo di base, legato alla normativa che ne ha delineato il contenuto obbligatorio e i dettagli tecnico-implementativi. Molti sono anche i risvolti legati agli specifici adempimenti, per esempio l’assolvimento virtuale dell’imposta di bollo, la conservazione di queste fatture, il reverse charge, ecc.
La fattura elettronica si presenta come un documento fiscale non cartaceo e quindi per certi versi “immateriale”. In linea di principio deve essere emessa fattura elettronica per qualunque cessione – soggetta a fatturazione – di carburante per autotrazione (benzina e gasolio, sono esclusi metano e GPL) e per tutte le prestazioni d’opera in subappalto prestate mel settore delle costruzioni.
La procedura è apparentemente lineare: i cessionari ricevono le fatture elettroniche attraverso il Sistema d’Interscambio (SDI), ossia il sistema informatico deputato alla ricezione e al successivo inoltro delle fatture elettroniche. Queste ultime sono in formato file XML (eXtensible Markup Language), che consente di verificare l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto attraverso la firma elettronica di chi fattura apposta nel documento, la cui successiva trasmissione è legata al codice identificativo univoco del soggetto destinatario della fattura.
Le attività consistono sostanzialmente nel:secondo chi scrive assai più problemi potrebbero emergere nel settore dei subappalti nell’edilizia stante la complessità dei rapporti esistenti tra i diversi attori del settore e la non
1. Predisporre la fattura elettronica in formato XML, con una nomenclatura file che rispetti i dettati legislativi
2. Firmarla con firma elettronica qualificata o digitale
3. Inviarla al Sistema di interscambio attraverso P.E.C. o con altri canali previsti dalle disposizioni legislative
4. Conservarla in formato elettronico per 10 anni ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013.
È tuttavia chiaro che le possibili variabili in grado di inceppare il meccanismo appena descritto sono potenzialmente numerosissime: tralasciando quella che è la problematica che sino ad ora ha maggiormente preoccupato, ma che è ovviabile implementando le opportune soluzioni tecnologico-informatiche, ovvero quella riferita alla potenziale necessità di compilare un elevato numero di fatture elettroniche a fronte di rifornimenti di carburante per autotrazione di controvalore magari non particolarmente elevato, univocità della normativa in materia di appaltistica.
Un esempio su tutti: il contratto di subappalto è un contratto derivato da quello di appalto, ma proprio la definizione di appalto non è univoca e l’esito della prestazione può derivare da contratti definibili in modo diverso. Una medesima prestazione, ipotizziamo la realizzazione di una pavimentazione, può anche essere definita come fornitura con posa o semplice posa e la discriminante non è univoca ma va individuata volta per volta nelle intenzioni delle parti contrattuali. Il medesimo ragionamento è applicabile in tutta la sua complessità per il subappalto con le conseguenti difficoltà a stabilire se la prestazione in parola va assoggettata a fatturazione elettronica o meno (le prestazioni di cessione con posa al momento non sono assoggettate all’obbligo di fatturazione elettronica. Lo saranno a partire dal 1° gennaio 2019).
Ecco quindi la necessità e l’opportunità di disporre di una casistica la più ampia possibile tratta dall’esperienza quotidiana del rapporto tra le parti contrattuali coinvolte, che evidentemente andrà crescendo nel tempo, relativamente non solo alle modalità di applicazione delle norme in materia di fatturazione elettronica nel suo complesso (allargando quindi il panorama anche alle problematiche della conservazione sostitutiva) ma anche alle fattispecie in cui le norme in parola devono essere applicate. Al momento è evidente che la stragrande maggioranza della casistica non può che fare riferimento ai rapporti tra Pubblica Amministrazione e suoi fornitori ma, con le opportune cautele, gli insegnamenti e le indicazioni retraibili dai rapporti con la PA possono essere anche applicati ai rapporti tra soggetti privati.