Il controllo dei sindaci alla luce della riforma del diritto societario

Il D.Lgs. n. 6 del 17 gennaio 2003 (pubblicato nella G.U. n. 17 del 22.01.2003) ha riscritto i compiti del Collegio Sindacale.
I Sindaci potranno fare ispezioni, chiedere informazioni agli amministratori sull'andamento delle operazioni sociali ed impugnare le deliberazioni consiliari che non sono state prese in conformità della legge o dello statuto.
Con la riforma, almeno uno dei componenti effettivi del collegio sindacale e uno supplente sono scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili istituito presso il Ministero della giustizia.

Gli altri membri devono essere scelti:

1) o fra gli iscritti nel registro dei revisori contabili istituito presso il Ministero della giustizia;
2) o fra gli iscritti negli albi professionali individuati con decreto del Ministro della giustizia, o fra i professori universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche.

Prima della riforma i sindaci dovevano essere scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili istituito presso il Ministero della giustizia (articolo 2397 comma 2 c.c.).1

1) PRIMA PARTE: Disposizioni del collegio sindacale

Cause di ineleggibilità e di decadenza

Nell'articolo 2399 c.c. vengono ampliate le cause di ineleggibilità e di decadenza dei sindaci.
a) Dopo la riforma anche gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società controllate, delle società che controllano e di quelle sottoposte a comune controllo non possono essere eletti o decadono. Prima della riforma solo il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società non potevano essere eletti;
b) Dopo la riforma anche coloro che sono legati alle società controllanti o a quelle sottoposte a rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza (ad esempio le società sottoposte a comune controllo da un rapporto continuativo di consulenza) non possono essere eletti o decadono. Prima della riforma solo coloro che erano legati alla società o alle società da questa controllate da un rapporto continuativo d'opera retribuita non potevano essere eletti.
La perdita dei requisiti previsti dall'ultimo comma dell'articolo 2397 c.c. (almeno un membro effettivo e uno supplente sono scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili. I restanti vengono scelti fra gli iscritti negli albi professionali o fra i professori universitari di ruolo in materie economiche o giuridiche) sono causa di decadenza dall'ufficio di sindaco.
Lo statuto può prevedere altre cause di ineleggibilità o decadenza o incompatibilità e limiti e criteri per il cumulo degli incarichi (art. 2399 ultimo comma c.c.).

Nomina e cessazione e durata dall’ufficio
L’articolo 2400 c.c. prevede la possibilità, secondo modalità stabilite dallo statuto, che i soci con azioni a favore di prestatori di lavoro nominino un componente indipendente del consiglio di sorveglianza o un sindaco.
I sindaci restano in carica per tre esercizi (prima restavano in carica per tre anni).
Il mandato scade alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica, la cessazione per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito. Gli amministratori hanno trenta giorni (prima della riforma erano quindici) per iscrivere nel registro delle imprese la nomina dei sindaci e la cessazione dall’ufficio.

Doveri e poteri del collegio sindacale
Gli articoli 2403 c.c. (Doveri del collegio sindacale) e 2403-bis c.c. (Collaboratori del sindaco) sono stati reimpostati:
L’articolo 2403 c.c. prevede che il collegio vigili sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. I principi di comportamento del collegio sindacale delle società quotate (redatti dai Consigli nazionale dei dottori commercialisti e ragionieri) prevedono che ai sindaci spetti solo un approfondimento degli aspetti di legittimità delle scelte e non anche un controllo di merito sull’opportunità e sulla convenienza delle scelte di gestione degli amministratori.
Per la vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, i sindaci devono effettuare verifiche sull’esistenza di procedure interne e sul grado di affidabilità del sistema contabile.
Il controllo contabile (articolo 2409-bis c.c.):
1) nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio è esercitato da una società di revisione iscritta nel registro dei revisori contabili;
2) nelle società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio e che non sono tenute alla redazione del bilancio consolidato è esercitato dal collegio sindacale quando lo statuto lo prevede. In questo caso il collegio sindacale è costituito da revisori contabili.
L’articolo 2403-bis c.c. prevede che i sindaci possono chiedere notizie anche agli amministratori delle società controllate sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari.

Riunioni e deliberazioni del collegio

L’articolo 2404 c.c. prevede che il collegio deve riunirsi almeno ogni novanta giorni (prima della riforma doveva riunirsi almeno ogni tre mesi).
Se lo statuto lo prevede, la riunione può svolgersi anche con mezzi telematici. Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Prima della riforma non era fissato un quorum costitutivo del collegio, mentre le deliberazioni dovevano essere prese a maggioranza assoluta.
Esemplificando, con la riforma un collegio composto da 5 sindaci:
- è regolarmente costituito con la presenza di almeno 3 membri;
- può deliberare con i voti favorevoli di 2 membri su 3.
Prima della riforma il collegio sindacale era regolarmente costituito con la presenza di almeno 2 sindaci, ma per deliberare il collegio aveva bisogno dei voti favorevoli di almeno 3 membri (maggioranza assoluta del collegio).

Intervento alle adunanze del consiglio di amministrazione e alle assemblee
L’articolo 2405 c.c. prevede che i sindaci assistano alle riunioni del comitato esecutivo. Se i sindaci non assistono senza giustificato motivo durante un esercizio sociale a due adunanze consecutive del comitato esecutivo decadono dall’ufficio.
Prima della riforma i sindaci dovevano assistere solo alle assemblee e ai consigli di amministrazione.

Omissioni degli amministratori
L’articolo 2406 c.c. prevede che il collegio sindacale convochi l’assemblea in caso di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori.
Il collegio sindacale può convocare l’assemblea, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere.

Responsabilità
L’articolo 2407 c.c. prevede che i sindaci adempiano ai loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico (articolo 1176 comma 2 c.c.).
Prima della riforma i sindaci dovevano adempiere ai loro doveri con la diligenza del mandatario (articolo 1710 c.c.).

Denunzia al tribunale
L’articolo 2409 c.c. prevede che i soci possono denunziare le gravi irregolarità nella gestione SOLO degli amministratori.
Il provvedimento con il quale il tribunale ordina l’ispezione dell’amministrazione della società è reclamabile.
Il tribunale può sospendere per un periodo determinato il procedimento d’ispezione quando l’assemblea sostituisce gli amministratori e i sindaci con soggetti di adeguata professionalità, che si attivano senza indugio per accertare se le violazioni sussistono e, in caso positivo, per eliminarle, riferendo al tribunale sugli accertamenti e le attività compiute.
I soggetti che possono richiedere di adottare i provvedimenti previsti da questo articolo sono:
- il collegio sindacale;
- il consiglio di sorveglianza;
- il comitato per il controllo della gestione;
- il pubblico ministero (solo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio).
Prima della riforma solo il pubblico ministero poteva richiedere di adottare i provvedimenti previsti da questo articolo.

2) SECONDA PARTE: Disposizioni del controllo contabile (artt. 2409-bis c.c. e ss.)

Il controllo contabile

Il controllo contabile sulle società viene esercitato:

1) o da un revisore contabile;
2) o da una società di revisione iscritta nel registro istituito presso il ministero della Giustizia (obbligatorio per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio).

Lo statuto della società che non fa ricorso al mercato del capitale di rischio e che non è tenuta alla redazione del bilancio consolidato può prevedere che il controllo contabile sia esercitato dal collegio sindacale.
In questo caso il collegio sindacale sarà costituito da revisori contabili iscritti nel registro istituito presso il ministero della Giustizia.

Le funzioni di controllo contabile

Le funzioni del revisore (o della società) sono:

a) verificare la regolare tenuta della contabilità sociale e la corretta rilevazione delle scritture contabili con periodicità almeno trimestrale;
b) verificare la corrispondenza tra bilancio di esercizio e scritture contabili;
c) esprimere un giudizio sul bilancio di esercizio con apposita relazione, depositata presso la sede sociale a norma dell'articolo 2429 c.c..

Conferimento e revoca dell'incarico

L'incarico di controllo contabile è conferito dall'assemblea, sentito il collegio sindacale, al revisore o alla società di revisione, salvo alla costituzione della società dove l'atto costitutivo deve indicare la nomina dei primi sindaci e, quando previsto, del soggetto al quale è demandato il controllo contabile (articolo 2328 comma 11 c.c.).
La durata dell'incarico è di tre esercizi e scade alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio dell'incarico.
L'incaricato può essere revocato SOLO per giusta causa, sentito il parere del collegio sindacale.
Il collegio sindacale e il revisore o la società di revisione hanno l'obbligo di scambiarsi tempestivamente le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti.

3) TERZA PARTE: Disposizioni sul sistema monistico e sul sistema dualistico (artt. 2409-octies c.c. e ss.)

Se lo statuto non dispone diversamente, l'amministrazione e il controllo delle S.p.A. è basato su un consiglio di amministrazione controllato da un collegio sindacale e da un revisore esterno.
Se lo statuto lo prevede, l'amministrazione ed il controllo della società sono esercitati da un consiglio di gestione e da un consiglio di sorveglianza, oppure dal consiglio di amministrazione e da un comitato costituito al suo interno. L'atto costitutivo delle S.R.L. può prevedere, determinandone le competenze e i poteri, la nomina di un collegio sindacale o di un revisore.

La nomina è obbligatoria se:
1) il capitale sociale non è inferiore a quello minimo stabilito per le S.p.A.;
2) per due esercizi consecutivi siano stati superati due dei limiti indicati dal primo comma dell'articolo 2435-bis c.c. (1. Totale dell'attivo dello stato patrimoniale superiore a 3.125.000 euro; 2. Ricavi delle vendite e delle prestazioni superiori a 6.250.000 euro; 3. Dipendenti occupati in media durante l'esercizio superiori alle 50 unità).
In questi due casi vengono applicate le disposizioni in tema di S.p.A..

Il sistema dualistico

La gestione dell'impresa spetta esclusivamente al consiglio di gestione. Il consiglio di gestione compie le operazioni necessarie per l'attuazione dell'oggetto sociale. È costituito da un numero di componenti, anche non soci, non inferiore a due.
Il consiglio di sorveglianza nomina e revoca i componenti del consiglio di gestione e ne determina il compenso, approva il bilancio d'esercizio, vigila sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo e contabile (articolo 2403 c.c.), promuove l'esercizio dell'azione di responsabilità nei confronti dei componenti del consiglio di gestione.
Il consiglio di sorveglianza adempie ai suoi doveri con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico. È responsabile solidalmente con i componenti del consiglio di gestione per i fatti o le omissioni di questi quando il danno non si sarebbe prodotto se avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.
Almeno un componente effettivo del consiglio di sorveglianza deve essere scelto tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili istituito presso il ministero della Giustizia.
Il numero dei componenti il consiglio di sorveglianza non deve essere inferiore a tre.

Il sistema monistico

La gestione dell'impresa spetta esclusivamente al consiglio di amministrazione. Il comitato per il controllo sulla gestione vigila sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società, svolge i compiti affidatigli dal consiglio di amministrazione con particolare riguardo ai rapporti con i soggetti incaricati del controllo contabile.
La determinazione del numero e la nomina dei componenti spetta al consiglio di amministrazione. Nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio il numero dei componenti del comitato non può essere inferiore a tre. Il comitato è composto da amministratori in possesso dei requisiti di onorabilità, professionalità e di indipendenza. Almeno uno dei componenti del comitato deve essere scelto fra gli iscritti nel registro dei revisori contabili.